So geht IT - Digitalisierung für Personaler

Im Interview berichtet Iris Seithel, global verantwortlich für Talentmanagement-Software bei MAPAL Dr. Kress, worauf es ankommt, um Digitalisierungsprojekte zum Erfolg zu führen.

Kaum ein Personaler liebt es, kommt aber auch nicht drum herum: Personalsoftware. Was eigentlich helfen soll, wird schnell mal als komplizierter Zusatzaufwand wahrgenommen. Doch das liegt nur selten wirklich an der Software, sondern eher an falscher Erwartungshaltung, schlecht aufgesetzten Projekten oder mangelndem Support im produktiven Alltag.

Im Interview berichtet Iris Seithel, global verantwortlich für Talentmanagement-Software bei MAPAL Dr. Kress, worauf es ankommt, um Digitalisierungsprojekte zum Erfolg zu führen. Wir sprechen über typische Fehler, wieso Personaler und Berater manchmal aneinander vorbei reden und warum der Betriebsrat bei all den Überlegungen nicht außer Acht gelassen werden sollte.

 


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Über unseren Interview-Gast:

Iris Seithel sammelte direkt nach Ihrem BWL-Studium bereits in Ihren ersten Berufsjahren praktische Erfahrungen in der operativen Personalarbeit. Mehr zufällig als geplant wechselte Sie in den IT-Bereich und spezialisierte sich durch eine Weiterbildung als SAP SuccessFactors Beraterin auf den spannenden & umfangreichen Cloud-Lösungsbereich. Aktuell ist Sie global verantwortlich für die Talentmanagement-Software bei MAPAL Dr. Kress. Durch ihren breiten Erfahrungsschatz als IT-Beraterin und Führungskraft ist Sie auch eine geschätzte Gastautorin unseres Blogs HR Heute.  


HR KANN MEHR - FOLGE 10  - MIT Iris Seithel:

Dominik Josten: Hallo und herzlich willkommen zu einer weiteren Folge des HR-Heute Podcasts. Heute geht es um ein Thema, das wohl kaum ein Personaler wirklich liebt, aber auch kaum jemand drum herum kommt. Es geht um HR-Software. Eigentlich hat die Digitalisierung von HR eine lange Geschichte. Schließlich sind Steuer- und Sozialversicherungsrecht seit Jahrzehnten so komplex, dass etwa eine Entgeltabrechnung ohne Software schon in den 80ern kaum mehr vorstellbar war. Wenn es über entsprechende Notwendigkeiten hinausgeht, fremdeln viele Personaler mit dem Thema Digitalisierung nach wie vor oder betrachten es als IT-Aufgabe, mit der man halt leben muss. Was die Gründe für diese Zurückhaltung sein könnten, wieso HR-Software aber tatsächlich heute mehr ein HR- als ein IT-Thema ist, wie man entsprechende Projekte zum Erfolg führt und was die typischen Herausforderungen sind, darüber möchte ich mit meinem heutigen Gast sprechen. Sie weiß dabei wirklich, wovon sie spricht. Sie hat schon im operativen Personalwesen gearbeitet, als IT-Beraterin, als Führungskraft, schreibt regelmäßig als Gastautorin auf HR-Heute über HR-IT-Themen und ist heute global zuständig für die Talent Management Lösung bei Mapal Dr. Kress, einer dieser typisch deutschen, mittelständischen Erfolgsgeschichten aus dem Bereich Werkzeugherstellung. Sie wird uns heute von Projekten, typischen Fehlern, wieso Berater und Personaler manchmal aneinander vorbei reden und welche Fehler man auf jeden Fall vermeiden sollte, wenn man sein Personalwesen auch jenseits der Entgeltabrechnung digitalisierter aufstellt. Ich freue mich ganz besonders auf eine alte Bekannte von HR-Heute, eine sehr sympathische Kollegin, die wieder mal beweist, dass IT-Kompetenz längst keine reine Männerdomäne mehr ist. Herzlich willkommen, Iris Seithel.

Hallo Iris, ich freue mich sehr, dass du dir Zeit genommen hast.

Eine Personalerin in der IT - Iris Seithel stellt sich vor

Iris Seithel: Hallo Dominik. Vielen Dank für die Einladung.

Dominik Josten: Du kommst ja ursprünglich aus dem klassischen Personalwesen. Wie kam es eigentlich dazu und mit was für einer Motivation bist du ins HR gegangen und was hat dann später auch den Ausschlag gegeben, dass du dich eher Richtung HR-Software und Digitalisierung spezialisiert hast. Das ist ja eher ungewöhnlich. Personalern sagt man eher nach, sie stehen mit IT eher auf dem Kriegsfuß.

