Das Infektionsschutzgesetz bringt 3G-Regelung an den Arbeitsplatz

Das Infektionsschutzgesetz ist seit dem 24.11.2021 in Kraft. Es gilt zunächst bis zum 19.03.2022 und kann um 3 Monate verlängert werden. Mit seinem Inkrafttreten ist die „epidemische Lage nationaler Tragweite“ in Deutschland für beendet erklärt.

Trotz Ende der epidemischen Lage gelten einige bisherige Arbeitsschutzregelungen weiterhin:

• Arbeitgeberseitiges Angebot von mindestens 2 Schnelltests pro Woche
• Betriebliches Hygienekonzept muss vorhanden sein
• Maskenpflicht im Betrieb, wo kein Mindestabstand möglich ist
• Kontaktreduzierung, z. B. Sperrung von Gemeinschaftsräumen
• Freistellung zur Nutzung von Impfangeboten

So weit, so gut. Nicht gerade kalter Kaffee, aber mittlerweile bekannt und vertraut.

Vertraut ist auch die Homeoffice-Pflicht, die das neue Infektionsschutzgesetz wieder eingeführt hat:

Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitenden ein Homeoffice-Angebot unterbreiten, welches diese annehmen müssen, wenn keine zwingenden betrieblichen oder andere Gründe dagegenstehen. Heißt im Umkehrschluss aber auch: Ist die Anwesenheit zwingend erforderlich, haben auch Ungeimpfte keinen Anspruch auf Homeoffice.

Ein Novum seit Beginn dieser Pandemie: die 3G-Regel am Arbeitsplatz.

Heißt konkret: Alle geimpften und genesenen Mitarbeitenden müssen einen Impf- oder Genesenennachweis mit sich führen, ungeimpfte und nicht-genesene eine aktuelle Bescheinigung über ein negatives Testergebnis. Die Nachweispflicht gilt auch für Mitarbeitende, für die eine Impfung aus medizinischen Gründen ausgeschlossen ist.

Heißt weiter: Ohne Nachweis kein Zutritt zum Arbeitsplatz, außer für den Fall, dass der Arbeitgeber Tests oder Impfungen anbietet, die die Mitarbeitenden wahrnehmen.

Wichtig: Die 3G-Regelung bezieht sich auf die betriebliche Arbeitsstätte. Das Homeoffice ist somit von den Nachweispflichten ausgenommen.

Mit der 3G-Regel ist eine Herkulesaufgabe für Unternehmen verbunden: Arbeitgeber müssen den 3G-Nachweis nämlich kontrollieren.

Bei geimpften und genesenen Mitarbeitenden ist die Kontrolle vergleichsweise überschaubar: Sie müssen nur einmal kontrolliert werden (inkl. Dokumentation; mehr dazu später). Tipp: Achten Sie bei Genesenen darauf, wann ihr Genesenenstatus ausläuft. Ist dies vor dem 19.03.2022 der Fall, muss der Genesenennachweis durch einen Impfnachweis oder tägliche Coronatests ersetzt werden.

Die Kontrolle der Testbescheinigungen droht hingegen zur Mammutaufgabe zu werden: Alle ungeimpften Mitarbeitenden haben nur Zutritt zur Arbeitsstätte, wenn sie täglich einen negativen Coronatest vorweisen können. Dieser ist vom Arbeitgeber ebenfalls täglich zu kontrollieren! D. h., Sie als Arbeitgeber müssen eine Art betriebliche Zutrittskontrolle im großen Stil etablieren, um die 3G-Nachweise vor Betreten der Arbeitsstätte zu überprüfen.

Doch damit nicht genug. Laut Infektionsschutzgesetz müssen Arbeitgeber die Nachweispflichten nicht nur kontrollieren, sondern auch dokumentieren!

