Lachende Menschen in einem beruflichen Workshop

Zahlen, Daten & Transparenz statt Bauchgefühl

SAP Qualtrics: Mitarbeiterbefragung leicht gemacht

Das Potenzial von Mitarbeiterbefragungen ist groß! Richtig durchgeführt sind sie das Instrument, um auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter einzuwirken.

Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Diese Frage treibt immer mehr Unternehmen um, denn längst ist bekannt: Um Personal zu binden und damit wettbewerbsfähig zu bleiben, ist der „Wohlfühlfaktor“ innerhalb der Belegschaft von großer Bedeutung.

Der Studie „Recruiting Insights – Kandidaten im Fokus“ der Online-Jobbörse StepStone von 2017 zufolge bleiben Fach- und Führungskräfte ihrem Arbeitgeber vor allem dann treu, wenn die Beziehung zum Vorgesetzten und zu den Kollegen gut ist und sie Anerkennung und Lob für ihre Arbeit erhalten. Hinzu kommt, dass es Mitarbeiter schätzen, frühzeitig an relevanten Themen beteiligt zu werden bzw. sich aktiv einbringen zu können. Das gilt auch in schlechten Zeiten und erst recht, wenn einschneidende Veränderungen wie Einsparungen oder Umstrukturierungen anstehen. Die Möglichkeit, dem Arbeitgeber die Erfahrungen im Job zurückzumelden, steht also in direktem Zusammenhang mit der Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation und damit auch mit dem Unternehmenserfolg insgesamt.

Doch Mitarbeiterbefragungen wirken sich nicht nur positiv auf das Engagement der Belegschaft aus. Für Unternehmen stellen sie ein wichtiges Instrument dar, um die Stimmung transparent zu machen und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Dementsprechend sollten sie ein fester strategischer Bestandteil des Employer Brandings sein.

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Mitarbeiterbefragung: Systematisch und nach Konzept

Um die Stimmung im Unternehmen zu überprüfen, können Unternehmen unterschiedlich vorgehen. Informell – etwa über den Plausch in der Kaffeeküche. Oder formell, systematisch und nach den Regeln der empirischen Sozialforschung mithilfe eines standardisierten Fragenkatalogs.

Der informelle Ansatz liefert anekdotische Ergebnisse, die zwar anschaulich sind, sich aber nicht gut verallgemeinern lassen. Der formell-systematische Ansatz hat den Vorteil, dass Unternehmens- und Personalentscheidungen künftig auf verallgemeinerungsfähigen, damit vergleich- und außerdem nachvollziehbaren Ergebnissen beruhen. Zudem fördert eine professionelle Herangehensweise das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit.
Die Zuständigkeit für solche formell-systematischen Befragungen sollte bei einer Projektgruppe oder einem Ansprechpartner der HR-Abteilung liegen.


Grundsätzlich können die Befragungen wie folgt aufgebaut werden:

  • Planungs- und Vorbereitungsphase.
    Definition grundlegender Parameter wie:
    • Zielsetzung, z. B. Zufriedenheit erhöhen, Kommunikation verbessern oder Veränderungsbereitschaft erhöhen
    • Themenfelder, z. B. Arbeitsbedingungen, Gesundheitsförderung oder Weiterbildungsmaßnahmen
    • Zielgruppe
    • Zeit- und Kostenrahmen
    • Befragungsmethode
    • Begleitkommunikation

  •  Durchführungsphase
    • Erstellung eines Fragebogens
    • Information und Sensibilisierung der Teilnehmer
    • Datenerhebung, -erfassung und -auswertung
  • Umsetzungsphase
    • Hier werden die Ergebnisse präsentiert und diskutiert sowie konkrete Maßnahmen ab- bzw. eingeleitet. Die Projektgruppe sollte regelmäßig kontrollieren, ob die Maßnahmen erfolgreich umgesetzt werden.

Auf die Relevanz und die Regelmäßigkeit kommt es an

Um das Potenzial von Mitarbeiterbefragungen voll auszuschöpfen, kommt es auch auf die Relevanz der Fragen und eine regelmäßige Durchführung an. Fühlt sich der Mitarbeiter in seiner persönlichen Arbeitssituation nicht abgeholt oder findet die Befragung nur alle paar Jahre statt, entsteht rasch Frustration.

Ein aktuelles Beispiel: In der Pandemie haben die Themen Gesundheit, Sicherheit und Arbeitsfähigkeit besondere Priorität. Die Bedürfnisse der Mitarbeiter, die remote arbeiten und parallel ihre Kinder betreuen, gilt es jedoch von jenen zu unterscheiden, die zur Risikogruppe gehören und ins Büro kommen müssen. Eine Befragung sollte solche Faktoren inhaltlich unbedingt berücksichtigen.
Gleichzeitig gilt es zu verhindern, dass Mitarbeiter „befragungsmüde“ werden. Wie hoch die Teilnehmerquote ist und wie qualitativ die Daten sind, hängt auch vom Design des Fragebogens sowie der Anzahl und Länge der Fragen ab – und natürlich auch vom Spaßfaktor.

Beschreibung was unter X und was unter O Daten zu verstehen ist

Nicht nur Daten erheben, sondern auch auswerten und nutzen

Gerade in Zeiten von Homeoffice und Social Distancing bietet es sich an, digitale Tools zur Mitarbeiterbefragung zu implementieren. Dafür können Unternehmen sogenannte Self-Service-Tools einsetzen. Deren Vorteil ist, dass die HR-Abteilung die Befragung selbst durchführen kann. Personenbezogene Daten müssen nicht an Dritte weitergegeben werden; Inhalte können schnell angepasst und Ergebnisse eigenständig ausgewertet werden. Wichtig dabei ist, den Mitarbeitern zu vermitteln, dass die Angaben freiwillig sind und sicher und anonym behandelt werden, Stichwort Datenschutz. Und dass die HR-Abteilung die Expertise hat, mit kritischen Ergebnissen konstruktiv umzugehen. Das bedeutet konkret: Alle Daten müssen weiterverwertet, in Handlungsschritte übersetzt und kommuniziert werden. IT-Lösungen bieten Personalern dabei wertvolle Unterstützung.

SAP Qualtrics: Bessere Personalentscheidungen treffen

Ein Tool, das Unternehmen zur Mitarbeiterbefragung einsetzen können, ist SAP Qualtrics. Die Software bietet Nutzern die Möglichkeit, unterschiedlichste Datenquellen zu analysieren und diese hinsichtlich Zufriedenheit, Akzeptanz, Loyalität etc. auszuwerten, und zwar in Echtzeit. Neben klassischen Umfragen können auch Äußerungen in den sozialen Medien ausgewertet werden. Durch die Verknüpfung von qualitativen Employee-Experience-Daten und quantitativen Daten entsteht ein zuverlässiges Stimmungsbild im Unternehmen. Damit ermöglicht SAP Qualtrics, Personalentscheidungen und Verbesserungsmaßnahmen künftig nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern gezielt zahlen- und datenbasiert zu treffen.

SAP Analytics Cloud und SAP Qualtrics

ZAHLEN, DATEN UND TRANSPARENZ STATT BAUCHGEFÜHL

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Komplexe Befragungen erfordern professionelle Beratung

Unser Fazit: Mitarbeiter wünschen sich, dass der Arbeitgeber ein offenes Ohr für sie hat – nicht nur beim traditionellen Mitarbeitergespräch einmal im Jahr. Ob und wie eine Befragung durchgeführt wird und was anschließend mit den Ergebnissen geschieht, kann sogar Einfluss auf die Motivation, das Engagement, die Produktivität und die Treue eines Mitarbeiters haben.

Mitarbeiterbefragungen sollten daher als elementarer Bestandteil der Employee Experience angesehen und fest in die Unternehmensstrategie integriert werden. Mit innovativen Tools wie SAP Qualtrics können HR-Abteilungen umfassend und in Echtzeit ermitteln, wie zufrieden die Mitarbeiter sind und bessere Personalentscheidungen treffen.
Viele Unternehmen haben bereits erkannt, dass das Thema Befragungen wichtig, aber auch sehr komplex ist. Professionelle Beratung bleibt daher ein erfolgskritischer Faktor. Treiben Sie die Transformation Ihrer HR-Abteilung voran und sichern Sie sich strategische Wettbewerbsvorteile.

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