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HR Outsourcing

Alles was Sie über „HR Outsourcing“ wissen müssen

Definition, Vorteile und Herausforderungen, typische Outsourcing-Modelle sowie Tipps zur Anbieterwahl.

Was ist Outsourcing?

Unter Outsourcing versteht man die Auslagerung von Geschäftsprozessen an einen externen Dienstleister. Hierbei wird entweder ein kompletter Prozess oder auch nur ein Teilprozess ausgelagert.

Bezogen auf das Personalwesen könnte beispielsweise die komplette HR-Arbeit an einen Dienstleister übertragen werden. Oder eben nur ein kleiner Teil, etwa die Entgeltabrechnung, Reiseplanung und -abrechnung oder Stammdatenverwaltung.

Unterschied Outsourcing und Offshoring

Die Begriffe Outsourcing und Offshoring werden oft im gleichen Zusammenhang verwendet, obwohl sie prinzipiell zwei verschiedene Sachverhalte beschreiben.

Charakteristisch für Outsourcing ist die Auslagerung von Prozessen an externe und nicht zur Firmengruppe gehörenden Unternehmen.

Offshoring hingegen bezeichnet allgemein die Verlagerung von Aufgaben und Arbeitsplätzen in Länder mit niedrigerem Lohnniveau, wie etwa nach China oder Indien. Die Mitarbeiter des Offshore-Standorts gehören jedoch meist zum eigenen Unternehmen.

Dass die Begriffe Outsourcing und Offshoring in der Praxis häufig synonym verwendet werden, liegt an der Tatsache, dass viele Großunternehmen ihre Supportprozesse wie z.B. den Callcenter-Betrieb oder IT Support an Outsourcingfirmen in Niedriglohnländern auslagert haben.

Warum betreiben Unternehmen Outsourcing?

Die Auslagerung von Prozessen ist für Unternehmen aus mehreren Gründen attraktiv. Im Vordergrund steht dabei die Kostenreduzierung. Durch Outsourcing können Unternehmen Personalkosten einsparen und insgesamt ihre Fixkosten senken. Darüber können sich Unternehmen dank Outsourcing besser auf ihre Stärken konzentrieren und weniger geschäftskritische Prozesse an Fremdfirmen vergeben. Manchmal kann auch fehlendes internes Knowhow ausschlaggebend bei der Beauftragung eines Outsourcings-Partners sein, wenn dieser über das gesuchte Spezialwissen verfügt.

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Was sind die Vorteile von Outsourcing?

Es gibt zwei wesentliche Vorteile, die üblicherweise mit HR-Outsourcing verbunden sind. Einerseits die Kosten, da entsprechende Anbieter durch Skalenvorteile in aller Regel günstiger arbeiten können als es Unternehmen selber könnten. Andererseits Ausfallsicherheit, weil gerade kleinere Unternehmen schnell von einer einzelnen Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter abhängig sind, wenn dieser unerwartet ausfällt. Outsourcing-Anbieter können dies problemloser auffangen, da sie eine vielzahl an Mitarbeitern mit ähnlichem Profil beschäftigen. Gerade während der Corona-Pandemie hat sich dies als enormer Vorteil erwiesen.

Kosten

Werden Prozesse im eigenen Hause abgewickelt, erfordert dies eine Vielzahl von Ressourcen in Form von Personal, Räumlichkeiten, Anlagen und Ausstattung. Hinzu kommt der Koordinations- und Steuerungsaufwand für diese Ressourcen, welcher nur mit zusätzlichem Personal bewältigt werden kann. In der Konsequenz entstehen für Unternehmen bei interner Aufgabendurchführung hohe Fixkosten, gerade wenn die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) betrachtet werden.

Durch die Prozessauslagerung können Unternehmen ihre Fixkosten senken, da sowohl die für den Prozess notwendige Infrastruktur als auch das Personal vom Outsourcing-Unternehmen bereitgestellt werden. Ihren Kostenvorteil nehmen Outsourcingfirmen zum einen über Skaleneffekte, da sie mit derselben Infrastruktur gleichzeitig viele andere Kunden bedienen. Zum anderen entbinden sie ihre Kunden von der Pflicht, eigene Reservekapazitäten in Form von zusätzlichem Personal bereitstellen zu müssen, um Personalausfälle abzufedern. Dadurch kann das Kundenunternehmen weitere Kosten sparen.

Die Abrechnung von ausgelagerten Leistungen erfolgt dabei meist auf variabler Basis, zum Beispiel in Form einer monatlichen Service-Pauschale.