Diese Dokumentationspflicht stellt neben der Kontrollpflicht die nächste große Herausforderung für Arbeitgeber dar. Denn: Die DSGVO lässt grüßen. Verstößt der Arbeitgeber bei der Datenverarbeitung gegen die Datenschutzgrundverordnung, drohen ihm empfindliche Bußgelder. Insbesondere gilt:

• Nach den bisher veröffentlichten Informationen vom 29.11.2021 dürfen aufgrund des Grundsatzes der Datensparsamkeit nur Vor- und Zuname sowie Gültigkeitsdauer des 3G-Nachweises erfasst werden.
• Die Daten müssen vor Zugriff Unbefugter (z.B. Kollegschaft) wirksam geschützt werden.
• Die erhobenen Daten sind spätestens nach sechs Monaten zu löschen.

So viel zur Theorie. Was bedeutet das nun für Sie in der Praxis?

Für die Kontroll- und Dokumentationspflicht sieht das Infektionsschutzgesetz ein paar Erleichterungen vor:

So kann die 3G-Nachweiskontrolle unter Beachtung des Datenschutzes auch an geeignete Dritte delegiert werden. Prüfen Sie, insbesondere bei hohem täglichem Aufkommen von Testnachweisen, ob Sie die Kontrolle outsourcen können. Aber Achtung: Sie als Arbeitgeber bleiben in letzter Instanz für den ganzen Prozess verantwortlich. Etablieren Sie alternativ, falls noch nicht geschehen, ein internes Präventionsteam oder eine Task Force, die sich speziell um die Kontrolle kümmert.
Prüfen Sie auch, wie sich ggf. der 3G-Nachweis bzw. die 3G-Erfassung technisch direkt mit einer Zutrittskontrolle verbinden lässt, damit sich beispielsweise beim Einlass vor den Werktoren keine Menschenansammlungen bilden.

Was die Dokumentationspflicht angeht, so sieht das Infektionsschutzgesetz explizit die Möglichkeit einer digitalen Datenspeicherung vor.

Holen Sie Ihre Datenschutzbeauftragten ins Boot, um alle Fragen rund um die Datenerhebung, -speicherung und -löschung DSGVO-konform zu beantworten.

Gegebenenfalls werden auch Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates berührt. Vorlaufzeit für Verhandlung einer Betriebsvereinbarung gibt es jedoch nicht, evtl. kann das Thema Datenverarbeitung in eine bereits vorhandene Betriebsvereinbarung integriert werden. Holen Sie dennoch den Betriebsrat an Ihre Seite. Sie sind verpflichtet, Ihre Belegschaft über die geltenden betrieblichen Zugangsregelungen zu informieren. Führen Sie diese Kommunikation im Schulterschluss mit Ihrem Betriebsrat.

Eine digitale Datenspeicherung der 3G-Nachweise birgt ungemeine Erleichterungen für Arbeitgeber und HR. Wohl denen also, die bereits in die Digitalisierung ihres Personalmanagements investiert haben!

Nutzer von SAP HCM können direkt im HCM den Status ihrer Mitarbeitenden erfassen und über einen flexiblen Auswertungsreport von EMPLEOX analysieren.

Wahlweise ist auch eine Erfassung über die EMPLEOX-App möglich. Hier können Mitarbeitende ihren jeweiligen 3G-Nachweis eigenständig im System per Self Service hochladen und ihrem Arbeitgeber so zu Dokumentationszwecken zur Verfügung stellen – ohne Papierkram und ohne Bürokratie- und Administrationschaos.

Für Nutzende von SAP SuccessFactors Employee Central wird eine Erfassungs- und Auswertungsmöglichkeit im Standard zu Verfügung gestellt. Diese kann von unseren EMPLEOX-BeraterInnen schnell und einfach an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. 

Auch wenn das Infektionsschutzgesetz an vielen Stellen für Arbeitgeber Rechtssicherheit geschaffen hat, sind Ende 2021 viele Details noch ungeklärt.
Sprechen Sie mit Ihren SAP HCM-BeraterInnen, welche technische und digitale Unterstützung SAP HCM für die anstehenden, komplexen Aufgaben in puncto 3G- und Zugangskontrollen sowie Datenverarbeitung und -speicherung liefern kann.

Fakt ist: Es bleibt bei einer gemeinsamen Kraftanstrengung von Arbeitgebern und Mitarbeitenden, die Corona-Pandemie endlich unter Kontrolle zu bekommen. Packen Sie’s an und machen Sie das Beste aus der Situation!