Was Sie über Outsourcing wissen müssen

Definition, Vorteile und Herausforderungen, typische Outsourcing-Modelle sowie Tipps zur Anbieterwahl

Was ist Outsourcing?

Unter Outsourcing versteht man die Auslagerung von Geschäftsprozessen an einen externen Dienstleister. Hierbei wird entweder ein kompletter Prozess oder auch nur ein Teilprozess ausgelagert. So könnte ein Industrieunternehmen etwa seine gesamte Fertigung an einen Fertigungsdienstleister übertragen. Es könnte jedoch auch nur einen Prozessschritt wie die Lackierung durch einen Dienstleister durchführen lassen.

Unterschied Outsourcing und Offshoring

Die Begriffe Outsourcing und Offshoring werden oft im gleichen Zusammenhang verwendet, obwohl sie prinzipiell zwei verschiedene Sachverhalte beschreiben.

Charakteristisch für Outsourcing ist die Auslagerung von Prozessen an externe und nicht zur Firmengruppe gehörenden Unternehmen.

Offshoring hingegen bezeichnet allgemein die Verlagerung von Aufgaben und Arbeitsplätzen in Länder mit niedrigerem Lohnniveau, wie etwa nach China oder Indien. Die Mitarbeiter des Offshore-Standorts gehören jedoch meist zum eigenen Unternehmen.

Dass die Begriffe Outsourcing und Offshoring in der Praxis häufig synonym verwendet werden, liegt an der Tatsache, dass viele Großunternehmen ihre Supportprozesse wie z.B. den Callcenter-Betrieb oder IT Support an Outsourcingfirmen in Niedriglohnländern auslagert haben.

Warum betreiben Unternehmen Outsourcing?

Die Auslagerung von Prozessen ist für Unternehmen aus mehreren Gründen attraktiv. Im Vordergrund steht dabei die Kostenreduzierung. Durch Outsourcing können Unternehmen Personalkosten einsparen und insgesamt ihre Fixkosten senken. Darüber können sich Unternehmen dank Outsourcing besser auf ihre Stärken konzentrieren und weniger geschäftskritische Prozesse an Fremdfirmen vergeben. Manchmal kann auch fehlendes internes Knowhow ausschlaggebend bei der Beauftragung eines Outsourcings-Partners sein, wenn dieser über das gesuchte Spezialwissen verfügt.


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Was sind die Vorteile von Outsourcing?

Kosten
Werden Prozesse im eigenen Hause abgewickelt, erfordert dies eine Vielzahl von Ressourcen in Form von Personal, Räumlichkeiten, Anlagen und Ausstattung. Hinzu kommt der Koordinations- und Steuerungsaufwand für diese Ressourcen, welcher nur mit zusätzlichem Personal bewältigt werden kann. In der Konsequenz entstehen für Unternehmen bei interner Aufgabendurchführung hohe Fixkosten, gerade wenn die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) betrachtet werden.

Durch die Prozessauslagerung können Unternehmen ihre Fixkosten senken, da sowohl die für den Prozess notwendige Infrastruktur als auch das Personal vom Outsourcing-Unternehmen bereitgestellt werden. Ihren Kostenvorteil nehmen Outsourcingfirmen zum einen über Skaleneffekte, da sie mit derselben Infrastruktur gleichzeitig viele andere Kunden bedienen. Zum anderen entbinden sie ihre Kunden von der Pflicht, eigene Reservekapazitäten in Form von zusätzlichem Personal bereitstellen zu müssen, um Personalausfälle abzufedern. Dadurch kann das Kundenunternehmen weitere Kosten sparen.

Die Abrechnung von ausgelagerten Leistungen erfolgt dabei meist auf variabler Basis, zum Beispiel in Form einer monatlichen Service-Pauschale.

Flexibilität
Durch Outsourcing bewahren sich Unternehmen ein höheres Maß an Flexibilität als wenn sie alle Prozesse mit eigenen Mitarbeitern besetzen. Erweist sich zum Beispiel ein Geschäftsbereich als nicht profitabel oder geht die Nachfrage aufgrund von Konjunkturschwankungen zurück, können Unternehmen die Zusammenarbeit mit dem Outsourcing-Partner einfach herunterfahren oder auch beenden.


