Der Prozess der ERA-Leistungszulage in SAP SuccessFactors

Unternehmen der Metall- und Elektroindustrie, die von SAP SuccessFactors die Module Compensation und Performance & Goals im Einsatz haben, haben beste Voraussetzungen auch den Prozess der ERA-Leistungszulage effektiv im System abzubilden. Wie das geht? Ich habe nachgefragt, bei Julius Eisele, Teamlead Talentmanagement, bei der EMPLEOX GmbH. 

Bianca Lampart: Julius, kannst du zum Einstieg kurz erläutern, was die ERA-Leistungszulage ist?

Julius Eisele: Gerne. Im Jahr 2004 wurde das Entgeltrahmenabkommen, kurz ERA, für die Metall- und Elektroindustrie eingeführt. Dieses Entgeltrahmenabkommen hat seinerzeit vor allem neue Tarifklassen, Einstufungsregeln und vieles mehr gebracht, sieht aber eben auch die Zahlung einer monatlichen ERA-Leistungszulage für alle Tarifbeschäftigten vor. 

Bianca Lampart: Wie ist diese Leistungszulage ausgestaltet?

Julius Eisele: Die Ausführungsbestimmungen variieren von Tarifgebiet zu Tarifgebiet. Von daher ist keine pauschale Antwort möglich. Allerdings folgt die ERA-Leistungszulage überall der gleichen Philosophie: 

• Die Leistungszulage basiert entweder auf tariflich vordefinierten oder mit dem Betriebsrat betriebsspezifisch vereinbarten Kriterien.  
• Die Bewertung erfolgt anhand vordefinierter Kriterien und einer festgelegten Punkteskala.
• Die Höhe der individuellen Leistungszulage muss sowohl individuell als auch im Unternehmensdurchschnitt bestimmte Prozentwerte erreichen.
• Teilweise besteht die Möglichkeit einer durchschnittlichen, pauschalen Leistungszulage anstatt methodisch-individueller Beurteilungen.

Bianca Lampart: Wie wird die ERA-Leistungszulage in der Praxis umgesetzt? Was kriegst du von Kunden mit?

Julius Eisele: Unternehmen, die keine methodisch-individuelle Beurteilung vornehmen, können das Thema schnell abhandeln. Sie schlagen einfach den pauschal festgeschriebenen Prozentsatz auf das Monatsgrundgehalt drauf und fertig. 

Unternehmen, die die Leistungszulage allerdings tatsächlich individuell gestalten und somit als Steuerungsinstrument und Motivationshebel für ihre Beschäftigten nutzen möchten, haben da mehr Aufwand. Der aber gar nicht so erheblich sein muss, wenn sie von SAP SuccessFactors das Modul Compensation und/oder Performance & Goals im Einsatz haben. 

Das Problem ist, dass viele Kunden leider nicht wissen, dass sie mit diesen beiden Modulen und einer zusätzlichen Konfiguration den Leistungszulagenprozess ganz einfach abbilden können.

Bianca Lampart: Und wie managen diese Kunden dann stattdessen den Prozess?

Julius Eisele: Tatsächlich machen sie das oft über Excel. Die Grunddaten, die für den Prozess erforderlich sind, also beispielsweise Name, Personalnummer, Jobtitel, Abteilung, Kostenstelle, Eingruppierung, aktuelles Gehalt etc., zieht sich HR aus ihrem Stammdatensystem, z.B. SAP HCM, SAP SuccessFactors Employee Central oder einem anderen verwendeten System. Die Führungskräfte erhalten von HR dann eine aufbereitete Excelliste mit ihren jeweiligen Mitarbeitenden, nehmen dort die entsprechenden Bewertungen vor und schicken die gespeicherte Liste dann zurück an HR. Sobald alle Beurteilungen an HR zurückgeflossen sind, konsolidiert HR die Daten und lädt die Gesamt-Exceldatei in das Abrechnungssystem hoch, damit die Zahlung der ERA-Leistungszulage entsprechend umgesetzt wird.  

Bianca Lampart: Und das geht einfacher?

Julius Eisele: Ja, wenn Unternehmen die Module Compensation und/oder Performance & Goals im Einsatz haben. Das löst nicht nur die Herausforderungen Datenschutz und Berechtigungskonzepte, sondern bietet eine Vielzahl weitere Vorteile. 

Bianca Lampart: Wie sieht denn der ERA-Leistungszulagenprozess mit SAP SuccessFactors Compensation konkret aus? 

Julius Eisele: Alle für den Leistungsbeurteilungs-Prozess erforderlichen Informationen werden aus dem verwendeten Stammdatensystem herausgefiltert und vom System direkt in das Modul Compensation übertragen. Dort wird dann für jede Führungskraft eine individuelle Mitarbeiterübersicht bzw. -matrix generiert. 

Die Führungskraft wird per Workflow über das Vorliegen informiert und kann die per Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung festgelegten Leistungsmerkmale für jeden Mitarbeitenden anhand des vorgegebenen Punktesystems bewerten. Neben Gesamtpunktzahl, Prozentsatz und Vorjahresvergleich erhält die Führungskraft gleichzeitig eine Übersicht über ihr bereits verteiltes und noch verbleibendes Budget, sie kann also eine Budgetkontrolle vornehmen.

