Alles was Sie über SAP HCM wissen müssen

Als umfassende Personalmanagementlösung unterstützt SAP HCM (Human Capital Management) Personalabteilungen bei allen operativ-administrativen und strategischen Aufgaben – insbesondere durch die Vereinfachung von Prozessen und die Automatisierung von Routineaufgaben. So lassen sich Zeit und Geld sparen.
Aufgebaut ist SAP HCM aus verschiedenen Teilmodulen, die jeweils bestimmte Funktionsbereiche in der Personalabteilung abbilden. Im Zusammenspiel umfassen die Teilmodule schließlich alle Funktionen der Personalverwaltung, -führung und -entwicklung. Beispielhaft lassen sich folgende Einsatzmöglichkeiten aufzählen:

• Durchführen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Umsetzung komplexer Zeitwirtschaftsszenarien und der damit verbundenen Aufgaben zur Planung, Erfassung und Bewertung von Arbeitsleistungen und Abwesenheiten
• Durchführen eines effektiven Bewerbermanagements und Recruitings
• Abgleich von Personalstammdaten mit verschiedenen zu besetzenden Stellen sowie
• Festlegen von Förder- und Entwicklungszielen für Mitarbeitende (einschließlich der damit verbundenen Planung von Maßnahmen zur Weiterbildung).

Noch heute ist die Arbeit in vielen Personalabteilungen durch administrative und manuelle Tätigkeiten geprägt: Die Personalabteilung führt papierbasierte Personalakten, pflegt und aktualisiert Stammdaten, bearbeitet Urlaubsanträge auf Papier und erfasst teilweise sogar die Arbeitszeiten noch händisch. Parallel dazu steigt der Zeitaufwand für klassische Aufgaben wie Personalsuche und -auswahl. In Zeiten knapper Fachkräfte müssen Personalabteilungen häufig genug proaktiv nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten suchen. Dass sich geeignete Personen von selbst bewerben, ist nicht länger selbstverständlich.

Ergänzt werden diese Schwierigkeiten durch das Erschließen neuer, häufig strategischer Tätigkeitsbereiche. Beispielsweise sei hier Predictive People Analytics genannt: Der Unternehmenserfolg hängt nicht nur davon ab, dass Personalabteilungen passendes Personal einstellen. Bedeutender ist vielmehr dessen effizienter Einsatz. Im Rahmen der Predictive People Analytics untersuchen Personalabteilungen daher zum Beispiel erfolgversprechende Weiterbildungsszenarien.

Kurzum: Um den immer komplexer werdenden Rahmenbedingungen gerecht zu werden, benötigen Personalabteilungen moderne Softwarelösungen. So vereinfacht, digitalisiert und automatisiert SAP HCM wiederkehrende, administrative Aufgaben und unterstützt bei strategischen Tätigkeiten. In Zeiten des Fachkräftemangels und begrenzter Personalressourcen kann sich die Personalabteilung so auf die wirklich entscheidenden Themen konzentrieren.

Technisch greifen alle Teilmodule von HCM auf eine einheitliche Datenbasis zurück. Daher liegen die Daten nur einmal vor. Das erleichtert die Datenpflege und verhindert sich widersprechende Datensätze, wie sie bei Insellösungen vorkommen können. Auch Schnittstellen werden so vermieden.

Werden einzelne Module nacheinander eingeführt, können diese die bestehende Datenbasis nutzen. Die einheitliche Datenbasis ermöglicht ferner vielfältige Reporting- und Abfragemöglichkeiten sowie modulübergreifende Funktionalitäten. Dazu gehören beispielsweise digitalisierte Workflows im Rahmen der Employee Self Services (ESS) und der Manager Self Services (MSS).

Employee und Manager Self Services haben eine modulübergreifende Funktionalität. Sie erlaubt Beschäftigten die Selbstverwaltung ihrer HR-bezogenen Anliegen. Durch digitalisierte Workflows können Mitarbeitende über ESS Vorgänge wie Anträge auf Überstundenabbau, Reise- oder Schulungsbuchungen eigenständig initiieren und Führungskräfte können diese mittels MSS einsehen bzw. genehmigen – bei Nutzung von Zugangsportalen wie SAP Netweaver Business Client oder SAP Fiori Launchpad auch vom Smartphone aus.