Iris Seithel: Ja, das war tatsächlich bei mir auch so. Bei mir ist das eine klassische Zufallsbegegnung mit der IT. Ich habe klassischerweise Betriebswirtschaft studiert und bin dann in den HR-Bereich gekommen, weil mir vor allem die Vorlesung in dem HR-Bereich am besten gefallen hat und mich mein Professor da sehr überzeugt hat, der hat mich sehr mitgerissen und ich bin dann erstmal in die operative Personalarbeit gegangen, so wie du das gesagt hast. Das was auch am naheliegendsten war nach dem Betriebswirtschaftsstudium. Das habe ich eine ganze Weile gemacht und bin dann durch eine Zufallsbegegnung eher in den IT-Bereich gerutscht. Ich habe über XING von der Möglichkeit erfahren, sich als Success Factors Berater ausbilden zu lassen, der Cloud-Lösung der SAP und habe mir das angeschaut und gedacht „Mensch, das ist eigentlich ganz interessant“ und so bin ich dazu gekommen. Wenn mir jemand vor zehn Jahren, während meines Studiums, gesagt hätte „du wirst irgendwann mal was mit IT zu tun haben“, dann hätte ich zu dem gesagt „nein, das glaube ich wohl eher nicht“. Es war tatsächlich eher, dass ich da reingerutscht bin, gemerkt habe „das ist total spannend“, viel spannender eigentlich als das reine Operative und so bin ich dazu gekommen.

Was Personaler über HR-Software denken - und warum

Dominik Josten: Weißt du noch, wie über HR-Software gedacht hast, bevor du IT-Beraterin wurdest, also als du nur die Anwendersicht hattest?

Iris Seithel: Das weiß ich noch sehr gut, vor allem, weil ich mit verschiedener HR-Software gearbeitet habe in meiner Zeit und für mich war das immer ein lästiges Übel, man ist da in ein neues Unternehmen gekommen, da gab es wieder eine neue Software, da musste man sich da einarbeiten. Es lief meistens nicht ganz so rund, wie man sich das auch gewünscht hat und so richtig begeistert war ich von diesem Thema von Anwenderseite nie.

Dominik Josten: Das ist ja wahrscheinlich auch sowas, was vielen Personalern so ergeht. Hast du eine Idee, woher das kommt, dass irgendwie niemand so richtig begeistert ist und auch sich nicht drum kümmern will, eine neue Software einzuführen?

Iris Seithel: Ich kann mir vorstellen, dass das natürlich ganz ähnlich ist bei den meisten wie bei mir auch. Man hat nicht wirklich eine Affinität zur IT als klassischer Personaler, es ist mehr so das notwendige Übel, wo man sagt „das macht jetzt Sinn, damit zu arbeiten“, aber ich mache es eigentlich nicht wirklich gerne. Vielleicht macht es auch einfach Angst, weil es etwas Unbekanntes ist. Ganz häufig ist auch die Einarbeitung nicht so toll und man wird vor ein System gesetzt, wo einem gezeigt wird „klick da, dann hier, dann passiert das“, aber man versteht nicht wirklich, was dahinter steckt und es ist einfach etwas Unbekanntes und Unbekanntes ist erstmal unangenehm und macht auch nicht so viel Spaß.

Dominik Josten: Das stimmt. Die meisten sind ja wahrscheinlich nicht ins Personal gegangen, um an der Software zu arbeiten, dann hätten sie wahrscheinlich etwas anderes gemacht.

Iris Seithel: Genau.

Erste Schritte im Digitalisierungs-Projekt

Dominik Josten: Lass uns doch mal versuchen, deinen Erfahrungsschatz anzuzapfen. Es hilft ja vielleicht vielen, wenn man eine bessere Vorstellung davon bekommt, wie so ein Weg aussehen kann Richtung digitalisierter Personalarbeit und wie man durchaus Spaß bekommen kann, an dem, was man da macht. Wenn wir uns mal vorstellen, ein Unternehmen hat für sich festgestellt, es will sich moderner aufstellen. Egal ob es um eine Online-Weiterbildung geht oder um Bewerbermanagement oder eine Lösung für ein Sozialmanagement, das ist egal, was sollten so die ersten Fragen sein, die es gilt sich erstmal selbst zu beantworten? Was für Fehler kann man in dieser frühen Überlegungsphase machen, die man vermeiden sollte?