! Flexibilität in zeiten der Krise 

Durch nicht kalkulierbaren Ereignisse wie die Corona-Pandemie können die fachlich verantwortlichen Mitarbeiter innerhalb der Personalabteilung kurzfristig ausfallen. In diesem Fall kann die Durchführung der Entgeltabrechnung und in der Folge die Auszahlung der Gehälter gefährdet sein. Insbesondere mittelständische Unternehmen mit einer kleineren Personalabteilung können in diese Situation geraten.


Die KWP Professional Services GmbH bietet im Rahmen „Ausfallsicherung Entgeltabrechnung“ für den Vertretungsfall die technische Durchführung der Personalabrechnung an. Hiermit kann der Arbeitgeber die Auszahlung der Gehälter auch in kritischen Situation gewährleisten. Weitere Infos>>


Zugang zu Expertenwissen
Outsourcing-Dienstleister sind Experten auf ihrem Gebiet. Sie wissen, wie man Prozesse möglichst effizient und kostengünstig durchführt. Unternehmen können von diesem Wissensvorsprung profitieren, indem sie ihre Prozesse an einen Outsourcing-Partner auslagern.

Was sind die Nachteile von Outsourcing?

Die Ausgliederung eigener Prozesse an einen fremden Dienstleister bringt neben zahlreichen Vorteilen auch Risiken mit sich.

Umstellung schwierig und zeitintensiv
Outsourcing-Projekte sind sowohl technisch als auch organisatorisch komplex. Auftraggeber und Outsourcing-Partner müssen während der Prozessauslagerung eng zusammenarbeiten, damit die Umstellung am Ende reibungslos klappt. Das Kundenunternehmen muss seine Prozessabläufe dokumentieren und sein Wissen an die Mitarbeiter des Outsourcing-Partners weitergeben. Eine besondere technische Herausforderung ist die Einrichtung entsprechender Datenschnittstellen zwischen Kunden- und Outsourcingpartner-Systemen. Hinzu kommen rechtliche Fragen, die auf beiden Seiten geklärt werden müssen.

Abhängigkeit
Die Vorteile beim Outsourcing erkaufen sich Unternehmen durch eine gewisse Abhängigkeit von ihrem Outsourcing-Partner. Erfüllt dieser nicht die Erwartungen, kann sich dies negativ auf das Kerngeschäft des Unternehmens auswirken. Im ungünstigen Fall kann der Outsourcing-Partner auch seine Abhängigkeit ausnutzen und die Geschäftsbedingungen zum Nachteil des Kunden ändern oder seine Preise erhöhen. Zwar bietet ein Outsourcing-Vertrag eine gewisse Absicherung, doch kann dieser einen Dienstleister am Ende nicht davon abhalten, seine Strategie umzusetzen.

Welche Prozesse bieten sich zum Outsourcing an?

Zur Beantwortung dieser Frage sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen:

  • Welches sind die Kernkompetenzen und Stärken des Unternehmens? Diese sollten grundsätzlich im Unternehmen verbleiben.
  • Welche Prozesse gehören nicht zum Kerngeschäft? Diese bieten sich möglicherweise für eine Fremdvergabe an.

Kernkompetenzen sind besondere Fähigkeiten und Prozesse eines Unternehmens, die in hohem Maße seinen Markterfolg beeinflussen. Meist wurden diese Fähigkeiten über Jahrzehnte entwickelt und das zugrundeliegende Know-How mit Patenten und sonstigen Schutzrechten abgesichert. Ein Beispiel sind spezielle Fertigungsmethoden oder chemische Produktionsverfahren. Ein Prozess-Outsourcing ist hierbei weder möglich noch erwünscht, weil das Wissen im Unternehmen gehalten werden soll.

Anders sieht es aus bei Prozessen, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Sie tragen meist nicht oder kaum zur Wertschöpfung bei und besitzen auch keine unternehmensspezifischen Eigenschaften. Ein Beispiel wäre das externe Rechnungswesen, das aufgrund von gesetzlichen Vorgaben standardisiert ist und daher in jedem Unternehmen mehr oder weniger gleich umgesetzt wird. Derartige Prozesse bieten sich für ein Outsourcing an, sofern dies durch einen Business Case und entsprechende Kostenvorteile gerechtfertigt ist.

Nachfolgend sind einige weitere Prozesse aufgeführt, die sich zum Outsourcing anbieten und welche in der Praxis gerne an externe Dienstleister vergeben werden:

  • Buchhaltung
  • Steuerwesen
  • Recht
  • Kundengewinnung
  • Lohnbuchhaltung
  • IT-Support
  • IT-Infrastrukturbetrieb/Hosting
  • Fracht- und Transportdienstleistungen
  • Warehouse-Management
  • Facility Management
  • Fuhrparkmanagement
  • Gebäudesicherheit
  • Call Center-Betrieb
  • Wartung und Reparatur

Welche Formen des Outsourcings gibt es?