Die finale Beurteilungsmatrix sendet die Führungskraft per Workflow zur Genehmigung an ihre übergeordnete Führungskraft, bevor sie dann HR zugeht. 

Bianca Lampart: Der Prozess wird also verschlankt und bleibt im System.

Julius Eisele: Genau. Und es gibt noch weitere Vorteile. HR kann sich nicht nur im laufenden Prozess jederzeit die aktuelle Rücklaufquote ansehen, sondern weiß auch genau, wo das Budget jeweils steht. 
Von Unternehmens- bis Teamebene kann sich HR jeweils einen Überblick darüber verschaffen, wie viel Prozent an Leistungszulage im Durchschnitt vergeben wurde. Somit kann die Personalabteilung auch sehen, welcher Bereich ggf. besonders „großzügig“ in der Vergabe war bzw. wo es Ausreißer nach unten gab. HR kann die auffälligen Bereiche gezielt ansprechen und, wo nötig, nachjustieren. 

Darüber hinaus kann HR auch standort- bzw. bereichsübergreifend schnell und einfach Übersichten für CEO oder Geschäftsführung zusammenstellen. Auch die finalen Vergütungsbriefe für die Beschäftigten können automatisch generiert werden. 

Und natürlich kann das gleiche Modul auch für die Verteilung von Erhöhungsbudgets für außertarifliche Mitarbeitende genutzt werden, sofern das nicht ohnehin schon das derzeitige Einsatzszenario ist.

Bianca Lampart: Also echte Transparenz im Prozess zu jeder Zeit. Und wie sieht im Vergleich dazu der Prozess mit dem Modul Performance & Goals aus? 

Julius Eisele: Theoretisch kann der Leistungszulagen-Prozess alternativ auch nur mit dem Modul Performance & Goals abgebildet werden. Das ist aber aus meiner Sicht nur begrenzt zielführend, weil die soeben beschriebene Budgetkontrolle fehlt und in der Regel manuelle Nacharbeiten nötig sind, um die Ergebnisse dann zur Auszahlung zu bringen.

Ein klarer Mehrwert ergibt sich jedoch, wenn das Modul Performance & Goals als Ergänzung zum Modul Compensation zum Einsatz kommt.

Bianca Lampart: Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Julius Eisele: Mit Performance & Goals bleibt es nicht bei einem rein monetär getriebenen Managen der ERA-Leistungszulage, sondern die Mitarbeitenden rücken in den Mittelpunkt des Geschehens. Die Vorgehensweise für HR und Führungskräfte bleibt dieselbe, allerdings können die Mitarbeitenden ebenfalls an dem Leistungsbeurteilungs-Prozess teilnehmen, indem sie eine Selbsteinschätzung vornehmen. 

Führungskräfte und Mitarbeitende können so Selbst- und Fremdbild vergleichen, in einen Dialog einsteigen und die Höhe der Leistungszulage gemeinsam erörtern. Dieser mitarbeiterzentrierte Ansatz führt zu einer deutlich höheren Mitarbeitermotivation und ist nicht mehr nur reiner Admin-, sondern ein echter Talent Management Prozess. 

Der in einigen Tarifverträgen vorgesehene Absenkungsprozess kann ebenfalls abgebildet werden.

Bianca Lampart: Was genau ist damit gemeint?

Julius Eisele: Ist eine Bewertung schlechter als im vorherigen Jahr, würde dies für den Mitarbeitenden ein geringeres Gehalt bedeuten. Daher haben sie in diesem Fall 3 Monate lang die Chance, ihre Leistung zu verbessern. Nach diesen 3 Monaten gibt es eine erneute Bewertung, die dann final für das Leistungsentgelt gilt. Mit SAP SuccessFactors Performance & Goals können alle hierfür erforderlichen Schritte vorgenommen werden. 

Bianca Lampart: Auch wenn es bei der ERA-Leistungszulage, dort wo tariflich möglich, einfacher sein mag, auf eine methodisch-individuelle Beurteilung zu verzichten und stattdessen auf eine pauschale Zulage zu setzen, sollten Unternehmen also den motivatorischen Aspekt einer echten Leistungszulage nicht vernachlässigen.  

Julius Eisele: Genau. Und der damit verbundene Mehraufwand muss dank SAP SuccessFactors gar nicht so groß sein.

Bianca Lampart: Was rätst du also ganz konkret?

Julius Eisele: Trotz höherem Konfigurationsaufwand auf Seiten des SAP-Implementierungspartners empfehle ich für die ERA-Leistungszulage die Module Compensation und Performance & Goals zu kombinieren. Ganz einfach, um die betroffenen Mitarbeitenden mit in den Leistungsbeurteilungs-Prozess einzubinden. 

Bei Fragen steht unser Beraterteam von EMPLEOX jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite! 

Bianca Lampart: Vielen Dank für das Gespräch, Julius!