Wie die Krise das Reisemanagement verändert

Im Zuge der Pandemie ist das Business-Travel-Volumen dramatisch zurückgegangen. Fast alle Unternehmen gestatten Geschäftsreisen nur in begründeten Ausnahmen – wie Erhebungen des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) zeigen. Philipp Hoepfner, Experte für Reisemanagement bei EMPLEOX, erläutert im Interview, wie Unternehmen die derzeitige Lage für sich nutzen können.

Redaktion: Philipp, aufgrund der Pandemie reisen Menschen seit Monaten deutlich weniger – vor allem im Business-Kontext. Wie ist Deine Einschätzung: Wie geht die Entwicklung bei Geschäftsreisen in den nächsten Monaten weiter?

Philipp Hoepfner: Um es kurz zu machen: Nichts wird mehr, wie es war. Aktuell ist viel vom „New Normal“ zu hören, das sich im Zuge der Krise herauskristallisiert hat. Auch bei Geschäftsreisen gibt es diese neue Normalität. Ich gehe nicht davon aus, dass die Anzahl von Reisevorgängen im Business-Kontext wieder auf das Vor-Krisen-Niveau steigt. Im privaten Kontext ist das übrigens anders. Hier hat sich bereits letzten Sommer gezeigt, wie sehr sich die Menschen nach Reisen sehnen. An den Küsten der Nord- und Ostsee waren quasi keine Zimmer mehr zu bekommen.

Redaktion: Weshalb bist du der Meinung, dass nicht auch wieder mehr Geschäftsreisen stattfinden, wenn es möglich ist?

Philipp Hoepfner: Zunächst einmal wird es allem Anschein nach noch eine Weile dauern, bis sich die Lage deutlich entspannt. Dauerhaft wird sich auswirken, dass alle Beteiligten erkannt haben, wie gut es in vielen Fällen auch ohne Vor-Ort-Meetings klappt. Kollaborationstools wie Teams oder Zoom haben daran einen erheblichen Anteil. Unternehmen sowie ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben durch die Remote-Begegnungen nicht nur keine Nachteile. Sie haben mehrere Vorteile: Sie sparen Zeit und Kosten. Außerdem emittieren sie weniger CO2 und andere klimaschädliche Gase.

Wenn man so will, ist die Pandemie ein Katalysator für Entwicklungen, die zum Teil bereits eingesetzt hatten: die Digitalisierung und damit zusammenhängend die weitere Automatisierung von Prozessen, außerdem ein Bewusstsein für Nachhaltigkeit sowie für Corporate Social Responsibility.

Redaktion: Klingt, als seien Geschäftsreisen damit vollständig ein Relikt der Vergangenheit.

Philipp Hoepfner: Nein – so schätze ich es nicht ein. Denn bei allen großartigen Möglichkeiten, die digitale Technologien für die Zusammenarbeit auf Distanz bieten, ersetzen sie doch nicht die persönliche Begegnung von Menschen. Die ist aber auch künftig für etliche Business-Anlässe unverzichtbar: Nur so ist es möglich, die non-verbale Kommunikation mitzubekommen, nur so entsteht echtes Vertrauen und nur so entwickeln sich gute Beziehungen. Hinzu kommen praktische Aspekte. Vor allem, wenn etwas größere Gruppen punktuell gemeinsam an etwas arbeiten wollen – also die typischen Workshop-Situationen –, klappt das dann doch oft nochmal besser, wenn alle in einem Raum sitzen. Man ist in einem solchen Rahmen deutlich konzentrierter bei der Sache, weil nicht parallel E-Mails gelesen werden oder man sonst wie abgelenkt ist. Von den informellen Diskussionen in der Kaffeepause ganz abgesehen.

Daneben gibt es natürlich auch viele Situationen und Aufgabenbereiche, die fast ausschließlich vor Ort möglich sind: zum Beispiel die Fertigung oder die Instandhaltung.

Redaktion: Was bedeutet der Wandel bei den Geschäftsreisen für das Reisemanagement der Unternehmen?

Philipp Hoepfner: Ich bin davon überzeugt, dass Unternehmen nach den Erfahrungen, die sie gerade machen, sich deutlich häufiger fragen, ob eine Geschäftsreise sinnvoll ist oder nicht. Dabei wird nicht nur die Reduzierung der Kosten ein wichtiges Ziel sein. Es wird auch darum gehen, die Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewährleisten und im Sinne der Nachhaltigkeit zu handeln. Wir beobachten jetzt schon, wie die Reiserichtlinien entsprechend angepasst werden.

