Alles was Sie über „Onboarding“ wissen müssen
Aufgaben, Vorteile, Ziele, Grenzen, Ablauf, Beteiligte und mehr. Alles rund um Onboarding.
Jedes Jahr das gleiche Bild - Neue Azubis irren durchs Gelände. Mit diesen 8 Tipps ermöglichen Sie Ihren Auszubildenden einen optimalen Start.
Konnten Sie Ihre Lehrstellen zuletzt mit aussichtsreichen Kandidatinnen und Kandidaten besetzen? Direkt von der Schule an den Arbeitsplatz – das wird in Deutschland immer seltener, denn inzwischen studieren rund 60 Prozent eines Altersjahrgangs. Nur noch rund 510.000 junge Leute haben in 2020 eine duale Berufsausbildung direkt beim Betrieb ihrer Wahl begonnen.
Die Zahl hört sich zwar recht hoch an, aber in vielen Branchen herrscht ein Mangel an Bewerbungen – vor allem gute Auszubildende sind schwer zu finden.
Umso mehr sollten Sie sich, wenn Sie Ihre Stellen besetzen konnten, in den folgenden Monaten um einen erfolgreichen Start ins Berufsleben der jungen Auszubildenden kümmern. Dazu gehört ein Onboarding, das zu den Erwartungen der meist 16- bis 19-Jährigen passt und den Weg in eine praxisnahe Ausbildung ebnet. Ausbilden ist immer kosten- und zeitintensiv. Es schadet also nicht nur dem Image wenn es misslingt - die Nachwuchskräfte dauerhaft zu binden.
Die aktuelle „Generation Z“ gilt als hochgradig technik- und online-affin, aufgeschlossen gegenüber Neuem, als kritisch und sehr umwelt- und gesundheitsbewusst. Aber egal, wie ausgeprägt diese Eigenschaften beim Einzelnen sind: Aus der Perspektive von jugendlichen Azubis wird wahrscheinlich jedes größere Industrieunternehmen zunächst einmal unübersichtlich, befremdlich und vielleicht sogar einschüchternd wirken. Oftmals hunderte neue Kolleginnen und Kollegen, unbekannte Abläufe und Verhaltensregeln, ungeschriebene Gesetze, komplexe Anlagen, Maschinen und Werkzeuge.
Ein funktionierendes Onboarding beinhaltet daher nicht nur die Planung für den ersten Tag, sondern beginnt schon mit dem ersten Kontakt der potenziellen Azubis mit dem Unternehmen – und es endet, wenn die Azubis erfolgreich eingearbeitet sind.
Onboarding Maßnahmen vor dem Start
Direkt nach dem Schulabschluss sind viele Jugendliche eher orientierungslos. Ein praktischer Bezug zur Arbeitswelt, zur Wirtschaft und zur Ausbildung fehlt. Der Druck, sich schnell entscheiden zu müssen, sorgt zudem dafür, dass die meisten erstmal eine Auszeit nehmen: unbeschwert reisen, Erfahrungen sammeln, sich orientieren. Oft ist das die erste „elternfreie“ Zeit. Und aus dieser Phase heraus landen die Azubis bei Ihnen.
- Tipp 1: Diesen individuellen Erfahrungshorizont sollten Sie als Personalverantwortlicher oder Ausbildungsleiterin kennen lernen (ehrlich interessiert nachfragen!) und berücksichtigen. Planen Sie genügend Betreuungszeit für die ersten Tage ein, sorgen Sie für eine entspannte Eingewöhnungsphase – und einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz, damit die Motivation des Neuanfangs nicht ausgebremst wird.
Und wenn keiner kommt?
Manchmal endet der Ausbildungsvertrag bereits am ersten Tag. Es kommt einfach niemand – ohne Absage. Das frustriert, sollte aber nicht demotivieren.
- Tipp 2: Künftig sprechen Sie das Thema „Ghosting“ bereits im Recruiting-Prozess mit Ihren Bewerberinnen und Bewerbern offen an. Für mehr Bindung vorab können ungezwungene Kennenlerntermine mit den Kolleginnen und Kollegen, Besuche im Unternehmen und Praktika sorgen. Halten Sie danach enge Rücksprache mit den intern Beteiligten und den Azubis, um das erfolgreiche Onboarding weiter voranzutreiben.
Die ersten Tage
Wenn alles klappt, klingelt es diesmal an der Pforte. Willkommen! Für viele junge Leute ist der erste Tag in einer fremden Umgebung mit unbekannten Menschen allerdings oft mit Stress verbunden. Am Vortag schlecht geschlafen, schwitzige Hände und um Fragen und schlaue Antworten verlegen – das ist ganz normal. Dem gegenüber stehen erwartungsvolle Menschen, die neugierig sind auf den Neuen oder die Neue. Während die Ausbildungsleitung professionell und locker bleibt, reagieren die anderen Mitarbeitenden vielleicht mit vorlauten Fragen oder auch mit Ignoranz.
