Mann mit Bart und Brille an Schreibtisch arbeitet an Laptop

Zeit ist Geld

5 Gründe für eine gesetzeskonforme Zeiterfassung

Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen ein wichtiger Teil des Wertschöpfungsprozesses. Umso wichtiger, hier gesetzeskonform zu sein.

Der Europäische Gerichtshof hatte am 14. Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber nicht nur Überstunden, sondern auch die regelmäßige Arbeitszeit der Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Dieses Urteil hat zwar keine sofortige Gesetzeswirkung in den Mitgliedsstaaten, allerdings stützt der Europäische Gerichtshof seine Entscheidung mit auf einen Passus der Europäischen Grundrechtecharta (Art. 31 Abs. 2), welcher besagt: »Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit, auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten sowie auf bezahlten Jahresurlaub.«

Insbesondere bei Dienstleistungsunternehmen hat die Arbeitszeiterfassung einen großen Stellenwert, denn die Wertschöpfung eines Dienstleisters erfolgt durch die Erbringung von Arbeitszeit. Die Zeiterfassung ist daher das Herzstück des Wertschöpfungsprozesses.

Die Zeiterfassung ist auch das Herzstück des Wertschöpfungsprozesses

Dienstleister haben ihre Abläufe rund um ihren zentralen Kernprozess (Lead to cash) in aller Regel so wenig digitalisiert und automatisiert wie kaum eine andere Branche. Dadurch verschenken sie wertvolle Produktivität und haben gleichzeitig hohe Prozesskosten bei der Weiterverarbeitung der erfassten Zeiten und Leistungen. Oftmals erfassen die Mitarbeiter ihre Zeiten, Leistungen und Spesen auf einem Blatt Papier, welches sie wöchentlich bei der Buchhaltung abgeben. Besonders im Außendienst kommt das immer noch häufiger vor, als man in Zeiten der digitalen Transformation denkt.

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Die Erfassung von Zeiten und Leistungen sowie sämtliche damit in Verbindung stehenden Folgeprozesse sind für die Mitarbeitenden ein notwendiges Übel, aus der Sicht des Unternehmens jedoch die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Abwicklung Ihres Geschäftsmodells. Die erfassten Zeiten dienen dabei der Aufzeichnung der «Präsenz» des Mitarbeiters und führen durch die Überführung in die Personalzeitwirtschaft zur korrekten Saldenbildung der verschiedenen Zeitarten (Arbeitszeit, Überstunden, etc.) und des korrekten Urlaubsanspruchs. Die erfassten Leistungen hingegen sind die Grundlage für das Controlling und führen zu einer korrekten Kostenverteilung im Unternehmen. Zudem sind die erfassten Leistungen die Basis für die Rechnungsstellung an die Kunden.

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Erfahren Sie hier fünf wichtige Gründe, warum eine systematische Erfassung von Zeiten und Leistungen nicht nur aus gesetzlichen Gründen, sondern generell für Dienstleistungsunternehmen von existentieller Bedeutung ist.

1. Grund: Gesetzliche Bestimmungen

Mit der neuen Rechtsprechung wird der Arbeitgeber verpflichtet, eine Dokumentation über die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu führen. Das Arbeitszeitgesetz verfolgt dabei als wesentliches Ziel den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer. Zum jetzigen Zeitpunkt sind weder die Lage der Arbeitszeit (also deren Beginn und Ende) noch die Lage und Dauer der Ruhepausen (§ 4 ArbZG) und die Ruhezeit (§ 5 ArbZG) aufzeichnungspflichtig. Eine Anpassung dieser Aufzeichnungspflicht mit der Umsetzung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes ist zu erwarten.

2. Grund: Ressourcenplanung

Was «Ladenhüter» für den Handel sind, sind nicht ausgelastete Mitarbeiter für den Dienstleister. Somit gehört eine optimale Auslastung der Mitarbeiter zu den wichtigsten und zugleich auch schwierigsten Aufgaben des Managements in Dienstleistungsunternehmen. Es ist von größter Wichtigkeit, dass Sie frühzeitig erkennen, wenn der sich abzeichnende Bedarf nicht durch die vorhandenen Ressourcen abgedeckt werden kann. Eine umfassende und aktuelle Zeiterfassung ist die Basis für eine verlässliche Planung der Ressourcen für die Zukunft.

