IT- und SAP Fachjargon - Welche Fachbegriffe Sie kennen müssen

Ein anderes Wort für Software bzw. ein Softwaremodul, wobei hier meist betriebliche Software gemeint ist.

siehe -> Anwendung.

API ist die Abkürzung von "application programming interface". Darunter versteht man eine definierte Kommunikationssprache, mit welcher eine Software auf die Funktionen und Daten einer anderen Software zugreifen kann. Beispielsweise könnte ein Zeiterfassungssystem die erfassten Arbeitszeiten automatisch über ein API an ein SAP-System übertragen, damit sie dort für Projektberichte ausgewertet werden können.

Der Begriff Backend bezeichnet alle Komponenten einer Softwarelösung, die im Hintergrund die Funktionsfähigkeit sicherstellen und welche für den Benutzer nicht sichtbar sind. Zum Backend gehören zum Beispiel alle Softwarekomponenten und Datenbanksysteme, welche für die Datenverarbeitung, Auswertung und Datenspeicherung verantwortlich sind. Das Gegenstück zum Backend ist das sogenannte Frontend, also jene Softwarekomponenten, mit denen der Benutzer am Bildschirm interagiert.

Auto-Analogie: Bei einem Auto würde man alles unter der Motorhaube als Backend bezeichnen. Das Frontend wäre der ganze Innenbereich mit dem Armaturenbrett, den Bedienelementen und Anzeigen.

Hierunter versteht man den sichtbaren Teil einer Software, mit dem wir als Benutzer zu tun haben und welcher unsere Eingaben und Befehle entgegennimmt.

• Arbeiten Sie zum Beispiel mit Microsoft Word, so ist das Word-Fenster mit seinen Symbolen und der Menüleiste sowie dem Dokument Ihre Benutzeroberfläche.
• Machen Sie eine Online-Überweisung über Ihre Bank, dann ist die Banken-Website Ihre Benutzeroberfläche.

Im SAP-Umfeld nutzt man einerseits das Programm SAP GUI als Benutzeroberfläche. Andererseits können viele SAP-Anwendungen auch über das Web oder den Netweaver Business Client als Benutzeroberfläche bedient werden.

Ein Blueprint ist ein Dokument, welches die technische Umsetzung der Anforderungen mit einer Software beschreibt. Es wird meist von Ihrem IT-Berater geschrieben und ist die Grundlage zur Implementierung der Software.

BPO oder "business process outsourcing" beschreibt die Auslagerung von Geschäftsprozessen an externe Dienstleister. Ein Unternehmen könnte sich etwa entscheiden, seine Lohnbuchhaltung oder die Reparaturabwicklung nicht mehr intern durchzuführen, sondern die Arbeit an einen externen Dienstleister zu übertragen. Durch die Auslagerung von Prozessen können Unternehmen ihre Fixkosten senken und Prozesse optimieren, weil spezialisierte Dienstleister häufig über modernere Technologie und tiefgehendes Prozesswissen verfügen und auch Personal beim Auftraggeber eingespart werden könnte.

In SAP-Systemen wird über sogenannte Organisationselemente die Struktur eines Unternehmens abgebildet. Der Buchungskreis ist dabei eines der wichtigsten Organisationselemente. Ein Buchungskreis wird für jede rechtlich abgeschlossene Unternehmenseinheit mit eigener Buchhaltung angelegt.

Unter einem Client versteht man in der IT ein Softwareprogramm, welches Daten und Dienste von einem Zentralrechner (Server) in Anspruch nimmt. Beispiele für Clients sind etwa die Wetter-App auf Ihrem Smartphone, aber auch Programme wie der SAP GUI als Benutzeroberfläche für SAP-Systeme.

Früher haben Unternehmen ihre Software stets auf eigenen Servern betrieben. Durch die Verbreitung des schnellen Internets kam dann mit dem sogenannten Cloud-Computing eine neue Form der Softwarebereitstellung auf. Hierbei betreiben Unternehmen keine individuellen Systeme mehr, sondern sie greifen stattdessen über das Internet auf ein großes gemeinsames System zu (die sogenannte Cloud, von engl. Wolke), welches gleichzeitig von anderen Unternehmen genutzt wird. Verantwortlich für den Betrieb von Cloud-Lösungen sind externe Dienstleister bzw. Softwareanbieter. Um die Daten und Prozesse aller Cloud-Nutzer sauber zu trennen, wird für jeden Kunden eine separate Cloud-Instanz (eine Art virtuelle Kopie der Software) angelegt. Dort können für jedes Unternehmen auch eigene Einstellungen vorgenommen werden.