Redaktion: Was genau meinst du damit?

Philipp Hoepfner: Beim Reisemanagement gibt es unterschiedliche Nutzergruppen: die Reisenden, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Finanzwesen oder der HR-Abteilung sowie die Führungskräfte. Sie alle sollten ihre jeweiligen Aufgaben leicht erledigen können, die Usability bei der einen Gruppe sollte nicht auf Kosten der Usability einer anderen Gruppe erkauft werden.

Redaktion: Hast du dafür ein konkretes Beispiel?

Philipp Hoepfner: Gerade der Umgang mit Belegen ist ein gutes Beispiel für das Konflikt- und Verbesserungspotenzial: Werden die Reisenden damit beauftragt, ihre Rechnungen manuell zu erfassen, bedeutet das für sie einen immensen Aufwand. Allerdings wird das Finanzwesen dadurch entlastet – wobei in der Praxis natürlich Rückfragen zu einzelnen Belegen die Regel sind. Wenn die Reisenden aber wiederrum einmal im Monat die gesammelten Rechnungen an das Finanzwesen übergeben, entsteht bei ihnen ein erheblicher Workload. Das hat oft zur Folge, dass die Reisenden lange auf Rückerstattungen warten. Deutlich schneller und einfacher geht das alles, wenn die Reisenden Belege unmittelbar und digital erfassen können: die Hotelrechnung zum Beispiel noch im Taxi auf dem Weg zum Bahnhof. Noch besser ist es, wenn gar keine Papierbelege mehr ausgetauscht werden und Transaktionen ausschließlich digital stattfinden.

Redaktion: Daraus ergeben sich einige Anforderungen an die genutzte Software.

Philipp Hoepfner: Ganz genau. Das reicht vom Design der Benutzeroberflächen über die Gestaltung von Workflows bis zur Integration von anderen IT-Systemen. Und es kommt auf die bereitgestellten Features an. Wenn etwa eine Taxi-Quittung unterwegs mit dem Smartphone erfasst und übermittelt werden soll, ist eine Texterkennung eine enorme Hilfe. Im Idealfall unterstützt die Lösung sämtliche Aufgaben entlang des gesamten Reisemanagement: von der Genehmigung und der Buchung über die Erfassung der Belege bis zur Abrechnung und Rückerstattung. All das leistet SAP Concur mit den beiden Modulen Travel und Expense hervorragend Ein erheblicher Vorteil ist auch die nahtlose Integration in die bestehende SAP-Landschaft, weil so wirklich eine End-to-End-Automatisierung möglich ist.

Redaktion: Macht es überhaupt Sinn, jetzt eine Reisemanagementsoftware einzuführen obwohl kaum gereist wird? Ist das nicht der falsche Zeitpunkt?

Philipp Hoepfner: Ich finde sogar, gerade jetzt ist der beste Zeitpunkt! Eben weil momentan kaum Reisen stattfinden. Einerseits, weil die zuständigen Teams, die sich sonst mit Unterstützung der Reisenden beschäftigen, sei es mit Reisebuchungen oder Abrechnung, freie Kapazitäten haben, um das Projekt zu unterstützen. Andererseits ist es auch für die Betroffenen selbst viel angenehmer, sich nicht mitten im Reisestress plötzlich auf ein neues Tool umstellen zu müssen.

Diesen Vorteil erkennen auch unsere Kunden, denn tatsächlich haben wir momentan sehr viele Anfragen von Unternehmen, die eine Implementierung vorhaben. Denen empfehlen wir dann auch immer, die Chance zu nutzen, und die Standards der ausgewählten Lösung zu berücksichtigen, um ggfs. die eigenen Abläufe anzupassen. Denn viele – vor allem international agierende – Unternehmen standardisieren und harmonisieren gerade ohnehin ihre Prozesse, und dabei dann die Stärken, aber eben auch Eigenheiten, der ausgewählten Lösung zu berücksichtigen, erhöht den Mehrwert dieser ganz erheblich.

Danke Philipp Hoepfner, für das spannende Interview!