3. Grund: Verminderung von administrativem Aufwand

Die Erfahrungen haben gezeigt, dass klassische Fertigungsunternehmen, welche nicht sämtliche Prozess-Evolutionsschritte der Vergangenheit mitgemacht haben (JIT, KANBAN, KAIZEN, etc.), mittelfristig nicht wettbewerbsfähig geblieben wären. Dienstleistungsunternehmen sind hingegen sehr oft noch eine «letzte Bastion der Handarbeit». Bei diesen Unternehmen laufen immer noch sehr viele ihrer wertschöpfenden Kernprozesse unstrukturiert und mit hohem manuellem Aufwand ab. Dieser Aufwand (späte/fehlerhafte Erfassungen, Mehrfacherfassung, Korrekturen, etc.) kann drastisch reduziert und die dabei freiwerdende Kapazität wertbringend eingesetzt werden.

4. Grund: Projektcontrolling und Rentabilität

Bei einer täglichen Zeiterfassung in Echtzeit ist das Projektcontrolling jederzeit aktuell: Sie müssen sich nicht mehr auf Ihr Bauchgefühl verlassen, sondern sehen auf einen Blick, welche Arbeiten bereits geleistet wurden oder noch offen sind und können so auch verlässliche und frühzeitige Maßnahmen bei auftretenden Abweichungen durchführen.

5. Grund: Belastbare und schnelle Weiterverarbeitung

Jeder kennt das Problem: nach einem langen und stressigen Tag müsste am Abend eigentlich noch die geleistete Arbeit erfasst werden, das wird aber nur allzu oft auf den nächsten Tag oder das Ende der Woche verschoben. Um dem Kunden die erbrachten Leistungen sauber und belastbar aufzeigen zu können, sollte die Leistungserfassung aber zeitnah erfolgen - im Optimalfall am Ende des Arbeitstages. Nur dann deckt sich die Erfassung korrekt mit der effektiven Leistung und führt zu einem seriösen Arbeitsrapport gegenüber dem Kunden.

Mit dem Einsatz einer intuitiven, schnellen und komfortablen Erfassungslösung, kann die Zeit von der Leistungserbringung bis zur Bezahlung des Kunden erheblich gesenkt werden. Die Qualität der Arbeitsrapporte steigt dadurch und die Zahl der Reklamationen sinkt drastisch.

Erfassung mit SAP

Um eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter für eine notwendigen Erfassungslösung zu erhalten, muss eine solche Lösung hinsichtlich Einfachheit, Schnelligkeit, Mobilität und Fehlerresistenz konsequent perfektioniert sein. SAP bietet inzwischen verschiedene Möglichkeiten im Standard an, - bewährt hat sich jedoch eine hinsichtlich Usability und Performance optimierte und auf Dienstleistungsunternehmen angepasste Lösung: ProTime der Schweizer Firma Process Partner AG wurde exakt auf diese Anforderungen ausgerichtet und bietet ein intuitives und selbsterklärendes Frontend, das sowohl als komfortabler WebClient als auch über ein modernes UI5-Frontend (Fiori Applikation) zur Verfügung steht. Die Erfassungsprozesse zeichnen sich dabei durch Einfachheit, Effizienz und Schnelligkeit aus, die durch punktgenaue Eingabeprüfungen unterstützt werden. Alle Daten werden nur einmal erfasst und stehen für sämtliche benötigten Folgefunktionen konsistent zur Verfügung.

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ProTime ermöglicht dem Mitarbeiter eine vollintegrierte Erfassung von Zeiten und Leistungen, den Abruf von Reports und Zusatzinformationen wie Zeitsalden und Urlaubstage oder auch das Setzen der globalen Erfassungssperre am Ende des Monats.

SAP ProTime

Zeiterfassung mit SAP leicht gemacht mit unserer Lösung ProTime

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