Ausfallsicherheit

Durch Outsourcing von HR-Aufgaben, etwa der Entgeltabrechnung, erhöhen Unternehmen die Ausfallsicherheit deutlich gegenüber dem Betrieb mit internem Personal. Dies ist umso stärker der Fall, je kleiner das Unternehmen ist. So geht man üblicherweise etwa davon aus, dass ein Entgeltabrechner rund 1000 Abrechnungsfälle im Monat betreuen kann. Der in absoluten Zahlen größte Anteil aller Unternehmen bräuchte also eigentlich nur einen einzigen Entgeltabrechner. Wird dieser krank oder hat einfach Urlaub geraten direkt die Entgeltzahlungen an die eigenen Mitarbeiter in Gefahr. Also muss geschultes Fachpersonal "vorgehalten" werden, dass sich im Regelbetrieb mit anderen Aufgaben beschäftigen muss. Dieses Problem haben Outsourcing-Anbieter mit ihren zahlreichen, ähnlich qualifizierten Fachkräften nicht.

Was sind die Nachteile von Outsourcing?

Umstellung heißt Veränderung

Outsourcing-Projekte stellen eine recht gravierende Veränderung dar. Das kann Unruhe schaffen, umso mehr, wenn damit auch der Abbau bestehenden Personals einhergeht. Aber auch wenn das nicht der Fall ist, weil etwa nur ein in Rente gehender Kollege nicht ersetzt wird oder es sich um einen neuen Geschäftsbereich handelt, erfordert es von allen Beteiligten Bereitschaft sich umzustellen.

Einerseits geht mit Outsourcing in der Regel eine gewisse Standardisierung einher, etwa auf das IT-System des Outsourcing-Dienstleisters. Auftraggeber und Outsourcing-Partner müssen während der Prozessauslagerung eng zusammenarbeiten, damit die Umstellung am Ende reibungslos klappt. Das Kundenunternehmen muss seine Prozessabläufe dokumentieren und sein Wissen an die Mitarbeiter des Outsourcing-Partners weitergeben. Hinzu kommen rechtliche Fragen, die auf beiden Seiten geklärt werden müssen.

Eine besondere technische Herausforderung kann darüber hinaus die Einrichtung entsprechender Datenschnittstellen zwischen Kunden- und Outsourcingpartner-Systemen darstellen. Schließlich würde eine "Doppelpflege", etwa von Mitarbeiterstammdaten, einmal im Outsourcing-System und im eigenen IT-System (etwa für Talentmanagement oder Gebäudezugänge) ein Teil der möglichen Kostenersparnis wieder zu nichte machen.

Zu guter letzt kommt ein menschlicher Faktor. In vielen Unternehmen stellen die Personaler auch gleichzeitig eine Art "Sorgentelefon" dar. Wohl jeder HR-Mitarbeiter kennt die Anrufe, ausgelöst durch eine Frage zur Entgeltabrechnung oder dergleichen, in denen Mitarbeiter all ihr Leid klagen. Dies ist im Outsourcing-Kontext natürlich etwas anderes. Die neuen "externen Kollegen" kennen weder das Unternehmen noch die Mitarbeiter persönlich, eignen sich daher nicht so gut als Vermittler, wie das interne Kollegen vielleicht können.

Abhängigkeit

Die Vorteile beim Outsourcing erkaufen sich Unternehmen durch eine gewisse Abhängigkeit von ihrem Outsourcing-Partner. In der Regel wird das Know-How, das vom Outsourcing-Dienstleister bereitgestellt ist, nicht länger intern vorgehalten. Dies macht es bei Unzufriedenheit, Strategiewechseln oder auch Preiserhöhungen tendenziell aufwändig, den Anbieter zu wechseln. Ähnlich wie interne Mitarbeiter entwickeln diejenigen des Dienstleisters mit der Zeit dazu immer mehr Know-How bezogen auf die unternehmenseigenen Prozesse, was diesen Umstand verstärkt und welches das Unternehmen verliert, wenn es den Vertrag kündigt. Dies ist letzten Endes aber bei internen Mitarbeitern auch nicht anders, wer schon einmal kurzfristig einen langjährigen Entgeltabrechner ersetzen musste, wird das bestätigen können.

Welche Prozesse bieten sich zum Outsourcing an?

Zur Beantwortung dieser Frage sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen:

  • Welches sind die Kernkompetenzen und Stärken des Unternehmens? Diese sollten grundsätzlich im Unternehmen verbleiben.
  • Welche Prozesse gehören nicht zum Kerngeschäft? Diese bieten sich möglicherweise für eine Fremdvergabe an.

Kernkompetenzen sind besondere Fähigkeiten und Prozesse eines Unternehmens, die in hohem Maße seinen Markterfolg beeinflussen. Meist wurden diese Fähigkeiten über Jahrzehnte entwickelt und das zugrundeliegende Know-How mit Patenten und sonstigen Schutzrechten abgesichert. Ein Beispiel sind spezielle Fertigungsmethoden oder chemische Produktionsverfahren. Ein Prozess-Outsourcing ist hierbei weder möglich noch erwünscht, weil das Wissen im Unternehmen gehalten werden soll.