Zu den wichtigsten Vorteilen von Cloud-Lösungen zählen niedrigere Betriebskosten, schnellere Einführungszyklen sowie automatische Patches und Funktionsupdates.

Hierunter versteht man die Anpassung eines SAP-Systems an die betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Anforderungen eines Unternehmens. Customizing-Anpassungen werden in der Regel nur von SAP-Beratern bzw. IT-Mitarbeitern durchgeführt und nicht vom Fachbereich.

ERP-Systeme (von engl. Enterprise Resource Planning) sind betriebswirtschaftliche Softwaresysteme zur Abwicklung von Geschäftsprozessen. Sie decken meist alle Kernprozesse eines Unternehmens ab – von der Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung und Produktion bis hin zum Versand und der Rechnungsstellung. Eines der bekanntesten ERP-Systeme ist das System vom deutschen Hersteller SAP. Die aktuelle Version ist unter dem Namen SAP S/4HANA auf dem Markt (siehe -> S/4HANA, SAP HANA).

Ein Fachkonzept beschreibt die fachlichen Anforderungen an ein IT-System. Dazu gehört insbesondere eine Beschreibung davon, wie das System aus Sicht des Anwenders in unterschiedlichen Fällen reagieren soll. Anhand des Fachkonzeptes wird ein IT-System an die Erfordernisse des Unternehmens angepasst. Das Fachkonzept dient meist als Grundlage für den Blueprint.

Zwischen den unterschiedlichen IT-Systemen eines Unternehmens werden oft regelmäßig Daten ausgetauscht. Geschieht die Datenübertragung mithilfe von Dateien, die von einem System erstellt und von einem anderen System gelesen werden, spricht man von "file based integration", also von dateibasierter Integration.

Fiori ist ein innovatives Designkonzept von SAP, welches die Bedienung von SAP-Systemen vereinfachen soll. Charakteristisch für SAP Fiori ist sein Kacheldesign, das sehr an eine Smartphone-Oberfläche erinnert. Dort kann der Anwender spezielle Fiori-Apps aufrufen, die bestimmte Geschäftsprozesse unterstützen oder aktuelle betriebswirtschaftliche Kennzahlen darstellen. Neben einer einfacheren Bedienung bietet Fiori auch die Möglichkeit zur Personalisierung. Die Nutzer können sich hierbei ihre wichtigsten Apps und für sie relevante Kennzahlen selbst zusammenstellen.

Unter einem Frontend versteht man jenen Teil einer Software, mit welchem der Benutzer interagiert. Bei den heute weit verbreiteten Cloud-Lösungen rechnet man häufig auch die gesamte Anwendungslogik zum Frontend. Das Gegenstück zum Frontend ist das sogenannte Backend. Hierzu zählen alle im Hintergrund arbeitenden Programme und Datenbanken.

siehe -> S/4HANA.

Hierunter versteht man eine Softwarelösung zur digitalen Abwicklung aller wichtigen Personalprozesse (HCM = Human Capital Management). Dazu gehören z. B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Recruiting, die Personalentwicklung sowie das Leistungs- und Zielmanagement. Die weltweit meist verbreiteten Lösungen dieser Art kommen vom deutschen Hersteller SAP mit SAP HCM sowie SAP SuccessFactors.

Letztere wird inzwischen auch als HXM (Human Experience Management) Suite bezeichnet, womit SAP einen neuen strategischen Fokus bei der Entwicklung ausdrücken möchte. 

Unter Hosting versteht man den physischen Betrieb von Servern und sonstiger IT-Infrastruktur. Lässt ein Unternehmen etwa sein SAP-System auf den Servern eines externen Dienstleisters betreiben, so nutzt es dessen Hosting-Service.

Unter einer Instanz versteht man eine aktive und für einen bestimmten Anwendungszweck bereitgestellte Software bzw. Softwarekomponente. Für viele Unternehmens-Softwaresysteme werden zum Beispiel mehrere Instanzen bereitgestellt: So benötigt man in der Regel ein jeweils eigenes System zur Entwicklung, zum Test sowie für den produktiven Betrieb. Jedes dieser Systeme bildet eine eigene Instanz.

siehe  -> Schnittstelle.

