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Nachfolgeplanung auf einen Blick

Definition, Vorteile, Ziele und Aufgaben der Nachfolgeplanung

Was ist Nachfolgeplanung?

Nachfolgeplanung oder Nachfolgemanagement bezeichnet den Prozess der gesteuerten Planung von Nachfolgern auf Stellenfunktionen bzw. Schlüsselpositionen beim Weggang oder Wegfall der aktuellen Stelleninhaber. Dies beinhaltet die Identifikation der wichtigsten Positionen im Unternehmen, der Definition der Anforderungen an diese Stellen sowie die Identifikation und Entwicklung passender Nachfolger bzw. Sukzessoren.

Mit der Nachfolgeplanung sorgen Unternehmen für den Fall vor, dass wichtige Mitarbeiter nicht mehr auf ihrer Stelle verfügbar sind, sei es durch Abwanderung, Versetzung, Eintritt in das Rentenalter oder anderen ungeplanten Ereignissen.

Nachfolgeplanung ist Bestandteil der Personenwicklung bzw. des Talent Managements eines Unternehmens.

Welche Aufgaben beinhaltet die Nachfolgeplanung?

Aufgabe der Nachfolgeplanung ist die Identifikation und Weiterentwicklung von geeigneten Nachfolgern. Diese können z. B. in sogenannten Talent Pools zusammengefasst werden, aus denen geeignete Nachfolger identifiziert und entwickelt werden können. Die Talent Pools dienen der thematischen Zuordnung (z. B. Ingenieure oder Nachwuchsführungskräfte) und können gemeinsam weiterentwickelt werden.

Identifikation von wichtigen (Schlüssel-)Positionen:

Einflussfaktoren bei der Ermittlung von Schlüsselpositionen sind u.a. die Relevanz im Rahmen der strategischen Unternehmensausrichtung, benötigte Kompetenzen und Erfahrung, Zeitaufwand und Kosten zur Neubesetzung der Stelle, die Größe des Verantwortungsbereichs, das Verlustrisiko und die Auswirkungen des Verlusts, das Altersrisiko sowie die Entwicklungen am Arbeitsmarkt.

Nachfolgersuche und Matching:

Nach der Ermittlung der Positionen werden die Anforderungen an die Stelle sowie an potentielle Nachfolger identifiziert. Eine digitale Datenbasis unterstützt die transparente Identifikation der Nachfolgekandidaten. Hilfreich bei der Entscheidung für einen Kandidaten sind u.a. Leistungsbeurteilungen und Potentialanalysen oder -beurteilungen, Kompetenzprofile der Mitarbeiter sowie weitere Informationen aus den Karriereplänen der Mitarbeiter und aus Mitarbeitergesprächen.

Entwicklung auf Nachfolgepositionen oder Stellenprofile:

Ein Soll-Ist-Vergleich mit dem Anforderungsprofil der Stelle deckt schließlich Entwicklungsfelder der Sukzessoren auf. Für die Vorbereitung auf die potentielle künftige Stelle werden Entwicklungsmaßnahmen verfolgt.

Einarbeitung:

Eine Einarbeitung beginnt im Idealfall bereits schrittweise im Vorfeld. Mögliche Nachfolgekandidaten sind in die Kernaufgaben, Problemstellungen und Entscheidungen des Stelleninhabers einzubeziehen. Bei der letztendlichen Auswahl der Nachfolger ist darauf zu achten, dass Kandidaten selbst bereit sind und auch die Akzeptanz von Führungskräften, Kollegen und unterstellten Mitarbeitern haben. Wird eine Nachfolge schließlich umgesetzt, ist auch auf einen wertschätzenden Austritt des Vorgängers aus dem Unternehmen oder in eine andere Funktion ist zu achten.

Überblick über Gesamtunternehmensnachfolgeplanung:

Mit einer langfristigen, meist über mehrere Jahre angelegten Planung soll das Risiko und die Auswirkungen des Verlusts von Mitarbeitern minimiert werden. Gerade der Gesamtüberblick über alle Nachfolge-Aktivitäten ist wichtig, um auch ggf. Nachfolger für Nachfolger einplanen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße lohnt sich eine Software-Unterstützung, da die Verkettung der Nachfolgeeinplanungen zu komplex wird.

Welche Vorteile bietet eine Nachfolgeplanung?

  • Langfristige Unternehmenssicherung: Keine unbesetzten Stellen bei kurzfristigem Ausscheiden
  • Verringerung Know-How Verlust: Durch die geplante Nachfolge wird der Wissenstransfer sichergestellt.
  • Unterstützung strategische Unternehmensziele: Die Sicherung von Schlüsselpositionen mit Schlüsselqualifikationen hilft, die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu unterstützen.
  • Verbesserung Mitarbeiterbindung: Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und Mitarbeitermotivation werden durch eine strategische Nachfolgeplanung gefördert und verbessert.
  • Verringerung von Rekrutierungskosten: Im Vergleich zu einer Neueinstellung verringern sich sowohl die Einstellungskosten als auch die "Rekrutierungs"-Zeit.
  • Minimierung der Fehlbesetzungsquote: Durch den Fokus auf den internen Arbeitsmarkt werden Fehlbesetzungen vermieden, da die Nachfolger das Unternehmen, die Arbeitsabläufe, die Kultur etc. kennen.
  • Erhöhung der Arbeitsgeberattraktivität: Mitarbeiter und Bewerber erkennen, dass es im Unternehmen eine Karrierekultur mit Aufstiegschancen bzw. Chancen auf andere Stellen gibt.
  • Mitarbeiterentwicklung: Durch die gezielte Förderung von Nachfolgern wird die Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter kontinuierlich vorangebracht.