Iris Seithel: Man sollte sich natürlich am Anfang ganz klar überlegen „wo möchte ich hin, was möchte ich erreichen mit meiner neuen Software oder mit der Digitalisierung, die ich in meinem Unternehmen vorantreiben möchte“. Digitalisierung nur um des Digitalisierungs-Willens, weil es halt jeder macht, ist nicht unbedingt zielführend. Ich muss mir schon überlegen „wo soll es hingehen und was brauche ich dafür, um dieses Ziel zu erreichen?“. Wenn ich über das Recruiting spreche, das ist ja so der Anfangspunkt, mit dem die meisten Unternehmen starten, dass ich mir dann überlege „was sind meine pain points, die ich im Moment habe und was muss unbedingt verbessert werden, dass ich sagen kann, das hat mir wirklich was gebracht und ich habe wirklich eine merkliche Verbesserung oder einen Gewinn von dieser Einführung einer neuen Software“ und ich habe es nicht einfach nur gemacht, damit halt was Digitalisiertes eingeführt wurde. Dann halt auch zu sagen „was brauche ich wirklich und was ist „nice to have“, es ist schön, dass man es mit dazu nehmen kann, aber es ist nicht das, wo ich sage, das brauche ich unbedingt“.

Dominik Josten: Du sagst man sollte Klarheit über die Ziele haben, wenn man das mit einem Lebensbeispiel vergleicht, man sollte wissen, ob man beim Verreisen Berge oder Meer will und ob man Sport oder Erholung will, aber nicht zu detailliert einen Anforderungskatalog zu stellen oder würdest du sagen „doch, das ist ein wichtiger Punkt, dass man möglichst präzise bis auf die Funktionen runtergebrochen definiert, wie man sich das vorstellt, wenn man nach der richtigen Lösung sucht“?

Iris Seithel: Ganz am Anfang würde ich mir eher ein grobes Bild verschaffen „was möchte ich“, wenn wir von diesem Urlaubsbeispiel weiter sprechen, dann kann man ja ganz klar sagen „ich bin der Strandurlaub-Typ, ich möchte irgendwo hin, wo ich sagen kann: Strand und nichts anderes“. Es gibt aber Leute, die sagen „Strand überhaupt nicht, ich möchte in die Berge“, also ich brauche nur eine Recruiting-Lösung. Dann gibt es ja Unternehmen, die sagen „im Idealfall hätte ich gerne etwas, was mein ganzes Talentmanagement abbildet, womit ich dann alles abbilden kann, was Talentmanagement bedeutet, nicht nur Recruiting, sondern ich brauche z. B. auch Zielvereinbarungen und auch da muss das System das hergeben. Ich brauche eine Kombination aus Berge und Meer und vielleicht nach Korsika, da gibt es beides. Das muss ich mir am Anfang schon überlegen. Je weiter das fortschreitet, desto mehr muss ich auch ins Detail geben, um mir dann für die einzelnen Bereiche zu überlegen „was brauche ich im Recruiting ganz genau?“. Man darf natürlich nicht den Fehler machen, sich zu fest zu fahren, weil ich baue mir ja im Idealfall keine eigene Software, das wäre ja viel zu teuer. Ich nehme ja was, was schon da ist. Von dem her muss ich schauen „welche Funktionalität haben die Produkte, die da sind, was kann ich mit denen machen?“. Wenn ich mich aber zu sehr festfahre und sage „ich brauche genau das und das und das ist mein Anforderungskatalog und davon kann ich nicht abweichen“, dann kann ich garantieren, das wird auf keiner Möglichkeit gefunden werden im Markt.

Dominik Josten: Das glaube ich. Um das Reisebeispiel nochmal kurz aufzugreifen, also wer sagt, er möchte mit den Skiern in sein 30° warmes, tropisches Wasser fahren, das gibt es halt leider nicht auf der Welt.

Erfolgsfaktoren in der Planungsphase

Dominik Josten: Nehmen wir jetzt mal an, man hat sein persönliches Korsika gefunden, sprich man hat eine ideale Lösung gefunden, die aus einem oder mehreren Bereichen besteht, ich denke in den allermeisten Fällen dürfte es sich heute im Cloud-Software handeln, weil ja fast alle modernen Lösungen auf dieses Modell setzen. Was würdest du Unternehmen jetzt mitnehmen wollen, was in der Planungsphase die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind?

Iris Seithel: Da gibt es von meiner Warte aus zwei Punkte, die wichtig sind. Zum einen das Thema „wer kann das Projekt betreuen?“, also zu sagen „welches Projektteam habe ich sowohl intern als auch extern“. Die meisten können keine Cloud-Software komplett eigenständig einführen, d. h. man hat immer einen externen Implementierungspartner, wo dann die Spezialisten eben auch sitzen, die einen da unterstützen können. Dieses ganz klare „wer kann dieses Projekt begleiten“. Und dann die zweite Frage: Was genau führe ich jetzt ein? Mache ich vielleicht stufenweise Einführung verschiedener Bereiche und was an Prozessen habe ich nachher in diesen einzelnen Bereichen, um mir klar zu definieren „das gehört noch mit rein und das gehört vielleicht nicht mehr mit rein“. Wenn ich das am Anfang nicht mit definiere, dann verzettele ich mich im Laufe des Projektes irgendwann und denke „okay, vielleicht können wir das auch noch machen“. Dann ist das eine Never-Ending-Story. Man muss sich schon genau überlegen „was möchte ich in diesem Produkt dargestellt haben?“.

