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Onboarding

Alles was Sie über „Onboarding“ wissen müssen

Aufgaben, Vorteile, Ziele, Grenzen, Ablauf, Beteiligte und mehr. Alles rund um Onboarding.

Was meint der Begriff Onboarding?

Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen „taking on board“, zu Deutsch „An-Bord-Nehmen“. Es handelt sich hierbei um einen Prozess im Personalmanagement, welcher sich dem Recruiting-Prozess auf Grundlage eines positiven Einstellungsgespräches anschließt. Ein neuer Mitarbeiter wird mithilfe eines systematischen Einarbeitungsprogramms zielgerichtet ins Unternehmen integriert.

Was sind die Aufgaben des Onboardings?

Neue Mitarbeiter sollen während dieses Programms

  • ihre zukünftigen Aufgaben im Unternehmen schnell erlernen,
  • die Unternehmensstruktur ebenso wie die wichtigsten Prozesse kennenlernen
  • erste Kontakte zu Kollegen und Informationskanälen aufbauen und
  • die Unternehmenskultur kennenlernen

Onboarding beginnt somit schon vor dem ersten Arbeitstag und trägt zur Bindung der zukünftigen Mitarbeiter bei.

Was sind Vorteile und Ziele von Onboarding?

Als Ergebnis dieser Eingliederungsmaßnahmen erhält man eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und damit deren Engagement und Produktivität.

Ziel des Onboardings ist es, die Anzahl der Kündigungen während der Probezeit, bzw. allgemein bevor die neuen Mitarbeiter tatsächlich produktiv mitarbeiten können, zu verringern. Das sorgt für erhebliche Kosteneinsparungen, wenn man den Kostenaufwand eines solchen "Bad-Hires" bzw. einer Fehleinstellung betrachtet. Schließlich wurden nicht nur die üblichen Recruiting-Kosten aufgewendet, in der, letztlich verschwendeten, Einarbeitungsphase wurden weitere Ressourcen gebunden und die Produktivität belastet.

Ein positiver Nebeneffekt eines strukturierten Onboardingprogramms ist es, dass die Abwanderungen vor dem ersten Arbeitstag meistens geringer sind, da bereits früh enger Kontakt, Loyalität und Engagement aufgebaut werden. Offene Fragen, Benefits und Vorgehen werden ebenso im Voraus geklärt, wodurch falschen Erwartungen vorgebeugt wird.

Was sind Inhalte und Grenzen von Onboarding?

Nachdem ein rechtsgültiger Arbeitsvertrag geschlossen wurde, ist das Ziel, den zukünftigen Kollegen schnellstmöglich in das Unternehmen zu integrieren. Diskrepanzen bezüglich der Erwartungshaltung des neuen Mitarbeiters und des Unternehmens gilt es hier aufzudecken und zu lösen. Durch ein gut organisiertes Onboarding wird eine schnellere und stärkere Bindung zwischen neuem Mitarbeiter und Arbeitgeber geschaffen, was eine geringere Fluktuationsrate als positive Konsequenz mit sich bringt.

Inhalte

Bestandteile des Onboarding-Prozesses können z. B. sein:

  • Einarbeitungspläne
  • Schulungen
  • Zielvereinbarungen
  • Meetings
  • Unternehmensinformationen
  • Checklisten
  • Ansprechpartner
  • Bereitstellung eines Paten (Buddy)

Bei Nutzung eines IT-Systems kann der HR-Bereich entlastet werden, wenn die Personaldaten des neuen Mitarbeiters von diesem selbst eingegeben werden können (Ablösung der manuellen Personalfragebögen). Auch kann damit die Beschaffung des Mitarbeiter-Equipments per Workflow angestoßen werden, so dass dieses pünktlich zum ersten Arbeitstag bereitliegt.

Grenzen

Onboarding alleine kann das Abwandern von neu eingestellten Mitarbeitern nicht verhindern. Hier spielen das Unternehmensimage, kulturelle Aspekte sowie persönliche Gründe ebenso eine Rolle. Es kann aber nachweislich die Fluktuationsrate senken, Fachkräfte bei gezieltem Einsatz schnell an Unternehmen binden und bereits in den ersten Wochen für Zufriedenheit am neuen Arbeitsplatz sorgen.

Wie sieht der Onboarding Prozess aus?

Onboarding beginnt dort, wo der Rekrutierungsprozess endet. Ein neuer Mitarbeiter wurde identifiziert, der Arbeitsvertrag unterschrieben und danach startet das Onboarding.

Es können vorab Informationen von Unternehmensseite bereitgestellt werden (bspw. Unternehmensinformationen, Lagepläne, Kontakte, Freizeitangebote, Unternehmens Benefits, Grobgliederung des Einarbeitungsplan sowie Termine).

Ebenso werden Informationen vom neuen Mitarbeiter erfragt z.B. mit Hilfe eines webbasierten Onboarding Programms, mit welchem der ehemalige Bewerber seine Personaldaten online zur Verfügung stellt und diese im besten Falle sofort in das HR-Informationssystem übertragen werden. So entfällt die doppelte Arbeit auf Seiten des Bewerbers (Ausfüllen eines Personalbogens) und der Personalabteilung (Auswerten des Personalfragebogens und Aufnahme aller Daten in die Personalakte).