Wer ist beteiligt an der Nachfolgeplanung?

HR / Personalwesen:

Üblicherweise liegt die Planung und Steuerung der Nachfolge im Bereich Personal. Sie wissen am besten, welche Stellen welches Anforderungsprofil beinhalten und auch, welche Personen im Unternehmen geeignet für die Nachfolgepositionen sein könnten. Dazu fällt in ihren Bereich die gezielte Weiterentwicklung der Nachfolger auf die identifizierten Positionen bzw. Stellenprofile.

GF/GL:

Meist werden zusammen mit dem HR die Schlüsselpositionen definiert, für welche unbedingt eine geregelte Nachfolgeplanung erfolgen soll. Diese könne sich im Laufe der Zeit verändern - je nach dem, welche Ziele das Unternehmen verfolgt udn welche strategische Ausrichtung geplant ist.

Führungskraft:

Auch Führungskräfte spielen bei der Identifikation von Nachfolgekandidaten eine wichtige Rolle. Sie kennen einerseits die Mitarbeiter und wissen wer über hohes Potential verfügt. Andererseits kennen Sie auch die Anforderungen einer Stelle und das Umfeld. Zudem versorgen sie HR mit wichtigen Talentinformationen, zum Beispiel über Leistung, Potential und Karrierewünsche der Mitarbeiter.

Mitarbeiter:

Ein Match zwischen Mitarbeiterwünschen und Nachfolgeplänen des Unternehmens ist optimal. Das erhöht Bindung und Motivation der Belegschaft. Neben den erwähnten Talentinformationen sind Mitarbeiter gefragt, wenn es um ihre Karrierewünsche geht und wie sie diese am besten mit Entwicklungszielen erreichen können, auch mit Unterstützung der Führungskraft.

Was gilt es zu beachten?

Folgende Herausforderungen und Stolperfallen können bei der Nachfolgeplanung auftreten:

  • Unrealistische Versprechen gegenüber den Nachfolgern (Nachfolgemanagement ist ein volatiler Prozess, da laufend ungeplante Änderungen eintreten können)
  • Ungenügende Kommunikation gegenüber Nachfolgern und auch den jetzigen Stelleninhabern, wie oder auch wann die konkrete Nachfolge erfolgen soll
  • Intransparente Auswahlkriterien bei der Nachfolgesuche und -auswahl
  • Fehlende Weiterentwicklung der nominierten Nachfolger
  • Fehlende, einheitliche Systematik, z. B. nicht divisions- oder standortübergreifend, um über Unternehmensgrenzen hinweg Nachfolger identifizieren zu können
  • Unzureichende Einbeziehung der Belegschaft und Information über Maßnahmen sowie Ziele der Nachfolgeplanung
  • Keine ausreichende Sensibilisierung aller Führungskräfte zum Thema Nachfolge

Was sind Trends in der Nachfolgeplanung?

Auch im Bereich Nachfolgemanagement finden sich neue Themen als Trends wieder:

  • Bildung von Talent Pools: Zunehmend werden zur internen Rekrutierung sogenannte Talent Pools genutzt. Ein Talent Pool besteht aus Mitarbeitern, welche einer Talentzielgruppe (wie z. B. High Potentials) angehören oder über eine bestimmte Schlüsselqualifikation verfügen. Durch den Pool an Personen wird nicht ein 1:1 Bezug bei der Nachfolge hergestellt, sondern mehrere potenzielle Nachfolger können herangezogen werden.
  • Unterstützung durch Software: Software unterstützt beim Match von Stelle und Nachfolger. Durch eine lückenlose und vollständige Darstellung der Nachfolgeplanung kann sie ganzheitlich, transparent und lückenlos zu erstellen.
  • Weiterentwicklung von Anforderungs- oder Stellenprofilen: Da die Nachfolgeplanung sich auf die Zukunft bezieht, versuchen Unternehmen zunehmend zukünftig benötigte Qualifikationen in das Anforderungsprofil einzuarbeiten und Sukzessoren mit diesen erweiterten Qualifikationen auszustatten.

Welche Prozesse sind vor- bzw. nachgelagert?

Alle Ergebnisse der Personalentwicklung bzw. von Talent Management Prozessen wie

  • Zielvereinbarung,
  • Leistungsbeurteilung,
  • Potenzialanalyse / Potenzialbeurteilung sowie
  • Karriereentwicklung/-planung

unterstützen den Nachfolgeprozess, um passende Nachfolger für die Anforderungen der Schlüsselposition zu identifizieren.

Dazu unterstützt die betriebliche Weiterbildung, um die identifizierten Nachfolger auf die zukünftigen Aufgaben vorzubereiten und weiterzuentwickeln.

Software-Unterstützung für die Nachfolgeplanung

Oft existiert die Nachfolgeplanung nur im Kopf der verantwortlichen Personaler oder der Geschäftsführung. Eine klare Übersicht zu Fähigkeiten und Wünschen der Mitarbeiter vs. der angedachten Nachfolgeplanung gibt es nicht. Eine Software, wie z. B. SAP SuccessFactors Entwicklung und Nachfolge, kann hierbei gute Unterstützung leisten. Sie dokumentiert transparent und übersichtlich, wer sich auf welcher Positionen momentan befindet, für welche zukünftige Stelle der jetzige Stelleninhaber nominiert ist und wie seine Fertigkeit und Fähigkeiten aussehen bzw. in Zukunft entwickelt werden sollen.