In einem Lastenheft werden im Rahmen von Projekten die Anforderungen des Auftraggebers verbindlich dokumentiert. Erstellt wird das Lastenheft in der Regel vom Fachbereich. Oftmals wird die IT jedoch in den Erstellungsprozess eingebunden. Auf Basis des Lastenheftes wird im Anschluss das Fachkonzept erstellt und später der Blueprint, also die Beschreibung der technischen Umsetzung.

Ein Mandant im SAP-Umfeld ist die höchste Hierarchieebene, auf welcher man unterschiedliche Rechtseinheiten in einem SAP-System zusammenfassen kann. Die Bündelung mehrerer Rechtseinheiten im selben Mandanten hat den Vorteil, dass alle zum Mandanten gehörenden Unternehmen auf dieselben Stammdaten zugreifen können. Typischerweise werden alle Tochtergesellschaften eines Konzerns im selben Mandanten angelegt.

Wenn Ihr SAP-Berater davon spricht, es müsse ein Mapping gemacht werden, dann meint er damit die Zuordnung von Daten aus unterschiedlichen Bereichen oder Systemen. Führen Sie beispielsweise ein neues HR-System ein, müssen die Datenfelder des Altsystems den richtigen Datenfeldern im Neusystem zugeordnet ("gemappt") werden.

Dieser Begriff wird häufig im Zusammenhang mit Cloud-Lösungen verwendet. Multi-tenant bedeutet hierbei, dass sich mehrere Unternehmen dieselbe Cloud-Infrastruktur teilen (engl. tenant = Mieter). Diese Betriebsform ist kostengünstiger als wenn jedes Unternehmen eine eigene Cloud-Infrastruktur nutzt. Die Daten eines Unternehmens sind natürlich nicht für andere Unternehmen einsehbar. Um dies zu gewährleisten, kommt meistens eine Instanziierung (siehe -> Instanz) zum Einsatz, also das mehrfache Starten der gleichen Software, so dass jeder Kunde "seine" Instanz hat.

IT-Mitarbeiter sind Minimalisten. Sie lassen gerne mal eine Silbe weg, wenn trotzdem jeder weiß, wovon sie sprechen. So hat sich der Begriff On-Prem bzw. On-Premise durchgesetzt, auch wenn es eigentlich On-Premises (wird engl. nur im Plural verwendet) heißen müsste. Worum geht es hierbei?

Im Zusammenhang von Software-Installationen spricht man von sogenannten On-Premise-Installationen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen seine Software in eigener Verantwortung betreibt, also auf eigener oder gemieteter Hardware (engl. premises = hier: Räumlichkeiten eines Unternehmens). Das Gegenstück zu On-Premise-Installationen sind Cloud-Lösungen (siehe -> Cloud), bei denen die Software von einem externen Dienstleister betrieben wird, und sogenannte "Software as a Service" (siehe -> SaaS).

Das im HR-Umfeld mit großem Abstand relevanteste On-Premise-System ist SAP ERP HCM, das jedoch nur noch wenige Jahre von SAP unterstützt wird.

In SAP-Systemen wird über sogenannte Organisationselemente die Struktur eines Unternehmens abgebildet. Der Personalbereich ist dabei die für HR relevante Ebene. Ein Personalbereich wird in der Regel für jede organisatorische Einheit mit eigener Personalabrechnung und Personalverwaltung definiert.

Das Projekt-Kickoff-Meeting, oder kurz Kickoff, ist ein wichtiger Meilenstein in jedem Projekt. Es wird zu Beginn von Projekten durchgeführt. Im Kickoff-Meeting erläutert die Projektleitung dem Team die konkrete Vorgehensweise, den Zeitplan, wichtige Verantwortlichkeiten und Erwartungen sowie andere relevante Punkte. Ein Kickoff-Meeting soll bei den Beteiligten Klarheit schaffen und das Team für ein erfolgreiches Projekt motivieren.

Ein Protokoll im IT-Jargon ist eine Art Kommunikationssprache zur Beschreibung des Datenaustausches zwischen unterschiedlichen IT-Systemen und Software-Komponenten. Ein bekanntes Protokoll ist das HTTP-Protokoll, das zur Übertragung von Website-Inhalten über das Internet genutzt wird.