Dominik Josten: Jetzt hast du eben in der Einleitung schon gesagt, dir ging es oft so, man wird vor diese Software gesetzt als Endanwender und man kriegt gezeigt „drei Klicks hier, drei Klicks dort“ und dann soll das funktionieren. Das ist ein Teil der Ablehnung der Software. Würdest du auch sagen, schon in der Planungsphase sollte man sich darüber Gedanken machen, wie man das später kommuniziert, was man kommuniziert? Zu sagen „okay, ich mache nicht alles auf einmal, weil es leichter ist, die Akzeptanz herzustellen“?

Iris Seithel: Das ist ein ganz wichtiges Thema. Das kennt man ja aus allen Bereichen des Lebens. Was man nicht kennt, das macht einem Angst. Was man nicht versteht, damit möchte man eigentlich nichts zu tun haben. Das ist ein ganz wichtiges Thema, wo auch leicht Fehler gemacht werden bei der Implementierung von Projekten, dass man zu spät darüber nachdenkt „wie kommt das an den Endanwender?“. Wie kann ich den schulen, was muss ich dem an Informationen mitgeben und welche Tools kann ich ihm neben der reinen Software zur Verfügung stellen, um ihn gut abzuholen. Jetzt sind ja wirklich die allermeisten, die ich davor setze, nicht sehr IT-affin. Gerade wenn ich ein Unternehmen habe, wo noch ältere Generationen von Arbeitnehmer dabei sind, die im Privaten vielleicht gar nicht so viel zu tun haben mit IT, die vielleicht eine E-Mail schreiben, aber da nicht so affin sind. Die muss ich alle abholen. Wenn ich die Akzeptanz nicht habe, habe ich auch die Gefahr, dass sich parallel Prozesse entwickeln und dass man versucht, die Software ist zwar da, aber ich mache es neben der Software und bis das nicht rauskommt und sich keiner beschwert, mache ich das auch so. Das ist natürlich nicht Sinn der Sache. Von dem her ist es ganz wichtig, vielleicht noch nicht in der allerfrühesten Phase des Projektes, wenn man es startet, sich zu überlegen, aber dann doch schon, spätestens ab Mitte des Projektes „wie kommuniziere ich jetzt und welche Kommunikationskanäle nutze ich jetzt, welche Schulungsmöglichkeiten habe ich, um das System in mein Unternehmen hereinzutragen“. Das ist ein ganz großes Problem, was ich sehr oft gesehen habe: Je mehr Verständnis da ist und je besser die Leute geschult waren, desto eher war die Akzeptanz da und desto lieber haben die Kollegen das System genutzt und damit gearbeitet.

Dominik Josten: Das kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. Gerade wenn das Erwartungsmanagement richtig gesetzt wird, wenn auch klar ist „auch jede Software ist nicht in allen Dimensionen perfekter als die Welt vorher“. Ich habe früher manchmal gesagt „Software ist nicht das bessere Papier“, man muss sich klar machen, es ändern sich auch Dinge und wenn das frühzeitig Mitarbeiter wissen und dann diese Erwartungshaltung haben „es wird sich etwas ändern“, erspart man sich viel Ärger nachher.

Typische Fehler im Projekt

Dominik Josten: Lass uns doch mal einen Schritt weitergehen. Jetzt sind wir mittendrin im Projekt, wir haben unsere Lösungen gefunden, wir haben einen richtigen Partner gefunden, wir haben uns klar über das Ziel gemacht und jetzt auch unser Projektteam gut aufgesetzt und sind jetzt eben so mittendrin. Gibt es da aus deiner Erfahrung so Fehler oder vermeidbare Probleme, die irgendwie trotzdem jedes Mal wieder gemacht werden und die man den Leuten mitgeben könnte „macht sie nicht“?

Iris Seithel: Gerade in der Phase, wo das Projekt läuft, gibt es einige Stolpersteine, die man, wenn man es klar kommuniziert, auch gut vermeiden kann, was so die Erwartungen sind. Man hat ja gerade während des Projektes sehr große Testphasen, auch seitens des Kunden, wo gesagt wird „hier hast du deine Software, schaue dir das bitte an. Passt das so für dich?“ und das Team schaut sich das an und soll die Software testen. Jetzt ist es natürlich so, dieses Testen hat einen gewissen Zeitrahmen, den es in Anspruch nimmt. Ich kann es in den meisten Fällen nicht einfach so nebenher laufen lassen, sondern ich muss mir wirklich bewusst Zeit dafür nehmen, diese Tests durchzuführen in dem System. Zum einen, damit ich als User nachher weiß, was ich mit dem System machen kann. Auf der anderen Seite natürlich auch um herauszufinden, wo müssen Änderungen erfolgen in dem System, sodass es für mich idealerweise genau passt.

