Auslandsentsendungen und ihre Stolpersteine

Kennen Sie den? Sagt der Geschäftsführer zur Personalreferentin: „Übrigens, wir schicken den Meier ab Januar für zwei Jahre zu unserer Tochtergesellschaft nach China. Bitte geben Sie ihm für die Zeit einen monatlichen Zuschuss von 500 Euro. Dafür besorgt er sich selbst eine Wohnung. Sie müssen sich um nichts weiter kümmern.“

Ach, nicht lustig? Haben Sie das so oder so ähnlich schon erlebt? Traurig, aber wahr: Viele Geschäftsführer unterschätzen Entsendungen nach wie vor. Kann man so machen, ist dann halt – milde ausgedrückt – suboptimal.

Denn wenn Nachrichten wie die folgenden in der Personalabteilung eintreffen, ist die Aufregung groß:

• Kollege Meier hatte einen Arbeitsunfall und die deutsche Berufsgenossenschaft kommt nicht für die im Ausland entstandenen Krankheitskosten auf.
• Die mitausgereiste Ehefrau ist schwanger und soll Vorsorgeuntersuchungen und eine Krankenhausentbindung nach europäischem Standard aus eigener Kasse zahlen.
• Für die letzten 9 Monate ist Lohnsteuer an den ausländischen Fiskus nachzuzahlen, obwohl sie für den gleichen Zeitraum schon in Deutschland abgeführt wurde.
• Herr Meier ist unter Androhung einer Freiheitsstrafe aufgefordert worden, das Einsatzland umgehend zu verlassen, weil er keine gültige Arbeitsgenehmigung hat.

Um solche oder ähnliche Hiobsbotschaften zu vermeiden, tun Sie gut daran, sich im Vorfeld mit den Besonderheiten und Stolpersteinen eines International Assignment – also einer längerfristigen, aber dennoch zeitlich befristeten Auslandsentsendung zwischen international verbundenen Unternehmen – auseinanderzusetzen.

Denn grundsätzlich sind solche Möglichkeiten eine tolle Sache. Fürs Unternehmen, für den Mitarbeitenden im Sinne der Weiterbildung, und damit letztlich auch für die eigene Arbeitgebermarke. Im Folgenden sind die wichtigsten aufgeführt.

Werden Mitarbeitende zwischen verbundenen Unternehmen entsandt, kommt der Verrechnungspreisthematik besondere Bedeutung zu. Klären Sie daher im Entsendeprozess zunächst eine Grundsatzfrage: Wer trägt die mit der Entsendung verbundenen Kosten (z. B. Gehalt, Gehaltsnebenkosten, sonstige Benefits etc.)? Denn davon hängt eine Reihe weiterer Fragen ab.

Leider hält sich die Annahme, dass es Verhandlungssache oder freie Entscheidung des Unternehmens sei, ob die entsendende Gesellschaft im Heimatland oder die aufnehmende Gesellschaft im Ausland die Kosten trägt. Genauso hält sich die Annahme, dass dieses „Detail“ auch zu einem späteren Zeitpunkt geklärt werden könne.

Tatsächlich gibt es für die Kostentragung Spielregeln, den sog. Fremdvergleichsgrundsatz (engl. arm’s length principle = ALP). Er besagt, dass die Gesellschaft die Kosten zu tragen hat, die Interesse an der Entsendung hat und für die ein Nutzen entsteht. Damit soll einer steuerlich motivierten Gewinnverlagerung ins Ausland vorgebeugt werden.
Dient der Auslandseinsatz also beispielsweise einzig und allein Aus- und Fortbildungszwecken des entsandten Personals, liegt das Interesse beim entsendenden Unternehmen, welches daher auch die Kosten zu tragen hat. Wird jedoch vor allem Know-how ins Ausland transferiert oder leisten die Mitarbeitenden Unterstützung beim Aufbau einer Produktionslinie, liegen Interesse und Kosten bei der Auslandsgesellschaft. In der Praxis ist es tatsächlich häufiger der Fall, dass die aufnehmende Stelle die Kosten zu tragen hat.

Dokumentieren Sie die Interessenlage schriftlich. Kann das entsendende Unternehmen dem deutschen Fiskus keinen geeigneten Nachweis erbringen, kann ein entsprechender Betriebsausgabenabzug versagt bleiben.

Das Kostenthema ist primär zu klären, denn es ist zusammen mit der Entsendedauer maßgeblich für die steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Bewertung.