Mit dem Begriff Release meint man die Version einer Software.

S/4HANA ist ein modernes ERP-System (siehe -> ERP-System) zur Abwicklung von Geschäftsprozessen. Hinter S/4HANA steht der deutsche Softwarehersteller SAP SE. Herzstück von S/4HANA ist eine besonders leistungsfähige Datenbank, welche Auswertungen und Analysen in Echtzeit erlaubt.

Software as a Service, oder kurz SaaS, bezeichnet ein besonderes Lizenzierungs- und Vertriebsmodell für Software. Hierbei wird eine Software über das Internet bereitgestellt, und sie kann von Unternehmen flexibel und nach Bedarf (wie ein Service) genutzt werden. Die Abrechnung erfolgt in der Regel in Form eines Abo-Modells mit monatlicher Pauschale. Aus Kundensicht haben SaaS-Modelle den Vorteil, dass der Softwareanbieter für die korrekte Installation und die Sicherstellung der Betriebsbereitschaft verantwortlich ist, und nicht das Kundenunternehmen selbst.

SAP GUI ist ein kleines Softwareprogramm, mit dem Anwender auf ihre SAP-Systeme zugreifen können. Es war lange Zeit die Haupt-Benutzeroberfläche für SAP ERP-Systeme. Die heute weit verbreiteten SAP Cloud-Lösungen werden jedoch nicht mehr über den SAP GUI, sondern über einen Web-Zugang oder den SAP Netweaver Business Client bedient.

Das Personalwirtschaftssystem SAP HCM war lange Zeit das Kernprodukt der SAP SE für den HR-Bereich. Mittlerweile ist jedoch SAP SuccessFactors die neue HR-Standardlösung, die als Cloud-Lösung im Gegensatz zu SAP HCM keine eigene Installation erfordert. Auch wenn SAP HCM nach wie vor alle Personalprozesse abdeckt, werden heute jedoch nur noch die Kernprozesse (Stammdaten, Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft) durch SAP unterstützt und weiterentwickelt. Erweiterte Funktionen wie das Talent Management wurden zugunsten von SAP SuccessFactors in SAP HCM aufgegeben.

SAP SuccessFactors ist eine cloudbasierte Softwarelösung für das Personalmanagement. Sie unterstützt alle Prozesse aus dem Personalumfeld – von der Rekrutierung neuer Mitarbeiter über die Mitarbeiterentwicklung bis hin zum Austritt.

SAP SuccessFactors umfasst folgende Module:

SAP SuccessFactors Recruiting: Im Recruiting-Modul erstellen Unternehmen auf einfache Art Anforderungsprofile, veröffentlichen Stellenausschreibungen und koordinieren den Bewerbungsprozess. Die Kandidatensuche wird hiermit wesentlich vereinfacht und die Einhaltung geltender Datenschutzgesetze wird vom System automatisch sichergestellt.

SAP SuccessFactors Onboarding: Mit diesem Modul werden neue Mitarbeiter effizient eingearbeitet und frühzeitig an das Unternehmen gebunden. Möglich macht dies z. B. eine digitale Kollaborationsplattform, über die sich neue Mitarbeiter mit ihren zukünftigen Kollegen vernetzen können. Für Vorgesetzte bietet das Modul einen nahtlosen Prozess zur transparenten Abarbeitung aller Eintritts- und Einarbeitungsformalitäten.

SAP SuccessFactors Learning: Mit dieser digitalen Lernlösung entwickeln Unternehmen maßgeschneiderte Weiterbildungsangebote für ihre Mitarbeiter. Diese können als Online-Kurse von jedem Ort und von jedem Endgerät abgerufen werden. Über Prüfungsfragen kann darüber hinaus der Lernfortschritt verfolgt werden.

SAP SuccessFactors Performance & Goals: Mit diesem Modul verfolgen und steuern Unternehmen Ziele und Leistung ihrer Belegschaft. Es können strategische Ziele definiert und darauf abgestimmte individuelle Mitarbeiterziele festgelegt und verfolgt werden. Vorgesetzte können zudem auf eine integrierte Zielbibliothek zurückgreifen und mithilfe der Beispiele schnell und bequem sinnvolle Mitarbeiterziele ableiten.

