Alles was Sie über „Personalwesen“ wissen müssen

Die Ziele des Personalwesens werden in zwei Bereiche eingeteilt. Zum einen in den Bereich der ökonomischen Ziele und zum anderen in den Bereich der sozialen Ziele. Personalkennzahlen helfen dabei, den Erfolg von Personalarbeit zu messen und zu dokumentieren. Generell kann gute Personalarbeit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern, da sich Personalarbeit auf alle Mitarbeiter auswirkt.

Zu den ökonomischen Zielen zählen:

• Recruiting von geeigneten Fachkräften,
• Ausbildung von Nachwuchskräften,
• effizienter Umgang mit Ressourcen,
• Förderung des Mitarbeiterpotenzials,
• Verringerung von Fehlzeiten.

Eine höhere Mitarbeiterbindung ist ein wichtiger Faktor der Personalarbeit, der unerlässlich ist für ein erfolgreiches Unternehmen.

Die Mitarbeiterzufriedenheit kann mit den sozialen Zielen erreicht werden. Zu ihnen gehören:

• gerechtes Gehalt,
• Arbeitsplatzsicherung,
• Möglichkeit zu Remote Work,
• Mitarbeitermotivation,
• gute Work-Life-Balance,
• angenehmes Arbeitsklima,

Die Personalplanung stellt sicher, dass der Bedarf an Mitarbeitern, sowohl quantitativ als auch qualitativ, abgedeckt wird. Dazu zählt die erfolgreiche Planung von Personalbeständen, Planung der Karriere und Laufbahn, Kostenpläne etc.

In den meisten Unternehmen wird nur für vergleichsweise kurze Zeiträume vorab geplant. Meist maximal für die nächsten 6-12 Monate, wenn aufgrund von Wachstum neue FTE ("full-time-equivalent") freigegeben werden, also zusätzliche Positionen. Sehr häufig wird aber auch nur auf ad-hoc-Basis reagiert, wenn Vakanzen entstehen. Es gibt es auch Ansätze einer mehr strategischen Personalplanung, bei der mehrere Jahre in die Zukunft geschaut wird, um proaktiver handeln zu können und nicht nur auf den externen Arbeitsmarkt angewiesen zu sein.

Aufgabe der Personalbedarfsermittlung ist es den Personalbedarf zu decken und dabei eine Über- oder Unterdeckung zu vermeiden. Die Personalbedarfsermittlung bildet die Grundlage für die Personalbeschaffung.

Der Bedarf an Mitarbeitern soll gedeckt werden. Dabei unterscheidet man im Recruiting zwischen der internen und externen Personalbeschaffung. Bei der externen Personalbeschaffung greift das Unternehmen auf den externen Arbeitsmarkt zurück, beispielsweise durch Stellenausschreibungen oder Direktansprache. Bei der internen Personalbeschaffung steht der innerbetriebliche Arbeitsmarkt im Mittelpunkt beispielsweise durch Versetzungen oder Beförderungen. Ein erfolgreiches Onboarding rundet die Personalbeschaffung ab. Letzteres sollte idealerweise Zielgruppenspezifisch sein, gerade bei besonderen Gruppen wie etwa Auszubildenden.

Ziel der Personalentwicklung ist die Förderung der fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen der Mitarbeiter. Dies kann durch Vermittlung von Wissen und der erforderlichen Kompetenzen erfolgen (z. B. Schulungen, Seminare, Workshops etc.). Zu den Instrumenten zählen Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilung, Entwicklungsziele und -pläne, betriebliche Weiterbildung und Nachfolgeplanung.

Zum Personaleinsatz zählt die Sicherstellung des optimalen Einsatzes der Arbeitskräfte. Qualifizierte Arbeitskräfte sollen nach Fähigkeitsprofil an der richtigen Stelle im Unternehmen eingesetzt werden, dadurch soll die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter gestärkt werden sowie Unter- und Überforderung vermieden werden. 

Durch eine Leistungserfassung wird eine Leistungsbeurteilung, Potentialbeurteilung und Verhaltensbeurteilung erstellt, um gerecht zu entlohnen, sowie zur optimalen Einsatzplanung beizutragen.

Unter Personalführung versteht man die an Unternehmenszielen ausgerichtete Beeinflussung des Verhaltens und der Einstellung der Mitarbeiter im Sinne der Unternehmensziele. Dazu gehört unter anderem das Motivieren der Arbeitskräfte mithilfe von Employee Experience. Um eine gute Führungsqualität und -kultur im Unternehmen sicherzustellen gilt es, Führungskräfte kontinuierlich zu schulen und zu entwickeln. Ebenso gilt es, im Unternehmen ein Bewusstsein für schlechte Führung, und in diesem Zusammenhang insbesondere für die sogenannte dunkle bzw. helle Triade, zu schaffen.  

Unter Personalabrechnung versteht man die Bereitstellung des Arbeitsentgeltes in Form geldlicher Leistung eines Unternehmens an seine Arbeitnehmer. Das Entlohnungssystem eines erfolgreichen Unternehmens ist fair, gerecht und transparent. In jährlich stattfindenden Vergütungsrunden werden Gehaltsanpassungen vorgenommen. Einmal im Jahr zum Jahreswechsel gilt es ferner, alle relevanten, gesetzlichen Änderungen zum 01.01. eines Jahres so umzusetzen, dass die Entgeltabrechnungen im neuen Jahr korrekt und gesetzeskonform abgebildet werden. 

Die Personalverwaltung umfasst alle administrativen Aufgaben im Personalwesen, wie beispielsweise das Anlegen von Personalakten mit den Personalstammdaten, laufende Stammdatenpflege, Arbeitszeiterfassung, Personalstatistiken oder Abrechnungsaufgaben. Auch die Abwicklung von Auslandsentsendungen oder die Beantragung von A1-Bescheinigungen bei Dienstreisen ins Ausland können zum Aufgabenspektrum gehören. 

Einhergehend mit den alltäglich anfallenden Aufgaben im Personal kann die Entwicklung einer Personalstrategie inkl. gezielter Planung dabei helfen, vorausschauend die richtigen Personalmaßnahmen und Initiativen zu ergreifen. Auch um den Herausforderungen einer als "VUCA" bzw. zunehmend als "BANI" beschriebenen (Arbeits-) Welt zu begegnen. So sind moderne Themen wie New Work (z. B. Vereinbarungen zu Vertrauensarbeitszeit vorzubereiten und ggf. mit dem Betriebsrat zu verhandeln), HR-Digitalisierung, Künstliche Intelligenz im HR und vieles mehr Teil der strategischen Personalarbeit.

Personaler haben die Aufgabe, sowohl die Geschäftsleitung als auch Führungskräfte und Mitarbeiter bei allen arbeitsrechtlichen Fragestellungen zu beraten, z. B. in der Rolle eines HR Business Partners. Genauso müssen arbeitsrechtliche Regelungen bspw. bei Gehaltsabrechnung, Zeitwirtschaft, dem betrieblichen Eingliederungsmanagement (kurz BEM) oder auch dem unliebsamen Thema der rechtssicheren Kündigungen eingehalten und nachweisbar dokumentiert werden. Besonders komplex dabei sind betriebsbedingte Kündigungen, bei denen eine Sozialauswahl nötig ist. Auch besondere Ereignisse wie Hygienemaßnahmen in Zeiten des Coronavirus & Co. sowie arbeitsrechtliche Fragestellungen dazu, wie beispielsweise die Corona-Arbeitsschutzverordnung oder die 3G-Regelung gemäß Infektionsschutzgesetz, sind Aufgabe von HR. 

Kurz & knapp zusammengefasst: