Aufgeschlagener Terminplaner

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

So gelingt der Jahreswechsel in SAP HCM

Der Jahreswechsel in der Entgeltabrechnung kann stressig sein, muss aber nicht. Wie Sie sich vorbereiten und welche Rolle SAP Support-Packages dabei spielen.

Alle Jahre wieder – Jahreswechsel in der Entgeltabrechnung

Wer sich mit dem Thema Entgeltabrechnung beschäftigt, kommt zwangsläufig nicht um die Thematik des Jahreswechsels herum. Die Monate Dezember und Januar sind DIE heiße Phase in der Entgeltabrechnung. Denn dann gilt es, über alle neuen gesetzlichen Regelungen und Änderungen Kenntnis zu haben und sie entsprechend systemseitig abzubilden, damit die erste Abrechnung im neuen Jahr fehlerfrei und gesetzeskonform läuft. Klingt herausfordernd? Ist es auch. 

Heiße Phase Monatsabrechnung – langweilig wird es auch unterjährig nicht

Wobei … es wäre unfair, den Jahreswechsel als DIE heiße Phase zu bezeichnen. Es gibt tatsächlich jeden Monat zum Abrechnungsschluss eine heiße Phase in der Entgeltabrechnung. Denn sowohl jede unterjährige, gesetzliche als auch jede mitarbeiterindividuelle Änderung, wie z. B. eine Arbeitszeitänderung oder eine außertarifliche Gehaltsanpassung, müssen in die monatliche Abrechnung einfließen. 

Noch dazu ist die Abrechnung durch gesetzliche Deadlines getrieben, wie z. B. die Meldefrist in der Sozialversicherung. Der SV-Nachweis muss der Einzugsstelle beispielsweise spätestens am 2. Arbeitstag vor Fälligkeit der Beiträge vorliegen. Heißt: um 0.00 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages eines Monats. 

Abrechner haben also alle Hände voll zu tun und müssen eine Menge Dinge auf dem Schirm haben. 

Screenshot Flyer

Implementierungspaket

Meldeverfahren der Gehaltsabrechnung in SAP HCM

Prozessoptimierung durch Einsatz des Notification Tools

Heiße Phase Jahreswechsel – der besondere Termindruck

Die Besonderheit, die beim Jahreswechsel noch „on top“ kommt, ist, dass das Zeitfenster zwischen Bekanntgabe der letzten Gesetzesänderungen und der Umsetzung im Abrechnungssystem sehr eng ist. Für den anstehenden Jahreswechsel 2022/23 stehen Sie konkret vor folgender Herausforderung:

  • 16.12.2022: letzte Bundesratssitzung zur Verabschiedung der letzten Gesetzesänderungen
  • 23.12.2022: Abgabetermin für den Beitragsnachweis 2022
  • 25.01.2023: Abgabetermin für die ersten Beitragsnachweise im neuen Jahr

Für die Anpassung der Entgeltabrechnung bleiben Ihnen also nur ca. 3 Wochen Zeit, wenn man bedenkt, dass in den Zeitraum der Jahreswechselaktivitäten auch noch Weihnachten samt Urlaubszeit fällt!

Erfolgsfaktoren für den Jahreswechsel – frühzeitige Planung, ein zuverlässiges Abrechnungssystem & starke Partner

Unabhängig von den konkreten Änderungen ist eine frühzeitige Planung daher die halbe Miete für einen erfolgreichen Jahreswechsel. 

Wenn Sie das Personalabrechnungsmodul von SAP HCM im Einsatz haben, verfügen Sie schon mal über ein zuverlässiges System, das die Jahreswechselaktivitäten optimal unterstützt. 

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Das Zauberwort heißt „Support-Packages“, die direkt von SAP zur Verfügung gestellt werden. Hierbei handelt es sich um Updates, mit denen alle gesetzlichen Anforderungen und Korrekturen in das SAP HCM-System eingespielt werden. 

Werden in der Entgeltabrechnung also doch Däumchen gedreht? Nicht wirklich. Denn die Support-Packages werden, anders als z. B. von Apps bekannt, nicht automatisch aktualisiert, sondern müssen manuell vom SAP-Portal heruntergeladen und anschließend im HCM-System installiert werden. Dies bedarf einer guten inhaltlichen und zeitlichen Abstimmung zwischen allen Beteiligten, also:

  • der Entgeltabrechnung,
  • der IT bzw. SAP-Basis (intern oder extern), also denjenigen Personen, die für Technik, Datenbank, Software und Installation zuständig sind, und 
  • dem HCM-Berater, der sich kundenspezifisch um Customizing und Entwicklung kümmert. 

