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HR-PRAXIS

4 MIN LESEZEIT

Deshalb sollten Sie diesen Artikel lesen:

Sie möchten in Ihrem Unternehmen eine cloudbasierte HR Software einführen und stehen jetzt vor der Herausforderung, Ihren Betriebsrat davon zu überzeugen? Kein Problem, denn fast jeder Betriebsrat stellt ähnliche Fragen. Und wir haben die Antworten darauf. Sodass Sie perfekt vorbereitet ins Gespräch gehen können.

Julius Eisele

Julius Eisele

"Wieso eigentlich Cloud?"

Wie Sie Ihren Betriebsrat von einer HR Software aus der Cloud überzeugen - und was Sie lieber nicht tun sollten

Wollen Sie eine cloudbasierte Systemlösung in Ihrem Unternehmen einführen? Sehr gut! Aber haben Sie schon die Einwilligung des Betriebsrates?

Wenn Sie gerade vor der Aufgabe stehen, Ihren Betriebsrat von der Einführung einer HR-Software für die Cloud zu überzeugen, dann sollten Sie sich gut vorbereiten. Denn auch bei einer vermeintlich perfekt vorbereiteten Präsentation kann so richtig viel schief laufen. Sehr häufig passiert das bei Produktionsunternehmen im Mittelstand, aufgrund ihrer meist sehr einflussreichen Betriebsräte.


Wir wissen aus Erfahrung: Betriebsräte möchten hauptsächlich Erfolge für die Mitarbeiter heraushandeln. Egal wie gut das System ist, es ist meist nicht gut genug für den Betriebsrat. Dieser erwartet, dass es eine möglichst große Anzahl an Vorteilen für den Mitarbeiter mit sich bringt.

Das wiederum bedeutet eine schlechte Nachricht für Sie: Der Betriebsrat wird Ihnen viele Fragen stellen. Aber es gibt auch eine gute Nachricht: Fast jeder Betriebsrat stellt dieselben Fragen. Und wir haben die Antworten darauf. So können Sie gut vorbereitet und entspannt in den Termin starten.

Frage 1: Wieso brauchen wir eigentlich HR Software in der Cloud?

Diese Frage werden Sie mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit zu hören bekommen. Ist doch diese „Cloud-Sache“ immer noch manchen Kolleginnen und Kollegen ein bisschen suspekt.
Aber: Cloudbasierte Lösungen fördern die Standardisierung von Prozessen, da diese nur in einem bestimmten Rahmen veränderbar sind. Das macht Prozesse einfacher und transparenter, was wiederum die Fairness erhöht, beispielsweise bei der Vergütungsplanung. Moderner Cloud-Software wie SAP SuccessFactors macht es einfach, Gehälter abhängig von standardisierten Richtlinien, Gehaltsbändern und Gehaltsstufen zu planen. Auch leistungsabhängige Vergütung lässt sich abbilden. Dies macht den Planungsprozess transparent und fair, da eindeutige und nachvollziehbare Parameter der Planung zugrunde gelegt werden. Nach diesen Aspekten sehnen sich Mitarbeiter immer mehr. Außerdem bringen cloudbasierte Lösungen meist eine ansprechende Benutzeroberfläche mit, durch die sich die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern enorm erhöht.

Frage 2: Wo liegen unsere Daten?

Die Daten werden bei einer cloudbasierten Lösung auf einem Server des Anbieters gespeichert. Somit besteht der hauptsächliche Unterschied zu den selbst gehosteten Daten, dass diese physikalisch an einem anderen Ort liegen. Dafür gehört es zu der Kernkompetenz des Anbieters, sichere Rechenzentren zu betreiben. Der Aufwand, den große Software-Firmen wie SAP hier betreiben, ist für den durchschnittlichen Mittelständler gar nicht zu stemmen, weder finanziell noch von der Manpower oder der Erfahrung. 
Dazu gehört auch die Spiegelung der Daten in ein weiteres Datencenter. Selbst bei extrem unwahrscheinlichen Szenarien höherer Gewalt gehen ihre Daten nicht verloren. Sie sichern sich also doppelt ab!
Informieren Sie sich am besten bei der Auswahl in Frage kommender Anbieter, wo diese ihre Rechenzentren betreiben. Prüfen Sie Ihre Betriebsvereinbarungen bezüglich der Datenspeicherung im Ausland. Sollte dies nicht erlaubt sein, achten Sie darauf, dass auch Backup-Datencenter innerhalb von Deutschland liegen.