Dominik Josten: Jetzt sagt wahrscheinlich der normale Personaler „testen und prüfen ist doch nicht meine Aufgabe, das soll IT machen“. Ist das auch eine Option oder ist deine Erfahrung „das geht eigentlich nicht mehr“, weil es geht ja nicht darum zu gucken, hat man irgendwo eine vorher definierte Programmieraufgabe richtig umgesetzt, sondern es geht eigentlich darum „ist die Einstellung so wie ich mir nachher den Prozess vorstelle“. Kann man das an die IT outsourcen als Personaler oder muss man sich den Schuh selber anziehen, gerade bei den Cloud-Lösungen?

Iris Seithel: Wie du schon gesagt hast, es geht ja hauptsächlich um Prozesse und Prozesse ist ja ganz klar das, was im Fachbereich liegt, also in der Personalabteilung. Kein IT-ler kann nachher gut bewerten, ob der Prozess, der da eingestellt wurde in der Cloud-Software zu dem passt, was ich tagtäglich in der Personalabteilung wirklich mache. Der kann zwar auf Richtigkeit prüfen „wenn ich auf diesen Button klicke, kommt dann diese E-Mail dort an, wo sie ankommen soll?“, aber der Inhalt dieser E-Mail kann er nicht prüfen, das muss schon der HR-ler machen. Von dem her sehe ich das ganz klar als Aufgabe der Personalabteilung, weil wenn sie das nicht selber machen, dann werden sie nachher in der Nutzung, wenn es produktiv gegangen ist und ich das im täglichen Doing bearbeite, dass ich dann sage „so passt das eigentlich zu dem, was ich tagtäglich mache“. Die Funktionalität ist zwar da, aber ich habe nicht das abgebildet, was für meinen Prozess nachher das Richtige ist.

Dominik Josten: Das heißt man kann sagen „eigentlich geht es darum, dass die Nutzererfahrung getestet wird, also auch mal eine E-Mail gelesen wird, wie würde sich der Bewerber fühlen, wenn er diese Mail bekommt“, mehr darum als um das „funktioniert das System?“, weil funktionieren tun sie in der Regel, es sind ja Cloud-Systeme, die laufen, die werden ja nicht neu entwickelt und eingerichtet. Kann man das so sagen?

Iris Seithel: Ja. Es ist wirklich so, in so einem Cloud-System ist eigentlich keine klassische Programmierarbeit mehr, die dahinter steckt, sondern das ist mehr eine Konfiguration, dass ich mir aus Bausteinen zusammenstelle, wie mein Prozess nachher auszusehen hat. Da geht es nicht darum, ob Baustein X oder Y funktioniert, weil das tut er. Der ist genauso bei anderen Kunden auch in Gebrauch. Es geht eher darum, zu sagen „passt Baustein X oder Y in mein Prozess?“ und wenn ich diese beiden Bausteine zusammenfasse, habe ich das gewünschte Ergebnis, wie es bei mir nachher passt mit der täglichen Arbeit.

Dominik Josten: Ein schönes Beispiel mit dem Baustein. Ein bisschen wie beim Lego. Also die passen auf jeden Fall aufeinander und sie funktionieren, was man beurteilen muss, ist ob es einem gefällt, was man da zusammengesteckt bekommen hat vom Implementierungspartner. Das ist ja auch ein bisschen der Punkt. Wir hatten in der Einleitung gesagt „man redet manchmal aneinander vorbei“. Ich weiß nicht was deine Erfahrungen aus der Beratung sind, ich habe oft das Gefühl gehabt, wenn man mit Externen spricht, man fragt sie „geht das?“ und man kriegt meistens die Antwort „ja“, aber das „ja“ ist anders, als man das selber gemeint hat, weil der Implementierungspartner ist völlig klar, der redet hier über Legosteine und sagt „ich kann hier einen Turm aus sechs Steinen bauen“, aber man meint eigentlich was anderes. Hast du da Tipps, wie man die Missverständnisse vermeiden kann?

Iris Seithel: Ich glaube das ist schon deutlich besser geworden, weil gerade mit dieser Cloud-Software, die das vorherrschende Produkt ist, da sind ja ganz viele, die in der Beratung unterwegs sind, die eigentlich einen HR-Hintergrund haben und dieses IT-Thema noch dazu genommen haben. Ich glaube das ist schon deutlich besser geworden, weil die Implementierungspartner oder die Berater schon deutlich mehr davon verstehen, wie das fachlich nachher auszusehen hat. Von dem her bin ich der Meinung oder ich habe die Hoffnung, dass das schon deutlich besser ist.