SAP HCM ist modular aufgebaut. Die einzelnen Module können dabei weitestgehend unabhängig voneinander implementiert und genutzt werden. Thematisch unterscheidet SAP HCM zwischen Unternehmens-, Organisations- und Personalstruktur.

Die Unternehmensstruktur bildet die rechtlichen und finanziellen Strukturen eines Unternehmens ab, die Organisationsstruktur die Aufbauorganisation. Bei der Personalstruktur geht es schließlich um die Strukturierung der Mitarbeitenden in Gruppen.

Die Einordnung der Beschäftigten in die Strukturen eines Unternehmens ist stets der erste Schritt bei der Erfassung von Personalstammdaten in SAP HCM und Voraussetzung für die Nutzung weiterer Module. Zu den wichtigsten Modulen gehören:

• Organisationsmanagement (OM)
• Personaladministration (PA)
• Personalabrechnung (PY)
• Personalzeitwirtschaft (PT)
• Personalbeschaffung (PB)
• Personalentwicklung (Talentmanagement)
• Veranstaltungsmanagement (PE)

Das Modul Organisationsmanagement (OM) bildet die gesamte Unternehmensstruktur einschließlich der Abteilungshierarchie ab. Auf Basis von SAP OM lässt sich zudem eine aufgabenbezogene Abteilungshierarchie erstellen und analysieren. Durch Abgleich mit bereits besetzten Stellen lässt sich dann weiterer Personalbedarf planen. Dabei lassen sich auch Szenarien wie unterschiedliche Hierarchiemuster durchspielen.

Das Modul zum Organisationsmanagement erlaubt zusätzlich das Erteilen struktureller Berechtigungen. Dabei werden Berechtigungen fest an Planstellen gebunden. Bei Neubesetzung der Stelle oder Änderungen an der Organisationsstruktur bleiben die Berechtigungen somit bestehen. Dies bietet die Sicherheit, dass Unbefugte nicht auf sensible Daten zurückgreifen und gegebenenfalls den Datenschutz verletzen können.

Im Zusammenspiel mit dem Modul zur Personaladministration (PA) stellt SAP OM ein entscheidendes Basismodul von SAP HCM dar.

Ausgangspunkt der meisten Personalprozesse sind die Stammdaten der Mitarbeitenden. Dazu gehören beispielsweise Personalnummer, Name, Adresse und Familienstand. Im Modul Personaladministration (PA) werden diese verwaltet. Es gewährleistet eine effektive Stammdatenpflege und reduziert den Zeitaufwand beträchtlich.

Da alle erforderlichen Stammdaten im Personalstammsatz in kompakter und anschaulicher Form als digitale Personalakte vorliegen, lassen sich Fehler schnell erkennen und korrigieren. Jeder Eintrag ist zudem einem konkreten Zeitraum zugeordnet und mit einer Gültigkeitsdauer versehen. Dadurch entsteht eine übersichtliche Dokumentation. So ist beispielsweise mit wenigen Klicks ersichtlich, wann welcher Mitarbeiter welchem Tarif zugeordnet war. Das sorgt für Transparenz, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und reduziert den Aufwand für administrative Aufgaben.

Ein zentrales Feature des Moduls ist die Personalkostenplanung und -simulation (PA-CP) auf Basis der hinterlegten Daten. Auch verschiedene Szenarien wie Gehaltsanpassungen, Personalzu- und -abgänge sowie Umstrukturierungen in der Organisation lassen sich simulieren. Die Planungsergebnisse können später im Controlling (CO) als Grundlage für die Finanzplanung dienen.