Verbleiben die Entsendungskosten im Heimatland, gilt der deutsche Arbeitsvertrag in der Regel weiter und wird durch einen Entsendevertrag ergänzt. Andersherum wird der deutsche Arbeitsvertrag meist ruhend gestellt und ein lokaler geschlossen, bei dem zum Beispiel länderspezifische Arbeitsrechtsthemen zu beachten sind.

Zu den vertraglichen Aspekten gehört auch die Festlegung des Vergütungspaketes. In einigen Ländern gibt es spezielle Tax Regimes (z. B. Niederlande) mit verschiedenen Steuervergünstigungen oder speziellen Steuersätzen für Expatriates. In diesen Fällen haben die Mitarbeitenden ein höheres Nettogehalt zur Verfügung.
In anderen Ländern wiederum sind die Lebenshaltungskosten höher als in Deutschland, so dass oftmals ein Kaufkraftausgleich (sog. Cost-of-Living Allowance) in das Gehalt einberechnet wird.

Nur selten bleibt es in der Praxis also bei pauschalen Gehaltszuschüssen wie im eingangs erwähnten Beispiel.

Mit den wichtigsten Ländern bestehen Abkommen, um eine doppelte Besteuerung von Mitarbeitenden im Heimat- und Einsatzland zu verhindern. Demnach steht das Besteuerungsrecht der Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit grundsätzlich erstmal dem Tätigkeitsstaat zu.
Es kann eine Ausnahme geben, die aber in der Praxis bei verbundenen Unternehmen seltener als oft angenommen eintritt, wenn die sogenannte 183-Tage-Regelung zur Anwendung kommt. Sie besagt, dass Mitarbeitende weiterhin in Deutschland steuerpflichtig bleiben, wenn sie weniger als 183 Tage im Tätigkeitsstaat arbeiten UND die oben erwähnte Kostenübernahmeprüfung ergeben hat, dass die Kosten im Heimatland bleiben.

Bei der Berechnung der 183 Tage ist ferner zu prüfen, ob das Doppelbesteuerungsabkommen

• auf das Kalenderjahr, Steuerjahr oder einen beliebigen 12-Monatszeitraum
• auf Anwesenheitstage oder Arbeitstage etc.

abstellt.

Fazit: Wer prüft, bevor er wen entsendet, hat Strafen von sich abgewendet.

In der Sozialversicherung herrscht das sog. Territorialprinzip: Mitarbeitende sind dort sozialversicherungspflichtig, wo sie ihre Beschäftigung ausüben. Aber auch hier gibt es Ausnahmen und diverse Möglichkeiten, Expatriates in der deutschen Sozialversicherung zu halten. Es ist zu unterscheiden, ob die Entsendung

• in das europäische Ausland
• in ein Land mit bestehendem Sozialversicherungsabkommen (z. B. China, USA etc.) oder
• in das vertragslose Ausland ohne bilaterales Abkommen (z. B. Russland)

erfolgt.

Nach deutschem Sozialversicherungsrecht unterliegen die betroffenen Personen grundsätzlich in allen Zweigen der deutschen Sozialversicherung, wenn die Kosten der Entsendung rechtmäßig in Deutschland bleiben und auch alle weiteren Voraussetzungen gegeben sind. Über- und zwischenstaatliches Recht ist allerdings vorrangig zu beachten. 

Die umfassendsten Möglichkeiten für einen Verbleib bestehen generell innerhalb der EU/EWG gemäß EG-Verordnung. Die sog. A1-Bescheinigung spielt hier eine wesentliche Rolle. Es gibt zwar zeitliche Grenzen, dafür spielt die Kostentragung keine Rolle.

Bei einer Entsendung in ein Land mit Sozialversicherungsabkommen und dortiger Kostentragung ist Folgendes zu beachten: In den vom Abkommen erfassten Bereichen ist eine Weiterversicherung möglich (ohne dass gleichzeitig eine Versicherungspflicht im Ausland entsteht). Aber: Das Sozialversicherungsabkommen etwa mit den USA erstreckt sich nur auf die Rentenversicherung, das mit China auf Renten- und Arbeitslosenversicherung etc. Und weil es noch nicht kompliziert genug ist: Die Abkommen sehen zeitliche Grenzen vor (z. B. China max. 48, USA 60 Monate). Alles darüber hinaus ist eine Ermessensentscheidung der Behörden. Bei den nicht vom Abkommen erfassten Zweigen entsteht so in aller Regel Versicherungspflicht im Ausland. Heißt: In Deutschland ist lediglich eine freiwillige Weiterversicherung möglich (z. B. Antragspflichtversicherung, freiwillige Renten- und Arbeitslosenversicherung). In der Krankenversicherung empfiehlt sich eine Anwartschaftsversicherung, um später einen Anspruch auf Wiederaufnahme zu haben.