Dominik Josten: Man sieht das ja jetzt auch. Die Software ist ja da, man kann sie zeigen und sagen „so wäre das, wenn sie das haben wollen“.

Den Betriebsrat nicht vergessen 

Dominik Josten: Eine Frage, was mich noch interessieren würde, HR-Themen sind ja häufig auch Betriebsratsthemen. Wie sieht es da aus? Was sind da deine Erfahrungen? Kann man die nicht früh genug abholen oder was ist aus deinen Projekten die Erfahrung, was funktioniert am besten? Wie bindet man den Betriebsrat ein, dass es da nicht zum Schluss plötzlich den Show-Stopper gibt, weil der Betriebsrat sagt „ne, so nicht“?

Iris Seithel: Ja Betriebsrat ist ein wichtiges Thema. Wichtig, das auf jeden Fall anzusprechen während der Implementierung einer neuen Software. Ich habe da schon alles erlebt. Der eine Betriebsrat sagt „mach, das ist total gut, wir stehen voll dahinter“ und dann gibt es Betriebsräte, die sich einfach generell erstmal dagegen stellen, vielleicht auch aus Prinzip, weil sie erstmal gegen alles sind. Es gibt da wirklich Betriebsräte „von bis“. Aber es ist wichtig, den Betriebsrat früh mit einzubinden, weil wenn man kurz vor dem Go-Live kommt und sagt „ach übrigens, wir haben da das letzte halbe Jahr etwas gemacht und wir möchten das nächsten Monat einführen“, das findet auch der entspannteste Betriebsrat nicht gut. Von dem her früh mit ins Boot holen und auch hier gilt immer gut erklären, was gemacht wird, wie das Ganze funktioniert, weil wenn die Betriebsräte verstehen, was da in dem System passiert und was auch der Hintergrund ist, warum ich das jetzt mache und was mir das bringt für mein Unternehmen, dann sind die meistens auch wirklich aufgeschlossen. Ich habe das selten erlebt, dass ein Betriebsrat sich komplett dagegen gestellt. Habe ich auch schon, es gab auch Projekte, da ist das Ganze kurz vorm Scheitern gewesen, weil der Betriebsrat gesagt hat „ne, möchten wir nicht“, aber in der Regel, wenn man die gut abholt und auf Augenhöhe mit denen spricht, funktioniert das sehr gut.

Ist nach dem Projekt vor dem Projekt?

Dominik Josten: Lass uns nochmal einen Schritt weitergehen. Das Projekt ist geschafft, wir haben das Projekt abgeschlossen, das System ist live und funktioniert, Mitarbeiter und Führungskräfte arbeiten damit und im Große und Ganzen ist man zufrieden. Klassische Einstellung der meisten Unternehmen ist wahrscheinlich: Endlich fertig, abhaken. Man kann sie ja auch ehrlich gesagt verstehen, angesichts von hohem Zusatzaufwand, vielleicht Unruhe, PR-Diskussion und allem anderen, was so während des Projekts angefallen ist. Wie siehst du das? Wo ist die richtige Balance zwischen dem Klassiker „never change a running system“ aber auch die kontinuierliche Verbesserung. HR hat mit Menschen zu tun, Menschen entwickeln sich immer weiter und eigentlich ist gerade die kontinuierliche Weiterentwicklung eine der Stärken heutiger Cloud-Lösungen.

Iris Seithel: Wie du schon sagst, der große Vorteil eines Cloudsystems ist, dass es lebt und dass ich regelmäßige Updates habe, sogenannte Neuerungen, die ich im System nutzen kann, die den Marktbedürfnissen angepasst werden. Jetzt sollte ich natürlich nicht verpassen, mir das zunutze zu machen. Wenn ich die Möglichkeit habe, mich zu verbessern und mein System zu verbessern, sollte ich das natürlich tun, aber nicht einfach um des Verbesserungswillen. Nicht einfach um zu sagen „ich verbessere jetzt, damit was verbessert ist“, sondern man muss sich natürlich schon ganz genau überlegen, wenn da Neuerungen rauskommen für das System, bringt mir das für mein Unternehmen was? Löst das vielleicht Probleme, die ich sowieso schon die ganze Zeit mit dem System hatte und die Nutzer freuen sich dann darüber? Das habe ich auch schon ganz oft erlebt, dass einfach Neuerungen rausgekommen sind, wo das ganze Unternehmen gejubelt hat, weil sie gesagt haben „das Problem hatten wir schon die ganze Zeit, endlich ist da mal eine Lösung für da“. Dann gibt es aber natürlich auch Neuerungen, die für mein Unternehmen vielleicht keinen Sinn machen. Die Nutzer mit einer Neuerung zu konfrontieren, wo sie den Mehrwert nicht sehen, das stößt natürlich eher auf Widerwillen als auf Freude. Von dem her muss man das ganz genau beleuchten „was ist der Benefit dieser Neuerung und wie hoch ist natürlich auch der Aufwand letztendlich“? Wenn ich mein System umbauen muss, um eine Neuerung einzuführen, dann macht es meistens keinen Sinn. Man muss wirklich gucken, dass man die Balance und die Waage hält zwischen „was macht Sinn und was mache ich nur, um irgendwas verbessert zu haben?“. Das sollte natürlich nicht der Fall sein.