Das Personalzeitwirtschaftsmodul (PT) ermöglicht die Planung, Erfassung und Bewertung der Arbeitsleistungen sowie der Abwesenheitszeiten von Mitarbeitenden. Die in SAP HCM PT erfassten Arbeitszeiten bilden somit die Grundlage für Folgeprozesse wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen. SAP HCM PT unterstützt insgesamt drei Varianten der Zeiterfassung:

Als heute häufig gängige Lösung können Mitarbeitende über Zeiterfassungsterminals ein- und ausstempeln. Die Arbeitszeiten werden dann über Schnittstellen in das SAP-System übertragen. Diese Variante findet vor allem bei ortsgebundenen Tätigkeiten Verwendung.

Bei Remote Work oder Tätigkeiten an verschiedenen Orten ist eine zentrale Arbeitszeiterfassung nicht sinnvoll. Aber auch bei ortsgebundenen Tätigkeiten sind Zeiterfassungsterminals oftmals nicht erwünscht. In solchen Fällen können Mitarbeitende auch ihre eigenen Arbeitszeiten verwalten. Durch Workflows lassen sich zusätzliche Services integrieren, etwa Anträge auf Überstundenabbau.

Die letzte Variante umfasst die manuelle Erfassung und Korrektur von Zeiten. Das ist heute durchaus noch gängige Praxis. Dabei gibt es im Personalwesen oder den Fachabteilungen Zeitbeauftragte, die die Arbeitszeiten manuell eingeben oder korrigieren. Auch dies wird vom Modul PT unterstützt.

Das Modul zur Personalabrechnung (PY) erfasst alle gehaltsrelevanten Informationen. Neben den aus der Personalzeitwirtschaft (PT) eingespeisten Arbeits- und Abwesenheitszeiten, Tarifen und Gehaltsgruppen gehören hierzu auch Sonderzahlungen und flexible Gehaltsbestandteile.

Vor den tatsächlichen Abrechnungen bieten Simulationsläufe zusätzliche Sicherheit. Fehler lassen sich somit im Vorfeld erkennen und korrigieren. Durch regelmäßige Updates wird zudem die Entgeltabrechnung immer gesetzeskonform durchgeführt. Dies gilt insbesondere einmal im Jahr auch für den Jahreswechsel. 

SAP HCM Personalbeschaffung (PB) unterstützt bei der Akquisition neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ist heutzutage aber mehr oder weniger obsolet, auch wenn es noch von einigen Bestandskunden verwendet wird. Doch seit vielen Jahren liegt der Fokus im Bereich Recruiting hier auf SAP SuccessFactors.

Grundsätzlich können jedoch offene Vakanzen im System hinterlegt und auf Online-Plattformen und Jobportale hochgeladen werden. Für Bewerbende ermöglicht SAP HCM PB den Zugriff auf ein eigenes Stammdaten-Managementsystem. Dort werden die Bewerbungsunterlagen hinterlegt. Unternehmen können so einen Pool von Bewerbenden aufbauen. Bei der Einstellung werden die bereits hinterlegten Daten in die elektronische Personalakte übernommen. So lässt sich der gesamte Einstellungsprozess individuell abbilden. Weitere Features sind das Terminieren von Vorstellungsgesprächen und das automatische Nachverfolgen von Bewerbungsfristen.

Das Talentmanagement bzw. die Personalentwicklung ist modulübergreifend in SAP HCM integriert und besteht aus den Untermodulen SAP Performance Management (PEM) und SAP Learning Solution (LSO). Diese dienen dazu, die Anforderungen vakanter Stellen mit den Profilen der beschäftigten Mitarbeitenden und deren Qualifikationen abzugleichen, um eine optimale Besetzung zu ermöglichen.

Darüber hinaus lassen sich individuelle Karriere- und Entwicklungspläne für Mitarbeitende aufstellen. Definierte Kriterien wie Qualifikationen und persönliche Interessen werden erfasst, Zielvereinbarungen getroffen und Förderprogramme entwickelt.

Ziel des Talentmanagements ist es, offene Positionen optimal zu besetzen und Mitarbeitende konsequent zu fördern und zu motivieren.