Folgende Outsourcing-Formen kommen im Alltag besonders häufig vor:

IT-Outsourcing
Das am weitesten verbreitete Outsourcing-Modell ist das IT-Outsourcing. Unternehmen geben hierbei den Betrieb einzelner Server und Softwarelösungen oder sogar ihres gesamten Rechenzentrums in die Hände eines IT-Dienstleisters. Auch die heutzutage so populären Cloud-Lösungen sind vom Prinzip eine Form des Outsourcings, weil Anwenderunternehmen nur für die Nutzung von Applikationen zahlen und der physische Betrieb vom Dienstleister übernommen wird.

Business Process Outsourcing
Beim Business Process Outsourcing (BPO) lagern Unternehmen ganze Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister aus. Durch die Auslagerung können sich Unternehmen besser auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und zugleich Kosten senken. So könnte ein Versicherungsunternehmen die Prüfung neuer Anträge an ein Outsourcing-Unternehmen in einem Niedriglohnland übertragen und damit seine Personalkosten senken.

HR Outsourcing
In Deutschland weit verbreitet ist auch das HR Outsourcing. Dabei übernimmt der Outsourcing-Partner personalrelevante Aufgaben wie z.B. das Bewerbermanagement und Recruiting, das Talentmanagement oder die Lohnabrechnung. Auch Personalverwaltungsaufgaben wie die Anmeldung bei der Renten- und Sozialversicherung sowie die Personalkostenplanung oder Zeiterfassung können an einen spezialisierten HR-Dienstleister übergeben werden.



Vertriebs-Outsourcing
Viele Unternehmen haben zwar ein gutes Produkt, verfügen jedoch nicht über Vertriebs- und Marketingkompetenz, um ihr Produkt an die richtigen Kunden zu bringen. In solchen Fällen können sie ihre Vertriebsfunktionen an Distributions- oder Vertriebspartner auslagern, welche dann Vertriebsaufgaben wie die Gewinnung und Qualifizierung von Leads oder die Bestandskundenentwicklung übernimmt.

Worauf sollte man bei der Wahl eines Outsourcing-Anbieters achten

Ein guter Outsourcing-Partner kann Unternehmen in ihrem Wachstum unterstützen. Andersherum kann ein unzuverlässiger Dienstleister aber auch das Geschäft negativ beeinflussen und im schlimmsten Fall sogar die wirtschaftliche Zukunft eines Unternehmens gefährden. Besonders wichtig ist daher die Wahl des richtigen Anbieters.

Im Folgenden finden Sie einige Anhaltspunkte zur Auswahl von Outsourcing-Anbietern.

Unternehmensgröße und Finanzkraft
Outsourcing-Firmen haben meist hohe Fixkosten, weil sie über teure Infrastruktur und einen großen Personalstamm verfügen. Diese Kosten muss der Dienstleister „stemmen“ können, damit ein reibungsloser Betrieb sichergestellt ist. Wie bei der Lieferantenauswahl grundsätzlich ist daher auch bei Outsourcing-Anbietern die finanzielle Gesundheit und Stärke ein wichtiges Auswahlkriterium.

Markterfolg
Zufriedene Kunden und zahlreiche erfolgreiche Outsourcing-Projekte sind der beste Beweis für die Kompetenz eines Outsourcing-Dienstleisters. Die Betrachtung des Kundenportfolios und Gespräche mit Referenzkunden sind deshalb eine wichtige Aufgabe im Rahmen der Anbieterwahl.

Branchenerfahrung
„Was nützt uns Outsourcing, wenn der Dienstleister unsere Prozesse nicht kennt?“ Um voll den Vorteilen des Outsourcings profitieren zu können, sollten Unternehmen nach Möglichkeit einen Outsourcing-Provider mit Branchenerfahrung wählen. In der Regel kann so die Prozess-Ausgliederung schneller und sicherer durchgeführt werden und es gibt weniger Probleme im laufenden Betrieb.

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ENTLASTUNG DURCH HR-OUTSOURCING

Mit HR-Outsourcing können Sie ganz nach Ihrem Bedarf einzelne Personalmanagement-Prozesse und Personalaufgaben an uns übergeben.

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