Dominik Josten: Also du bist jetzt auch zuständig für deine Firma, du guckst dir jedes Mal an „was gibt es neues?“, lässt es dir vielleicht auch mal zeigen und sagst dann „interessiert uns nicht, brauchen wir nicht“ oder „cool, das plane ich mal ein, das brauchen wir“. So ungefähr?

Iris Seithel: Genau und ich teste es auch immer. Wir haben ein Testsystem, indem wir uns das alles anschauen können, d. h. bevor ich das an meinen Nutzer rausgebe, schaue ich mir das auch immer selber nochmal an. Wenn ich jetzt mit meiner HR-Brille davorsitze und nicht vielleicht mit meiner IT-Brille, sondern wenn ich der Endnutzer wäre, der das nachher nutzen soll, wie komme ich damit zurecht? Funktioniert das alles so, wie ich mir das vorstelle oder es kann natürlich auch sein, das Ganze ist noch gar nicht so richtig ausgereift und die Funktion an sich ist vielleicht schön, aber da fehlt noch der letzte Entwicklungsschritt und dann warte ich einfach bis zum nächsten Mal und sage dann vielleicht „jetzt nehmen wir das mit in die Nutzung und geben das für die breite Masse frei“.

Dominik Josten: Wie läuft es dann während des laufenden Betriebs? Es gibt ja auch Fehlermeldungen oder Fragen. Ist dafür der Softwarehersteller zuständig oder du quasi für euch intern? Worauf muss man sich da einstellen als Unternehmen?

Iris Seithel: Als erster Ansprechpartner bin natürlich immer erstmal ich da für unsere Mitarbeiter. Die kennen mich, die wissen, dass sie sich an mich wenden können und ich versuche das Problem zu lösen und zu gucken, woran es liegt. Meistens sind es Kleinigkeiten, wo man nur einen Schalter umstellen muss und dann funktioniert alles wieder und dann ist das Problem gelöst. Natürlich kann es auch mal passieren, dass es vielleicht größere Themen sind. Dann ist es tatsächlich gut, wenn man sich mit dem Implementierungspartner zusammentut, mit dem man im Idealfall das Projekt durchgeführt hat, weil der kennt das System auch sehr gut, dass man darauf zurückgreifen kann, auf das Knowhow des Implementierungspartners und wenn man dann selber nicht weiterkommt, dass man da einen Ansprechpartner hat auf den man zugehen kann, wo man sagen kann „hey, ich habe hier das Problem, bitte hilf mir, können wir mal zusammen drüber schauen, wo könnte das Problem vielleicht liegen?“ und dass wir gemeinsam eine Lösung finden.

Braucht man seine eigene, interne IT-Beraterin?

Dominik Josten: Das bringt mich schon fast zu meiner Abschlussfrage. Jetzt bist ja ehemalige IT-Beraterin und als solche dann zum Kunden gewechselt, manche Unternehmen spielen ja vielleicht auch mit dem Kunden, jemand wie dich einzustellen und vielleicht auch der Motivation, sich so die Kosten für die externen Berater zu sparen. Ich habe von dir schon gehört „so ganz geht das sowieso nicht“ und du hast auch andere Aufgaben. Ist das überhaupt noch in der Cloud-Welt realistisch, dass man sagt „man macht so ein Projekt komplett intern?“ oder ist das immer eine Teamarbeit, ein Tandem, zwischen interner Kompetenz, die man durchaus haben sollte, aber auch eben der externen, die man immer noch braucht für Projekte?