SAP Support-Packages – 3 Schritte zur effektiven Nutzung im HCM-System

Welche Vorbereitungen sind also konkret zu treffen, damit Sie die Support-Packages von SAP für den Jahreswechsel nutzen können?

1. Schritt
Damit IT bzw. SAP-Basis und HCM-Berater tätig werden können, ist ein konkretes Datum festzulegen, wann genau das Update eingespielt werden soll. Diesen Termin müssen Sie mit allen Beteiligten abstimmen und dabei Dinge wie Abwesenheiten, z. B. der angesprochene Weihnachtsurlaub, oder die Downtime des Systems – in dieser Zeit sind keine Fehlerkorrekturen möglich – berücksichtigen. 

2. Schritt
Die Support-Packages werden zum vereinbarten Zeitpunkt dann durch die IT bzw. SAP-Basis in das HCM-System eingespielt und im Anschluss durch den HCM-Berater kundenspezifisch nachbearbeitet.

3. Schritt
Anschließend überprüfen Sie im Rahmen von Funktions- und fachlichen Tests, ob die Anwendungen fehlerfrei laufen und die neuen gesetzlichen Vorgaben korrekt umgesetzt sind. Umfang, Dauer und Art dieser Tests sind mit Ihrem HCM-Berater abzustimmen. Bei besonderen Änderungen in den letzten Jahren waren das Themen wie Infektionsschutzgesetz, Betriebsrentenstärkungsgesetz und ELStAM wird Ihr HCM-Berater Sie zu einem besonders dedizierten Test auffordern und Sie entsprechend unterstützen. 

Denken Sie daran: Für all das ist entsprechend Zeit einzuplanen!

Das Gute: Die Veröffentlichungstermine von SAP, wann welche Updates ausgeliefert werden, sind jeweils für 2 Jahre im Voraus bekannt:

2022
08.12.2022: Systemtechnischer Jahreswechsel 2022/23     
19.12.2022: X-Mas Package (letzte Änderungen)

2023
07.12.2023: Systemtechnischer Jahreswechsel 2023/24
18.12.2023: X-Mas Package (letzte Änderungen)        

Somit haben Sie volle Transparenz und ausreichend Vorlauf, Ihre Jahreswechselaktivitäten einzutakten und den Termindruck, den der Jahreswechsel zweifelsohne mit sich bringt, zu entschärfen. 

Jahreswechselschulungen – kompaktes Wissen zur rechten Zeit

Um dem Jahreswechsel auch noch seinen letzten Schrecken zu nehmen, empfehlen wir Ihnen außerdem den Besuch einer SAP HCM-Jahreswechselschulung. In kompakter und übersichtlicher Form werden alle wichtigen gesetzlichen Änderungen zusammengefasst und ihre entsprechende Umsetzung im HCM-System veranschaulicht. Auch EMPLEOX bietet Anfang Januar entsprechende Seminare an. 

So bleiben keine Fragen mehr offen und Sie können dem Jahreswechsel zwar nicht Däumchen drehend, aber bestmöglich gelassen entgegenblicken. 

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Online-Event

5. bis 13. Januar 2023

Jahreswechselseminare 2022/23 in SAP ERP HCM

Neuerungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht in Ihrem SAP-System richtig umsetzen

Extra-Tipp zum Jahreswechsel 2022/23: eAU – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Mit welchen Änderungen der Gesetzgeber die Arbeitswelt zum 01.01.2023 überraschen wird, steht noch weitestgehend in den Sternen.

Was aber schon heute sicher ist: Die eAU, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt!

Über einen bewährten Prozess und Regelungen zum Umgang mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Papierform verfügen Sie sicher. Doch ist Ihr aktuelles Vorgehen auch kompatibel mit der eAU?

Unser Tipp: Stellen Sie Ihren AU-Prozess frühzeitig auf den Prüfstand, damit Sie sich über eine mögliche Anpassung nicht auch noch zeitgleich zum Jahreswechsel Gedanken machen müssen! Nutzen Sie die eAU als Startschuss, effektive Self-Services für Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen zu etablieren oder auszubauen!

Ist die Entgeltabrechnung immer noch zu komplex?

Die Entgeltabrechnung samt Jahreswechselthematik ist Ihnen trotzdem zu viel „Wickel“? Dann setzen Sie sich mit dem BPO-Team von EMPLEOX in Verbindung. Es entlastet Sie gerne und übernimmt die Entgeltabrechnung inklusive aller Folgeaktivitäten für Sie!

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