 

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Frage 3: Wie sind die Daten genau gesichert?

Die Sicherheit für die Daten in der Cloud liegt vor allem in Ihren Händen. Grundsätzlich kann man von überall auf das System zugreifen, sobald man über eine Internetverbindung, Firmenkennung, einen Benutzernamen und ein Passwort verfügt. Das macht die Nutzung eines Cloudsystems flexibler als bei lokal im eigenen Netzwerk befindlichen Systemen. Zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen sind möglich und oftmals empfehlenswert. Sie können mit dem Betriebsrat zusammen entscheiden, ob Sie sich beispielsweise für ein Single-Sign-On über das Firmennetzwerk oder über eine Beschränkung des IP-Adressbereichs zusätzlich absichern.

Frage 4: Ist das System auf Deutsch verfügbar?

Ja, auch diese Frage wird häufig gestellt. Eine Cloud-Lösung auf Deutsch bringt Vor- und Nachteile mit sich. Wägen Sie ab, was für Sie am relevantesten ist. Im Standard werden die Systeme meist auf Englisch zur Verfügung gestellt. Die meisten Anbieter bieten ihre Systeme aber zusätzlich in einer sehr großen Sprachenvielfalt an. Überlegen Sie sich dennoch vorher, ob Sie weitere Sprachen im System einführen möchten und wie viele. Ist dies wirklich notwendig? Aufgrund zusätzlicher Konfigurationen ist eine Übersetzung immer mit höheren Kosten verbunden. Überprüfen Sie, ob Ihre Betriebsvereinbarungen klar definieren, dass ein System auf Deutsch abgebildet werden muss. Oder möglicherweise nur Arbeitsanweisungen oder entgeltrelevante Inhalte in deutscher Sprache zur Verfügung stehen müssen.
Unabhängig von der Notwendigkeit sollten Sie aber immer bedenken, dass die Einführung eines Systems in der lokalen Sprache die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern stark erhöhen kann. Ein System, das günstig ist, aber nicht akzeptiert und dadurch auch nicht genutzt wird, ist aufgrund des ausbleibenden Mehrwerts letztendlich teurer, als die Einführung weiterer Sprachen. Fragen Sie sich bei Ihrer Argumentation immer, was für die Mitarbeiter das beste wäre. Eine solche mitarbeiterfokussierte Sicht wird Ihren Betriebsrat mit Sicherheit überzeugen.

Überzeugungsarbeit statt Streitlust

Da Systemeinführungen voll mitbestimmungspflichtig sind, ist es wichtig, den Betriebsrat zu überzeugen. Streitgespräche und politische Arbeit sind nicht immer zielführend. Eine gute Überzeugungsstrategie ist dabei immer, den Nutzen und die Verbesserung für die Mitarbeiter in den Vordergrund zu rücken. Wer wird das System nutzen? Welchen Mehrwert bietet das neue System im Vergleich zum alten System? 

Überzeugungsarbeit sollte nicht nur mit PowerPoint-Folien geleistet werden. Denken Sie darüber nach, wie Sie eventuell auch mit anderen Medien überzeugen können. Beispielsweise besteht die Möglichkeit dem Betriebsrat Zugriff auf eine Demoversion des Systems zu geben. Hier kann die Mitarbeitervertretung das System selbst erleben und lernen damit umzugehen. Lassen Sie den Betriebsrat allerdings nicht alleine damit, schulen Sie ihn oder stellen Sie externe Anlaufstellen für Schulung und Rückfragen zur Verfügung.

Fazit

Ziel des Vorgehens soll es sein, lösungsorientiert in eine solche Präsentation zu gehen. Der Betriebsrat vertritt die Mitarbeiter. Gehen Sie daher mitarbeiterfokussiert an das Thema heran. Wie kann eine Cloud-Lösung Ihren Mitarbeitern zu Gute kommen? Finden Sie Argumente, die zeigen, dass das neue System Ihren Mitarbeitern das Leben erleichtert und wie einfach es zu bedienen ist. Wenn Sie eine Reihe solcher Argumente finden und anbringen, werden Sie merken, dass die Einführung einer Cloud-Lösung einfacher vom Betriebsrat genehmigt wird als gedacht.
Es gilt also: Vermeiden Sie Streit und Politik und überzeugen Sie – es spart Zeit und Nerven für alle Beteiligten!

 

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