Am ersten Arbeitstag weiß der neue Mitarbeiter dank der vorab zur Verfügung gestellten Informationen, was ihn die ersten Tage/ Wochen erwartet. Es werden Kollegen vorgestellt, ein Detail- Einarbeitungsplan bereitstellt und besprochen, Equipment überreicht und der neue Arbeitsplatz übergeben.

In den nachfolgenden Tagen hilft ein Buddy sich in die Arbeitsabläufe einzufinden, unterstützende Schulungsmaßnahmen werden mit der Führungskraft besprochen und gebucht. Das Ziel ist, dass das Knowhow des neuen Mitarbeiters schnellst möglich in das Unternehmen einfließt und eigenverantwortliches Arbeiten, Rollenklarheit und soziale Akzeptanz möglich sind.

Oftmals wird der Onboarding-Prozess durch eine entsprechende Onboarding-Software -wie z. B. SAP SuccessFactors Onboarding- unterstützt, welche die Planung, die administrativen Tätigkeiten sowie die Kontaktaufnahme etc. erleichtert.

Spezielle Tipps zum Onboarding von Auszubildenden haben wir Ihnen hier zusammengetragen.

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Welche Personen sind in den Prozess mit welchen Aufgaben involviert?

Personalabteilung

Die Onboarding-Arbeit der Personalabteilung beginnt mit Abschluss des Recruiting-Prozesses. Ihre Aufgaben sind unter anderem die Aufnahme von Personaldaten, der Austausch mit der Führungskraft des neuen Mitarbeiters sowie die gemeinsame Planung der Einarbeitungsphase und die Erstellung von Einarbeitungs- und Schulungsplänen.

Vorgesetzter

Es ist unternehmensabhängig, ob die Führungskraft sich um den Erstkontakt, die Bereitstellung von ersten Informationen in Form von Links oder Dokumenten, das Vorstellen erster Ansprechpartner, die Zuweisung eines Betreuers sowie die Organisation von Equipment und ersten Besprechungen kümmert. Manche Unternehmen haben für diese Aufgabe Personalverantwortliche in ihrer HR-Abteilung, andere übergeben die Verantwortung in die Hände der Führungskraft, da diese oftmals am besten abschätzen kann, was der neue Mitarbeiter in den ersten Tagen benötigt.

Neuer Mitarbeiter

Aufgabe des neuen Mitarbeiters ist es, seine Personaldaten (Sozialversicherungsnummer, Krankenversicherung, Steuerklasse, Bankdaten usw.) bereitzustellen. Anhand der ihm zur Verfügung stehenden Informationen soll der neue Mitarbeiter sich auf seinen Eintritt in das neue Unternehmen vorbereiten. Bei Fragen kann er Kontakt zu seinem Paten oder anderen Ansprechpartnern aufnehmen, um Fehlinterpretationen und Erwartungen zu klären.

Ansprechpartner/Pate/Buddy

Der Pate ist eine Person, welche mit allen notwendigen betrieblichen Abläufen vertraut und oftmals derselben Organisationseinheit zugeordnet ist, in welche der neue Mitarbeiter eintritt. Er steht als Ansprechpartner für alle fachlichen sowie technischen Fragen bereit und soll darüber hinaus die soziale Eingliederung mit implizitem Wissen (über unternehmensspezifische Etikette, Gewohnheiten, Teammitglieder etc.) erleichtern.

Wie lange dauert der Onboarding Prozess an?

Die Dauer des Onboarding Prozesses ist im deutschlandweiten Vergleich variabel. Laut einer Studie der Top Employer Germany von 2017 dauert ein Standard-Onboarding-Prozess das komplette erste Beschäftigungsjahr.

Vor dem Ersten Arbeitstag

Hier liegt der Fokus darauf, dem neuen Mitarbeiter Informationen zur Verfügung zu stellen, Administratives zu erledigen, nötige Utensilien zu bestellen, Zugänge zu beantragen und Erwartungen abzugrenzen.

Erste Arbeitswoche

In der ersten Arbeitswoche geht es darum die Führungskraft in ihre Pflicht zu rufen und den neuen Mitarbeiter über die Abläufe der Einarbeitungszeit der nächsten Wochen und Monate zu unterrichten. Hierzu zählt auch eine klare Abgrenzung über die Arbeitsplatz- und Leistungserwartungen. Neben diesen fachlichen Punkten der Eingliederung sollte ebenso das Kennenlernen von Kollegen und dem Unternehmen nicht vernachlässigt werden.

Ersten 100 Arbeitstage

In den ersten drei Monaten werden notwendige Schulungen belegt (z.B. Pflicht- und/oder Compliance Schulungen, Fortbildungsmaßnahmen). Es findet ein erster Rückblick und Leistungsabgleich statt ebenso wie eine beidseitige Evaluation, um ein fortlaufend zufriedenstellendes Arbeitsklima für Mitarbeiter und Unternehmen aufrecht zu erhalten.

Erstes Jahr

Nach dem ersten Jahr erfolgt ein weiterer Leistungsrückblick und es wird idealerweise über die Karrieremöglichkeiten des Mitarbeiters gesprochen, welche anschließend in einem Entwicklungsplan aufgenommen und vorangetrieben werden sollten.

Vor dem ersten Arbeitstag

Hier liegt der Fokus darauf, dem neuen Mitarbeiter Informationen zur Verfügung zu stellen, Administratives zu erledigen, nötige Utensilien zu bestellen, Zugänge zu beantragen und Erwartungen abzugrenzen.

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