Ähnlich wie im Recruiting liegt hier der Weiterentwicklungsfokus von SAP seit vielen Jahren auf SAP SuccessFactors und den dazugehörigen Modulen Performance & Goals sowie Learning, sodass die HCM Personalentwicklung praktisch nur noch von Altkunden genutzt wird.

Das Veranstaltungsmanagement (PE) in SAP HCM ist theoretisch eng mit der Personalentwicklung verknüpft. Es wurde, bevor die Learning-Solution (LSO) eingeführt wurde (die ihrerseits von SAP SuccessFactors Learning abgelöst wurde), für Trainings, Weiterbildungen, Schulungen und ähnliche Veranstaltungen genutzt. Diese können im Modul geplant, durchgeführt und ausgewertet werden. Im System lässt sich dabei ein vollständiger Veranstaltungskatalog hinterlegen – einschließlich Räumlichkeiten, Referenten und (benötigter) Ausrüstung. Anmeldungen erfolgen auch über das System. Nach Abschluss der Veranstaltung unterstützt SAP HCM PE die Kostenstellenzuordnung und Rechnungsstellung.

Als zusätzliches Feature können jeder Veranstaltung Qualifikationen zugeordnet werden. Absolviert ein Mitarbeitender eine Schulung erfolgreich, lassen sich die erworbenen Qualifikationen direkt in die Personalstammdaten übernehmen.

Im Jahr 2011 hat SAP den HR-Cloud-Anbieter SuccessFactors gekauft und hat in seiner Langfriststrategie seitdem deutlich gemacht, dass dort die Zukunft liegt und praktisch nur noch Innovationen umgesetzt werden.

In dem Zuge findet seit einiger Zeit bei SAP auch ein Wandel im Wording statt. Denn in der „neuen“ Lösung soll ein anderes Mantra vorherrschen. Im Mittelpunkt steht, dass das Mitarbeitererlebnis und die Erfahrungen, die Mitarbeiter mit HR-Prozessen machen (Employee Experience), möglichst positiv sind. Diesen neuen Fokus hat SAP auch in der Benennung der Software umgesetzt: Statt vom Human Capital Management, was die Beschäftigten ja irgendwie als „Ressourcen“ betrachtet, ist nun in Bezug auf SAP SuccessFactors von der Human Experience Management (HXM) Suite die Rede. Doch was meint SAP damit?

Der Grundgedanke dahinter: Sind Mitarbeitende zufrieden, profitieren diese und das Unternehmen gleichermaßen. Gerade in Zeiten fehlender Fachkräfte wird dies immer wichtiger. Was also läge näher, als die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in der HR-Arbeit und beim Design von HR-IT-Software zu berücksichtigen? Wie SAP das schaffen möchte, lässt sich grob in zwei Schritten skizzieren:

Zunächst müssen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden bekannt sein. Um diese zu erfassen, sollen in Befragungen beispielsweise Erwartungen, Einstellungen oder Meinungen der Mitarbeitenden erhoben werden. Hierfür hat SAP eine weitere Übernahme getätigt und die Firma Qualtrics gekauft, die entsprechende Funktionalitäten bereitstellt. Die hierbei erfassten Antworten können als X-Daten in der IT hinterlegt werden. X steht dabei für Experience. Es sind somit Daten über subjektive Erfahrungen der Befragten.

Die vorliegenden Daten können dann anhand moderner Techniken wie Machine Learning und Künstlicher Intelligenz durchsucht und ausgewertet werden. Dabei werden sie mit den bereits vorhandenen Daten – bisweilen als O-Daten (wie „Organisation“) bezeichnet – abgeglichen. Wünscht sich beispielsweise ein Mitarbeitender eine bestimmte Fortbildung, kann das IT-System überprüfen, ob die dafür benötigte Ausbildung bereits vorliegt. Auf dieser Grundlage kann die HR-Abteilung schließlich Ziele herleiten und Programme zur Zielerreichung initiieren.

