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Wahl heißt nicht gleich Qual

Zeitwirtschaft mit SAP SuccessFactors oder SAP HCM?

Gute Nachrichten: Effiziente Arbeitszeiterfassung ist sowohl mit SAP HCM als auch mit SAP SuccessFactors möglich. Doch welche Lösung ist am besten geeignet?

Wenn Sie überlegen, ein Zeitwirtschaftssystem einzusetzen, dann machen Sie das nicht aus „Jux und Tollerei“, sondern für eine korrekte und gesetzeskonforme Zeiterfassung und -abrechnung. Der Weg zum optimalen Zeitwirtschaftssystem hängt dabei von einer ganzen Reihe von Faktoren ab: von Ihrem Unternehmen, Ihren Rahmenbedingungen und Ihren Bedürfnissen. Was also tun?

Zwei Dinge sollten klar sein. Erstens: Die Ära einer papier- oder excelbasierten, manuellen Erfassung, Kontrolle und Dokumentation von An- und Abwesenheitszeiten ist vorbei – zumindest für die Unternehmen, die auch in Zukunft wettbewerbsfähig sein wollen. Zweitens: Rechtliche Anforderungen an die Zeiterfassung, wie durch die höchsten Gerichte begründet, verleihen den Themen Zeitwirtschaft und Arbeitszeiterfassung Nachdruck und aktuelle Relevanz, etwaige Vertrauensarbeitszeit hin oder her. Unternehmen sind daher gut beraten, sich auf die Rechtslage mit einem effizienten Zeitwirtschaftssystem vorzubereiten.

Für Unternehmen, die grundsätzlich auf SAP setzen, stellt sich beim Thema Zeitwirtschaft seit einiger Zeit eine spannende Frage. Denn entgegen teilweise verbreitetem Glauben gibt es tatsächlich zwei (!) durchaus leistungsfähige Lösungen im SAP-Portfolio: einerseits die allseits bekannte Zeitwirtschaft aus dem klassischen On-Premise-System SAP HCM (Modul PT = Personnel Time), zum anderen die deutlich jüngere, in den letzten Jahren aber stark weiterentwickelte SAP SuccessFactors-Komponente „Time Management“.

Für welche Alternative sollen sich Unternehmen also entscheiden?

Wir geben Ihnen eine Orientierungshilfe und schicken die gute Nachricht vorweg: Es hängt vor allem von Ihnen ab, Ihren Präferenzen und Ihren Bedarfen, welche Lösung wir empfehlen würden. Lassen Sie uns die beiden Optionen mal etwas näher beleuchten.

Kurz & knapp: SAP HCM Zeitwirtschaft

Hierbei handelt es sich um die bewährte On-Premise-Lösung von SAP, die seit Jahrzehnten Zeitwirtschaftsprozesse bei Kunden weltweit abbildet. Die Zeitwirtschaft ist neben der Personaladministration und der Entgeltabrechnung fester Bestandteil des SAP HCM-Moduls. Als vollintegriertes System gibt es somit keine separaten, externen Schnittstellen, keine fehleranfälligen Systembrüche. Jedes der drei Teilmodule kann auf alle integrierten Daten zugreifen.

SAP HCM Zeitwirtschaft eignet sich vor allem für komplexe Anforderungen, wie sie beispielsweise in produzierenden Betrieben vorkommen: (rollierende) Schichtpläne und verschiedene Schichtzeiten, wie Spät- oder Nachtschicht, mit verschiedenen, daran gekoppelten Lohnzuschlägen. Auch speziellen Anforderungen durch Tarifverträge kann entsprechend Rechnung getragen werden.

Durch die Verknüpfung mit der SAP HCM Entgeltabrechnung ist auch die korrekte Abrechnung der erfassten Arbeitszeiten jederzeit garantiert. Manuelle Übertragungen gibt es nicht.

Kurz & knapp: SAP SuccessFactors Time Management

Hierbei handelt es sich um die zukunftsorientierte Zeitwirtschaftslösung von SAP. Basis ist das Modul SAP SuccessFactors Employee Central; Time Management ist hierin integriert. Da aktuell für die Cloud noch keine native Payroll-Lösung existiert (die Employee Central Payroll ist technisch gesehen ein gehostetes SAP HCM-System), wird der Datentransfer in die Entgeltabrechnung über eine Schnittstelle realisiert.

SAP SuccessFactors Time Management ist insofern dennoch die zukunftsorientiertere Lösung, da es mit anwenderfreundlichen Benutzeroberflächen aufwartet und einen Datenzugriff auch von mobilen Endgeräten ermöglicht. D. h. Ein- und Ausstempeln, Beantragung und Genehmigung von Abwesenheitszeiten, Auswertung von Urlaubsansprüchen etc. – all das ist von überall möglich und entlastet die Personalabteilung, denn durch die Self-Services wird verstärkt an die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und Führungskräfte appelliert. Ein großer Vorteil – vor allem in Zeiten von Homeoffice und Remote Work.

SAP SuccessFactors Time Management wird stetig weiterentwickelt und bietet daher immer wieder Neuheiten und zusätzliche Funktionen.