- Tipp 3: Sorgen Sie dafür, dass es am ersten Tag feste und erfahrene BegleiterInnen gibt, die sich um den Azubi kümmern. Sie führen durch den Tag, erklären alles und bahnen wichtige Kontakte zu den Abteilungen und KollegInnen an. Generell lohnt es sich, über ein Patensystem nachzudenken, in dem jeweils eine erfahrene Mitarbeiterin oder ein erfahrener Mitarbeiter oder sogar ein Azubi oder eine Azubine aus einem höheren Lehrjahr dauerhaft zum ersten Anlaufpunkt wird.
Wie können meine Onboarding Maßnahmen am besten Orientierung an einem neuen Ort unterstützen?
Auch wenn Ihr Auszubildender bzw. Ihre Auszubildende schon öfter im Unternehmen war, hat er oder sie sich nicht alles eingeprägt und angesehen.
- Tipp 4: Bieten Sie deshalb Orientierung und Hilfe an. Dazu gehört die Führung durch den Betrieb und alle relevanten Abteilungen. Nennen Sie alle AnsprechpartnerInnen für die wichtigsten Themen im Betriebsalltag. Vergessen Sie nicht, Selbstverständliches und Bekanntes zu zeigen, wie zum Beispiel die Toiletten, den Pausenraum, die Umkleideräume, Erste Hilfe und Notausgänge.
K.O. im Stuhlkreis
Kennenlernrunden sind unvermeidlich, aber auch gruselig für Neulinge. Vor einer Gruppe zu sprechen, ist vor allem für schüchterne Menschen unangenehm und eine ernsthafte Herausforderung.
- Tipp 5: Gehen Sie den ersten Schritt, statten Sie die KollegInnen mit Namensschildern aus und beginnen Sie die Vorstellrunde aus Sicht der „alten Hasen“. Lassen Sie den Azubis Zeit, sich Notizen zu machen, Fragen zu stellen und mutiger zu werden.
Neben allen selbst gesammelten Infobausteinen erwarten Ihre Azubis die „offiziellen Informationen“ auf einen Blick. Dazu gehören die Inhalte der Berufsausbildung und die unternehmensinternen Regelungen.
- Tipp 6: Holen Sie sich die Dokumente zur Ausbildung bei der zuständigen IHK und HWK. Die unternehmensinternen Punkte, also wichtige Belehrungen, Checklisten, Anleitungen (zum Beispiel für die Zeiterfassung), Abläufe und Vereinbarungen, sollten Sie vorab sauber in einer Mappe vorbereiten – für alle Azubis. Dazu gehört bereits am Anfang der Ausbildung auch die Belehrung rund um den Arbeitsschutz und Datenschutz. Sprechen Ihre Azubis eine fremde Muttersprache, sollten Sie wichtige Dokumente vorab übersetzen lassen: Ausbildungsvertrag, Dienstpläne, Dienstanweisungen und wichtige Hinweise im Aushang. Eine zusätzliche, jederzeit digital verfügbare Dokumentation schadet nicht.
Bis zum Ende der Probezeit
Leitprinzipien wie ein vertrauensvolles Menschenbild, Teamwork, gemeinsame Visionen und eine konstruktive Feedbackkultur sind die Basis für eine effiziente Zusammenarbeit – und für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Welchen Stellenwert welches Prinzip hat, wissen nur Sie. Ihre Azubis müssen das erst von Ihnen lernen – oder noch besser: persönlich erleben können.
- Tipp 7: Wer authentisch ausbilden und führen möchte, sollte mit gutem Beispiel vorangehen. Dazu gehört auch immer, ehrliches Feedback zu geben und natürlich zuzulassen. Während der Probezeit sollte etwa alle vier Wochen eine Beurteilung und ein Gespräch erfolgen. Im Einzelgespräch können Sie dem/der Auszubildenden dabei Orientierung geben und Anerkennung aussprechen. Genauso wichtig sind aber auch korrigierende Hilfen und rechtzeitige Ermahnung, damit Ihr*e Auszubildende*r eine Chance hat, sich zu verbessern – vor Ablauf der Probezeit.
Spannend wird es nochmal, wenn die Phase der Einarbeitung langsam zu Ende geht. Wie stehen die Azubis und das Team inzwischen zueinander? Wer sagt inzwischen offen die eigene Meinung, wer testet Grenzen aus? Wachsen bereits Revierkämpfe oder Konkurrenzdenken?
- Tipp 8: Kümmern Sie sich als Personalverantwortliche oder als Ausbildungsleiter um die Positionierung der Beteiligten: Konflikte können Sie bis zum bestimmten Grad zulassen. Zeigen Sie Wertschätzung für Unterschiede. Setzen Sie aber Grenzen, wenn das Betriebsklima in Gefahr ist und machen ggf. konkrete Zielvorgaben.
Fazit
Viele Unternehmen gehen das Thema Onboarding recht stiefmütterlich an - machen Sie nicht den gleichen Fehler! Der erste gewonnene Eindruck des neuen Mitarbeitenden von Ihnen ist so wichtig! Denn es ist der erste und wichtigste Schritt zur Mitarbeiterbindung, den Sie machen können.