SAP SuccessFactors Succession & Development: Dieses Modul deckt die Bereiche Nachfolgeplanung und Mitarbeiterentwicklung ab. Unternehmen können hiermit leichter geeignete Kandidaten identifizieren, gezielt weiterentwickeln und damit Stellen rechtzeitig nachbesetzen.

SAP SuccessFactors Compensation: Hiermit behalten Unternehmen ihre Personalkosten im Blick und gewährleisten die leistungsgerechte Entlohnung ihrer Mitarbeiter. Möglich wird dies durch die integrierte Darstellung von individuellen Leistungsdaten der Mitarbeiter und definierten Gehaltsbestandteilen.

In der IT versteht man unter einer Schnittstelle die technischen Komponenten zum Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen. Mithilfe einer Schnittstelle können z. B. Daten aus der Zeiterfassung direkt in das ERP-System übertragen werden.

Ein Server ist ein leistungsfähiges Computersystem, welches in ein Netzwerk integriert ist und anderen Computern und Nutzern benötigte Anwendungen und Daten bereitstellt. Geschäftskritische Softwaresysteme wie SAP S/4HANA oder SAP HCM werden beispielsweise auf Servern betrieben.

Ein Service Level Agreement ist ein zwischen einem Auftraggeber und einem Dienstleister geschlossener Rahmenvertrag für wiederkehrende Dienstleistungen. Darin werden die vom Dienstleister zugesagten Leistungen ausführlich beschrieben. Oftmals werden auch konkrete Leistungsziele wie etwa Bearbeitungs- oder Reaktionszeiten im Störungsfall in einem Service Level Agreement dokumentiert. Ein SLA kann zum Beispiel für den IT-Support geschlossen werden.

Im Projektmanagement spricht man häufig von Stakeholdern. Damit sind jene Personen und Organisationseinheiten gemeint, die entweder direkt oder indirekt von einem Projekt betroffen sind und die daher in ein Projekt eingebunden werden müssen. Ein wichtiger Stakeholder bei IT-Projekten im Personalumfeld ist beispielsweise der Betriebsrat.

Talent Management ist ein Sammelbegriff für alle Prozesse rund um die Mitarbeiterentwicklung – von der Einstellung und Personalentwicklung bis hin zum Austritt aus dem Unternehmen.

Der Begriff  Template (engl. = "Vorlage", "Schablone") bezieht sich häufig auf Dokumentvorlagen. Im IT-Umfeld bezeichnen Templates aber auch andere Formen von Kopiervorlagen, z. B. Standardeinstellungen einer Software, die für ein Unternehmen übernommen werden können, um den Konfigurationsaufwand gering zu halten.

Jedes neue IT-System muss auf Herz und Nieren getestet werden, bevor es für den produktiven Betrieb freigegeben werden kann. Damit klar ist, was getestet werden muss, werden vor jeder Testphase sogenannte Testfälle definiert. Ein Testfall steht dabei für einen konkreten Prozess oder Vorgang wie z. B. "Neuen Mitarbeiter im System anlegen".

Ein Transport im SAP-Umfeld ist ein Datenpaket, mit dem Einstellungen und Programmcodes von einem System/einer Instanz in ein anderes SAP-System bzw. in eine andere Instanz übertragen werden können. Die Einstellungen können aus unterschiedlichen Bereichen oder Modulen stammen und werden in einem Transport gebündelt. Ein solches Transportmanagement wird hauptsächlich in klassischen SAP-Lösungen wie SAP HCM oder ERP genutzt. Cloud-Lösungen wie SAP SuccessFactors bieten andere Mechanismen zur Übertragung von Einstellungen.

Führen Sie in Ihrem Unternehmen SAP SuccessFactors ein, werden Sie diesen Begriff häufiger hören. Workbooks sind eine Vorlage zur Abfrage von unternehmensspezifischen Anforderungen. Mithilfe von Workbooks kann SAP SuccessFactors von Ihrem SAP-Berater auf einfache Weise an die Unternehmensgegebenheiten angepasst werden. Da für Cloud-Lösungen wie SAP SuccessFactors kein umfassender Blueprint mehr notwendig ist, kann mithilfe von Workbooks als stark abgespeckte Version eines Blueprints das System vollständig für ein Unternehmen angepasst werden.