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Was Sie sich vor Einführung einer SAP Zeitwirtschaft fragen sollten

Zeitwirtschaftsprozesse werden von Unternehmen sehr individuell gelebt und sind abhängig von Größe, Branche und Tätigkeitsschwerpunkt sowie von gesetzlichen Bestimmungen, individuellen Betriebsvereinbarungen und/oder Tarifverträgen. Daher muss auch das Zeitwirtschaftssystem genau zu Ihren Anforderungen und Bedürfnissen passen. Eine pauschale Antwort auf die Frage, ob für Ihr Unternehmen SAP SuccessFactors Time Management oder SAP HCM Zeitwirtschaft die bessere Wahl ist, ist somit nicht möglich.

Um aber einer Entscheidung näher zu kommen, sollten Sie sich mit den folgenden Fragestellungen auseinandersetzen:

 

1. Wie sieht Ihre aktuelle Systemlandschaft aus?

Haben Sie bereits SuccessFactors Employee Central im Einsatz, bietet es sich an, nach Möglichkeit auch die Zeitwirtschaft in SAP SuccessFactors zu realisieren.

Setzt Ihr Unternehmen schon lange auf ein bestehendes SAP HCM-System mit verschiedenen Komponenten, ist die Voraussetzung für eine Zeitwirtschaft in SAP SuccessFactors Time Management nicht gegeben und SAP HCM Zeitwirtschaft wird für Sie der richtige Weg sein.

Stehen Sie vor der Herausforderung, eine komplette Systemumstellung oder -einführung für Ihre HCM-Komponenten durchführen zu wollen, kommt für Sie wiederum eher SAP SuccessFactors Time Management in Betracht, da SAP SuccessFactors als Basis einfach die zukunftstauglichere Lösung ist.

2. Wie genau sehen Ihre Anforderungen an Ihre Zeitwirtschaft aus?

Stichwort: Zeitnachweis

SAP SuccessFactors Time Management setzt für Zeitnachweise ganz modern auf die Nutzung der App oder der Live-Ansicht im Browser. Erfasste Zeiten oder Zeitsalden (z. B. Gleitzeitkonto) können so jederzeit und von überall problemlos eingesehen werden. Sollten Sie jedoch noch auf den althergebrachten (Papier-) Zeitnachweis setzen, also ein gelayoutetes, für den Ausdruck vorgesehenes Dokument, kommt SAP SuccessFactors Time Management aktuell für Sie nicht in Frage. Es ist eben voll auf digitalisierte Abläufe fokussiert.

Ein solcher Zeitnachweis, der für die Mitarbeitenden ausgedruckt, per E-Mail oder über ein Online-Portal bereitgestellt werden kann, steht Ihnen dafür in der klassischen SAP HCM Zeitwirtschaft zur Verfügung.

Ob Sie Ihre Zukunftsentscheidungen von dieser Anforderung abhängig machen wollen oder es nicht auch eine Option wäre, Mitarbeitende an digitale Formate zu gewöhnen, müssen Sie für sich entscheiden.

Stichwort: Mehrarbeit

Ein anderer Knackpunkt könnte sein, wenn Sie sehr kleinteilige und komplexe Freigabeprozesse für Mehrarbeiten verwenden. Denn die Genehmigung von Mehrarbeit (Anwesenheitskontingente) ist bei SAP SuccessFactors Time Management im Vergleich zu SAP HCM Zeitwirtschaft ein Stück weit limitierter.

Beispiel: Angenommen, ein Mitarbeiter hat eine planmäßige Arbeitszeit von 8-17 Uhr, arbeitet allerdings von 7-18 Uhr. Die Arbeitszeit außerhalb der geplanten Soll-Arbeitszeit ist genehmigungspflichtig.

Mit SAP HCM Zeitwirtschaft kann diese Mehrarbeit zeitgenau genehmigt werden. Das heißt, es kann z. B. nur die Zeit von 17-18 Uhr oder von 7-8 Uhr oder auch nur eine halbe Stunde genehmigt werden. Die Genehmigung kann auch im Voraus erfolgen. In diesem Fall würde z. B. ein Zeitsachbearbeiter 20 Stunden Mehrarbeit für einen bestimmten Zeitraum (z. B. einen Monat) vorab genehmigen. Leistet der Mitarbeiter dann nur 15 Stunden Mehrarbeit in dem genehmigten Zeitraum, so ist die gesamte Zeit genehmigt. Leistet er mehr als 20 Stunden, so sind dennoch zunächst nur 20 Stunden genehmigt. Das ist wichtig, da Mehrarbeit genehmigungspflichtig sein kann, beantragt und z. B. vom Betriebsrat genehmigt werden muss.

Bei SAP SuccessFactors Time Management gibt es a) keine Genehmigung, die vorab erfolgen kann, und b) keine Möglichkeit, Mehrarbeit zeitgenau zu genehmigen. Das heißt, die Zeit muss erst erfasst werden und kann dann nur im Gesamten genehmigt werden. Im obigen Beispiel wäre dies 7-18 Uhr, wobei die Zeit von 7-8 und 17-18 Uhr Mehrarbeit darstellen würde.