Iris Seithel: Es macht natürlich durchaus Sinn und ist hilfreich jemanden im Unternehmen zu haben, der Ahnung hat. Das macht es natürlich schon deutlich einfacher als wenn man da komplett ohne Vorwissen rangeht. Es geht natürlich auch und viele Kunden sind da und sagen „da ist eine Person, die ist da affin, die kennt sich zwar bisher nicht aus, aber wir können die einarbeiten“ und das funktioniert in der Regel auch sehr gut. Ich will ja nicht sagen, meine Stelle ist überflüssig, von dem her ist es natürlich hilfreich, wenn jemand da ist, der sich sehr gut auskennt. Aber es geht nicht komplett alleine. Man braucht schon einen Implementierungspartner, den man auch als Sparringpartner nutzen kann, wo man Themen diskutieren kann und sagen kann „hey, ich habe hier folgendes Problem, ich müsste vielleicht einen Workaround aufsetzen, damit dieses Problem gelöst ist, weil das System einfach diese Funktionalität nicht hergibt“ und dann ist es natürlich schon schön, wenn man jemanden hat, mit dem man auch mal diskutieren kann, der vielleicht nicht alles einfach vorgibt und sagt „hey, du hast das Problem, das wäre die Lösung“, sondern wo man auch mal diskutieren kann und sagen kann „wie können wir es vielleicht machen, wie kommen wir denn weiter?“ und dann gibt es aber auch klassisch Themen, wo ich sage „das weiß ich einfach nicht, ich frage mal bei meinem Implementierungspartner nach“ und dann sitzen da drei, vier Berater für einen Bereich und dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass da einer dabei ist, der ein ähnliches Problem schon mal bei einem anderen Kunden hatte, relativ groß und dann kann man auf dieses Wissen gut zurückgreifen. Das macht durchaus Sinn, sich da einen verlässlichen Partner zu suchen, mit dem man gut zusammenarbeiten kann.

Dominik Josten: Erstmal schon mal vielen Dank, Iris. Das war ein Schnelldurchlauf durch alle Projektphasen, aber ich glaube mit vielen wichtigen Themen, die dem ein oder anderen schon mal Sorge genommen oder ein Gefühl dafür gegeben hat, was für Herausforderungen sind in den jeweiligen Schritten und wie man sie vermeiden kann. Ich glaube das hilft schon mal sehr. Ich würde noch ganz gerne in eigener Sache einen Hinweis geben, für die, die sich interessieren, für quasi noch einen Schritt konkreter, also die dann sagen wollen „okay, was sind so in einem konkreten Projekt beim Recruiting so technische Herausforderungen am Beispiel SAP Success Factors?“, da haben wir auch ein E-Book zu geschrieben, was wir kostenlos zur Verfügung stellen. Das ist allerdings aber schon für jemanden, der ganz konkret sagt „zufällig interessiere ich mich auch, ich bin kurz davor das einzuführen“, dann kann man das auch nochmal lesen. Iris, ich glaube das war sehr hilfreich für viele. Du hast unheimlich viel Ahnung und Erfahrung. Man könnte sich Ewigkeiten mit dir, auch noch viel detaillierter, unterhalten. Das ist ja nicht die Idee hier von unserem Podcast, sonst machen wir ganze Workshop-Tage draus, das will sich ja keiner anhören.

Schlusswort Iris Seithel - Keine Angst vor IT!

Dominik Josten: Vielleicht von dir so letzte Worte, wenn du auf einer Messe mit einem sprichst, der sagt „ich überlege, aber eigentlich, das klappt alles nicht, ich höre nur schlechtes, und riesen Aufwand und ich habe eh schon keine Zeit“. Was würdest du dem mitgeben? Klingt bei dir immer alles so einfach, ist es tatsächlich so nebenbei gemacht oder was würdest du den Leuten mitgeben wollen, die sich vor so einem Projekt sehen?

Iris Seithel: Man sollte dem Projekt mit Respekt begegnen, aber auf gar keinen Fall mit Angst. Kein Personaler sollte schlaflose Nächte bekommen von seiner Softwareeinführung. Es ist alles machbar. Wichtig ist einfach, dass man sich einen guten Partner sucht, dass man sich Zeit nimmt und dass man einfach schaut, dass man nicht daran verzweifelt. Ich möchte allen mitgeben, dass es durchaus machbar ist und dass am Ende eigentlich immer ein erfolgreiches Projekt dabei herauskommt.

Dominik Josten: Das ist ein schönes Schlusswort. Iris, ganz herzlichen Dank für deine Einblicke in die Software-Projektwelt und schön, dass es mit dir auch jemand gibt, der jetzt nicht irgendwie so als Klischee-IT-ler daherkommt, sondern wirklich auch als Personalerin, die erkannt hat „eigentlich kann es auch Spaß machen und Software hat auch viele Vorteile“. Von daher, vielen Dank für deine Zeit, für deine Einblicke, hat mich sehr gefreut. Ich wünsche dir noch einen schönen Nachmittag, weiter alles Gute und ganz herzlichen Dank.

Iris Seithel: Vielen Dank Dominik, ich wünsche dir das Gleiche.

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