Während SAPs ERP-Systeme historisch sämtliche Prozesse in einem System abbilden wollten, ändert sich dies in Bezug auf HR mit der neuesten Generation der ERP-Suite, S4/HANA. Hier ist das bisherige SAP HCM nicht länger Standard und fester Bestandteil. Dennoch können Unternehmen, die Module von SAP HCM nutzen, auf SAP S4/HANA migrieren. Dies wird durch sogenannte Compability Packs möglich. Die Compability Packs können bis Ende des Jahres 2025 genutzt werden. Bis dahin möchte SAP allerdings Alternativen anbieten.

Für Unternehmen, die mittelfristig das cloudbasierte SuccessFactors nicht nutzen möchten, will SAP bis 2023 alternativ SAP HCM for S4/HANA zur Verfügung stellen. Für dessen Betrieb wird allerdings ein zusätzlicher Server benötigt, den SAP als „Sidecar“ betitelt. Eine technische Integration in SAP S4/HANA ist somit nicht vorgesehen.

Hinsichtlich des Funktionsumfangs bleibt SAP HCM for S4/HANA im Wesentlichen mit SAP HCM identisch. Der Support für diesen Kompromiss wird aber voraussichtlich bis zum Jahr 2040 begrenzt sein. Es steht also ein SAP-Generationswechsel an und auf lange Sicht wird kein Weg an der Einführung von SuccessFactors vorbeiführen, sofern SAP nicht von den derzeitigen strategischen Planungen abrückt.

In seiner Zukunftsstrategie hat SAP angekündigt, sich im HR-Bereich im Prinzip nur noch auf SAP SucessFactors zu konzentrieren. Dafür spricht auch, dass die neueste ERP-Generation SAP S4/HANA das bisherige SAP HCM nicht mehr als Standard und festen Bestandteil vorsieht.

SAP SuccessFactors erweitert dabei den Funktionsumfang von SAP HCM um zusätzliche Features wie cloudbasierte Lernplattformen und neue Kollaborationswerkzeuge. Es fehlen aber noch Funktionalitäten zur Entgeltabrechnung sowie für komplexe Zeitwirtschafts-Szenarien, die auf SAPs langfristiger Entwicklungs-Roadmap auch erst in einigen Jahren vollständig verfügbar sein sollen.

Zumindest mittelfristig ist die Anbindung von SAP HCM an SAP S4/HANA durch Compability Packs aber noch gesichert. Diese können bis Ende 2025 genutzt werden, danach sollen Alternativen zur Verfügung stehen. Zusätzlich möchte SAP ab 2023 die Lösung SAP HCM for S4/HANA anbieten. Allerdings ist der Support voraussichtlich bis 2040 begrenzt. Langfristig spricht somit vieles für den Einsatz von SAP SuccessFactors.

Die Herausforderungen des Personalmanagements sind vielfältig. Zu den bestehenden Aufgaben werden immer mehr neue Tätigkeitsfelder erschlossen. Dieser Trend wird durch den zunehmenden Fachkräftemangel zusätzlich befeuert. Dadurch rücken die Bedürfnisse der Mitarbeitenden immer mehr in den Mittelpunkt. SAP hat darauf reagiert und die Software SAP Human Experience Management vorgestellt. Diese soll eine noch stärker mitarbeiterzentrierte Arbeit der HR-Abteilungen ermöglichen. Gleichzeitig zeigt sich aber auch: Der heutige Arbeitsaufwand ist nur noch mit moderner IT zu bewältigen, wenn wichtige Aufgaben nicht auf der Strecke bleiben sollen. Durch den Einsatz von Softwarelösungen wie SAP HCM können Vorgänge vereinfacht und so Zeit gespart werden. Diese Zeit steht dann für wichtige, strategische Aufgaben zur Verfügung – etwa die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden.

Die Personalarbeit wird auch in Zukunft einem ständigen Wandel unterliegen. Schon heute werden internetbasierte Angebote wie Remote Learning immer beliebter. Lösungen wie SAP SuccessFactors berücksichtigen dies und bieten im Vergleich zu SAP HCM weitere, cloudbasierte Features. In letzter Konsequenz wird SAP SuccessFactors daher die zukunftssicherste Systemlösung sein.