Anders sieht es aus bei Prozessen, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Sie tragen meist nicht oder kaum zur Wertschöpfung bei und besitzen auch keine unternehmensspezifischen Eigenschaften. Ein Beispiel wäre das externe Rechnungswesen oder die Entgeltabrechnung. Beides Prozesse, die aufgrund von gesetzlichen Vorgaben stark standardisiert sind und daher in jedem Unternehmen mehr oder weniger gleich umgesetzt werden. Derartige Prozesse bieten sich für ein Outsourcing an, sofern dies durch einen Business Case und entsprechende Kostenvorteile gerechtfertigt ist.

Nachfolgend sind einige weitere Prozesse aufgeführt, die sich zum Outsourcing anbieten und welche in der Praxis gerne an externe Dienstleister vergeben werden:

  • Reisebuchung und -abrechnung
  • Fuhrparkmanagement
  • IT-Support
  • IT-Infrastrukturbetrieb/Hosting
  • Buchhaltung
  • Steuerwesen
  • Recht
  • Kundengewinnung
  • Fracht- und Transportdienstleistungen
  • Warehouse-Management
  • Facility Management
  • Gebäudesicherheit
  • Call Center-Betrieb
  • Wartung und Reparatur

Welche Formen des Outsourcings gibt es?

Folgende Outsourcing-Formen kommen im Alltag besonders häufig vor:

IT-Outsourcing

Das am weitesten verbreitete Outsourcing-Modell ist das IT-Outsourcing. Unternehmen geben hierbei den Betrieb einzelner Server und Softwarelösungen oder sogar ihres gesamten Rechenzentrums in die Hände eines IT-Dienstleisters. Auch die heutzutage so populären Cloud-Lösungen sind vom Prinzip eine Form des Outsourcings, weil Anwenderunternehmen nur für die Nutzung von Applikationen zahlen und der physische Betrieb vom Dienstleister übernommen wird.

Business Process Outsourcing

Beim Business Process Outsourcing (BPO) lagern Unternehmen ganze Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister aus. Durch die Auslagerung können sich Unternehmen besser auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und zugleich Kosten senken. So könnte ein Versicherungsunternehmen die Prüfung neuer Anträge an ein Outsourcing-Unternehmen in einem Niedriglohnland übertragen und damit seine Personalkosten senken.

HR Outsourcing

In Deutschland weit verbreitet ist auch das HR Outsourcing. Dabei übernimmt der Outsourcing-Partner personalrelevante Aufgaben wie z.B. das Bewerbermanagement und Recruiting, das Talentmanagement oder die Lohnabrechnung. Auch Personalverwaltungsaufgaben wie die Anmeldung bei der Renten- und Sozialversicherung sowie die Personalkostenplanung oder Zeiterfassung können an einen spezialisierten HR-Dienstleister übergeben werden.

Vertriebs-Outsourcing

Viele Unternehmen haben zwar ein gutes Produkt, verfügen jedoch nicht über Vertriebs- und Marketingkompetenz, um ihr Produkt an die richtigen Kunden zu bringen. In solchen Fällen können sie ihre Vertriebsfunktionen an Distributions- oder Vertriebspartner auslagern, welche dann Vertriebsaufgaben wie die Gewinnung und Qualifizierung von Leads oder die Bestandskundenentwicklung übernimmt.

Worauf sollte man bei der Wahl eines Outsourcing-Anbieters achten?

Ein guter Outsourcing-Partner kann Unternehmen in ihrem Wachstum unterstützen. Andersherum kann ein unzuverlässiger Dienstleister aber auch das Geschäft negativ beeinflussen und im schlimmsten Fall sogar die wirtschaftliche Zukunft eines Unternehmens gefährden. Besonders wichtig ist daher die Wahl des richtigen Anbieters.

Im Folgenden finden Sie einige Anhaltspunkte zur Auswahl von Outsourcing-Anbietern.

Unternehmensgröße und Finanzkraft

Outsourcing-Firmen haben meist hohe Fixkosten, weil sie über teure Infrastruktur und einen großen Personalstamm verfügen. Diese Kosten muss der Dienstleister „stemmen“ können, damit ein reibungsloser Betrieb sichergestellt ist. Wie bei der Lieferantenauswahl grundsätzlich ist daher auch bei Outsourcing-Anbietern die finanzielle Gesundheit und Stärke ein wichtiges Auswahlkriterium.

Markterfolg

Zufriedene Kunden und zahlreiche erfolgreiche Outsourcing-Projekte sind der beste Beweis für die Kompetenz eines Outsourcing-Dienstleisters. Die Betrachtung des Kundenportfolios und Gespräche mit Referenzkunden sind deshalb eine wichtige Aufgabe im Rahmen der Anbieterwahl.

Branchenerfahrung

„Was nützt uns Outsourcing, wenn der Dienstleister unsere Prozesse nicht kennt?“ Um voll den Vorteilen des Outsourcings profitieren zu können, sollten Unternehmen nach Möglichkeit einen Outsourcing-Provider mit Branchenerfahrung wählen. In der Regel kann so die Prozess-Ausgliederung schneller und sicherer durchgeführt werden und es gibt weniger Probleme im laufenden Betrieb.

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