Stichwort: Schichtarbeit & dynamische Tagesarbeitszeitplanzuordnung

Ein weiterer Unterschied besteht, wenn in Ihrem Unternehmen im Schichtdienst gearbeitet wird. Bei der „dynamischen Tagesarbeitszeitplanzuordnung“ wird ein Tagesarbeitszeitplan anhand der Arbeitszeit zugeordnet. Der richtige Tagesarbeitszeitplan ist für die korrekte Berechnung der Arbeitszeit oder von Zuschlägen wichtig. Gerade bei Mitarbeitenden, die im Schichtbetrieb arbeiten, kann es vorkommen, dass diese abweichend von ihrer geplanten Arbeitszeit arbeiten.

Typisches Beispiel: Ein Mitarbeitender ist für die Spätschicht geplant, kommt aber zur Frühschicht, weil ein Kollege krank ist.

SAP HCM Zeitwirtschaft stellt anhand der Stempelzeiten fest, dass der Mitarbeiter zur Frühschicht erschienen ist und ordnet den Frühschicht-Tagesarbeitszeitplan automatisch (dynamisch) zu. Für dieses Anwendungsszenario hat SAP HCM klare Stärken.

Bei SAP SuccessFactors Time Management gibt es aktuell keine dynamische Zuordnung der Tagesarbeitszeitpläne und somit auch keine Automatik. Die Zuordnung kann manuell erfolgen, was aber aufgrund der auftretenden Häufigkeit in Schichtbetrieben nicht praktikabel ist. Dies kann sich bei der hohen Entwicklungsgeschwindigkeit für die Lösung natürlich jederzeit ändern, weshalb Aussagen zu SAP SuccessFactors hier immer als „Stand: heute“ betrachtet werden müssen.

Stichwort: Remote Work

Für SAP SuccessFactors Time Management ist wie bereits erwähnt die Möglichkeit, Arbeiten orts- und geräteunabhängig auszuführen, Standard. Wenn bei Ihnen also viel im Homeoffice gearbeitet wird, Sie allgemein eine sehr, sagen wir mal, „bewegliche“ Belegschaft haben, die viel unterwegs ist, zwischen Standorten wechselt etc., ist die Cloud-Lösung hier klar im Vorteil.

Basis von SAP HCM Zeitwirtschaft ist hingegen in der Regel eine physische Stempeluhr vor Ort im Unternehmen. Da es im Standard keine Self-Services gibt, tragen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten auch nirgends ein. Damit dennoch Zeiten online erfasst werden können, sind Anwendungen von Drittanbietern einzubeziehen, wie beispielsweise die Fiori-Stempel-App von EMPLEOX.

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Fazit

Wenn Sie die Einführung einer digitalen Zeitwirtschaft planen und dabei SAP im Fokus haben, treffen Sie die Entscheidung nicht überstürzt. Schauen Sie zunächst auf Ihre Anforderungen: Was erwarten Sie jetzt und in Zukunft von dem System, welche Themen und Prozesse sind für Sie auf jeden Fall obligatorisch abzubilden, welche sind lediglich „nice to have“? Seien Sie aber visionär. Vielleicht reicht das, was Sie jetzt brauchen, in Zukunft nicht mehr aus, um wettbewerbsfähige Personalarbeit zu betreiben. Und umgekehrt sind vielleicht manche Prozesse, die Sie heute noch leben, eigentlich längst reif für die Rente?

Es ist überhaupt nicht despektierlich gemeint, aber das Thema Zeitwirtschaft ist so etwas wie das Brot-und-Butter-Geschäft Ihrer Personalabteilung und sollte möglichst automatisiert und ohne Reibungsverluste laufen.

Machen Sie daher keine faulen Kompromisse, wenn Sie die Einführung einer digitalen Zeitwirtschaft planen. Die vorangegangenen Ausführungen sind dabei als Beispiele, als erste Orientierung für die Auswahl zu sehen. Wir empfehlen aber unbedingt, sich bei der Entscheidungsfindung und der Software-Implementierung von einer erfahrenen SAP-Beratung, wie z. B. den Expertinnen und Experten von EMPLEOX, unterstützen zu lassen. Denn speziell die Fähigkeiten von SAP SuccessFactors Time Management entwickeln sich stetig in hohem Tempo weiter, und viele im Markt verbreiteten Informationen sind längst überholt. Pauschale Aussagen wie „Richtige Zeitwirtschaft geht nur mit ...“ sollten Sie ohnehin nicht glauben. Die Praxis ist komplexer und vielschichtiger!

Externer Link:

Arbeitszeiterfassung mit SAP

Mehr zu Zeitwirtschaft mit SAP HCM und SAP SuccessFactors auf der Website von EMPLEOX

Denn was genau problemlos mit SAP SuccessFactors Time Management umsetzbar ist, verändert sich auch mit jedem neuen Release. Und wie relevant eine bestimmte Anforderung am Ende wirklich ist, sollte gut überlegt sein. Denn für Sonderfälle, die vielleicht ein- oder zweimal im Jahr auftreten, braucht man auch nicht auf andere eventuelle Vorteile zu verzichten. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, wir finden die optimale Lösung für Sie!

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