Im vertragslosen Ausland kann eine doppelte Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen nicht ausgeschlossen werden. Trägt zudem das Ausland die Entsendekosten, besteht in Deutschland lediglich die Möglichkeit freiwilliger Versicherungen und Anwartschaften.

Es gilt also, die Sozialversicherungssituation des zu entsendenden Personals im Vorfeld genauestens zu prüfen. Unabhängig von der Frage, ob die Mitarbeitenden in deutschen Sozialversicherungen bleiben können, kann es immer auch lokale Regelungen geben, die etwa bestimmte Versicherungspflichten oder zu zahlende Beiträge festlegen. Dies sollten Sie daher unbedingt prüfen.

Wird eine SV-Verbeitragung oder -meldung im Ausland unterlassen, kann es zu Nachzahlungen oder Ordnungsstrafen kommen. Hätten Sozialversicherungsbeiträge im Ausland gezahlt werden müssen, helfen stattdessen in Deutschland geleistete Zahlungen übrigens auch nicht weiter. Denn: Im Leistungsfall besteht in aller Regel kein Versicherungsschutz.

In der EU/EWG gilt zwar Arbeitnehmerfreizügigkeit. Dennoch gibt es verschiedene lokale Melde- und Registrierungspflichten. In Frankreich beispielsweise die Meldung über das Online-Portal SIPSI, in Belgien die sogenannte Limosa-Meldung. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder.

Außerhalb Europas ist in der Regel ein Visum und/oder eine Arbeitsgenehmigung notwendig. Die Bürokratie kann sich über Monate hinziehen. Also besser frühzeitig anfangen!

Ohne Erlaubnis einzureisen ist keine gute Idee: Es drohen Ausreisepflicht, Wiedereinreisesperren oder sogar Haftstrafen.

Zu guter Letzt verdient noch ein Thema Beachtung, das nichts mit Gesetzen und Bürokratie zu tun hat. Mangelnde interkulturelle Vorbereitung kann sich als unerwarteter Stolperstein entpuppen. Beispielsweise wenn bei einer Geschäftsanbahnung in China Visitenkarten von potenziellen KundInnen nicht mit der gebührenden Ehrerweisung entgegengenommen werden.
Daher empfiehlt es sich, Expatriates sowie die mitausreisende Familie vorab zu schulen und entsprechend auf die Besonderheiten des Landes vorzubereiten.

Apropos Familie: Die Familie ist der Erfolgsfaktor Nr. 1 bzw. umgekehrt der häufigste Grund für den Abbruch einer Auslandsentsendung. Behalten Sie daher immer auch die Integration und das Wohl der Familie im Blick, um Enttäuschung, Ärger und gegebenenfalls hohe Kosten zu vermeiden.

Wenn einer eine Reise tut, so kann er was erzählen. Damit Ihre Entsendungen Erfolgsgeschichten werden, sind eine gute Vorbereitung und ein ganzheitliches, aufeinander abgestimmtes Konstrukt das A und O. Wohl dem übrigens, der bereits über ein globales HR-System verfügt, das macht zumindest auf administrativer Ebene vieles einfacher. Beispielsweise wenn etwa weiterhin das gleiche Stammdatensystem oder die gleichen Ziel- und Feedbacksysteme zum Einsatz kommen sowie Entwicklungspläne und vieles mehr. 

Der internationale Personaleinsatz ist eine komplexe Angelegenheit und bedarf eines integrierten Lösungsansatzes. Holen Sie sich im Zweifel externe Expertise mit ins Boot, um sich professionell beraten und unterstützen zu lassen.

Aber lassen Sie sich nicht von der Komplexität entmutigen, denn Auslandsentsendungen sind für die Entwicklung von Mitarbeitenden, gerade Führungskräften, eine tolle Maßnahme. Denken Sie bei aller Bürokratie und Korrektheit auch immer daran, diese für Ihre Mitarbeitenden zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen. Sie werden es Ihnen danken!