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Leistungsbeurteilung

Alles was Sie über „Leistungsbeurteilung“ wissen müssen

Alles was Sie über „Leistungsbeurteilung“ wissen müssen

Was ist der Sinn und Zweck von Leistungsbeurteilungen heutzutage und wie schaffen es Unternehmen, Ihre Mitarbeitende richtig zu fördern und zu fordern?

Was ist eine Leistungsbeurteilung?

Die Leistungsbeurteilung ist ein Instrument zur Steuerung und Beurteilung von Leistungskriterien und Verhaltensweisen der Mitarbeitenden.

Durch strukturierte Beurteilungsprozesse identifizieren Unternehmen ihre Leistungstragenden und decken dabei auch Leistungslücken auf. Leistungsbeurteilungen sind außerdem eine wichtige Informationsgrundlage für weitere Entscheidungen im Talent Management, beispielsweise in der Vergütungs- oder Nachfolgeplanung. Oft wird innerhalb der Leistungsbeurteilung die Zielerreichung aus der jährlichen Zielvereinbarung bewertet. Diese Beurteilungen werden in vielen Unternehmen einmal jährlich, z.B. im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs, durchgeführt und schriftlich festgehalten. Schnellere Arbeitswelten und agile Organisationsformen führen verstärkt zu kürzeren Zyklen der Beurteilung.

Warum werden Leistungsbeurteilungen durchgeführt?

Es gibt unterschiedliche Gründe, warum Unternehmen Leistungsbeurteilungen durchführen wollen. Früher stand dabei häufig die Leistungskontrolle im Vordergrund, inzwischen geht es in der Regel mehr um Potentialidentifikation oder Feedback zur individuellen Entwicklung.

  • Ein wichtiges Motiv besteht in der Förderung des Austausches zwischen Führungsverantwortlichen und Mitarbeitenden. Die Managerin oder der Manager verdeutlichen ihre Erwartungshaltung und die Relevanz einer bestimmten Leistung. Die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, Schwierigkeiten in der Anforderungserfüllung anzusprechen. Insbesondere bei möglichen Beurteilungsdiskrepanzen bietet sich die Gelegenheit, die Anforderungen zu diskutieren.
  • Dazu kann neben der Beurteilung der vergangenen Leistung auch die Eignung für künftige Aufgaben besprochen werden.
  • Letztendlich entscheiden die einzelnen Mitarbeitendenleistungen über die Gesamtleistung der Organisation. Beurteilungen und Verbesserungsmaßnahmen der Leistung sind somit ausschlaggebend für die kontinuierliche Steigerung des Gesamtunternehmens-erfolges. Dieser Beitrag zur Steigerung des Unternehmenserfolgs wird unter dem Begriff Performance Management zusammengefasst.
  • Einige Unternehmen nutzen die Leistungsbeurteilung zudem für die Identifikation ihrer „High-Performer“ bzw. von Talenten für ihr Talent Management Programm als Instrument der Personalentwicklung. Mitarbeitende mit einer überdurchschnittlich guten Beurteilung können beispielsweise in einen Talentpool aufgenommen werden, der zur Nachfolgeplanung von Führungspositionen dient. Denkbar sind außerdem individuelle Entwicklungspläne, spezielle Trainings oder Mentoringprogramme.

Wer führt die Leistungsbeurteilung durch?

In der Regel erfolgt die Leistungsbeurteilung durch die Führungsverantwortlichen. Zudem können Kolleginnen und Kollegen und auch Kundinnen und Kunden durch ein 360 Grad Feedback einbezogen werden. Es ist außerdem üblich, dass sich Mitarbeitende zunächst im Rahmen einer Selbstbeurteilung einschätzen. Dies bietet den Mitarbeitenden die Möglichkeit Ihre Arbeit zu reflektieren und ihr Selbstbild mit dem Fremdbild abzugleichen.

Während HR den strategischen Prozess vorab definiert hat, überwacht die Personalabteilung während der Leistungsbeurteilung die regelkonforme Durchführung. Ein wichtiger Punkt hierbei ist die Steuerung der Kalibrierung der Beurteilungen. Hierzu treffen sich die Führungskräfte gleicher Ebene, um die jeweiligen Beurteilungen ihrer Teammitglieder zu vergleichen und auf Basis dessen ggf. anzupassen.

Was sind Beurteilungskriterien für die Leistungsbeurteilung?

Um die Beurteilungen einheitlich und transparent zu gestalten, sollten im Vorfeld Beurteilungskriterien festgelegt werden. Diese Kriterien können sich an den individuellen Unternehmenswerten (z. B. Kundenorientierung, Innovationsfreude) orientieren oder sich nach Bereichen, Jobfamilien bis hin zu konkreten Stellen unterscheiden. Auch die Bewertungsmaßstäbe dieser Kriterien, sofern nicht tarifvertraglich geregelt, gestalten sich je nach Unternehmen unterschiedlich. Von klassischen Schulnoten, über Bewertungsstufen und -skalen bis zum Prozentwert findet alles Anwendung. Wichtig ist hierbei, zu jeder Bewertungsstufe ein oder mehrere Verhaltensbeispiele mitzugeben. So können die Beurteilenden gerechter und vergleichbarer ihre Bewertung abgeben. Es ist empfehlenswert alle Führungskräfte regelmäßig darin zu schulen.

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Erwartungen und Anforderungen an einen Leistungsbeurteilungsprozess

Feedbackgebende und Beurteilte müssen verstehen, wie der Leistungsbeurteilungsprozess funktioniert. Gleichzeitig haben die Akteure eigene Erwartungen und Anforderungen an den modernen Leistungsbeurteilungsprozess:

Transparenz & Prozessklarheit

Allen Beteiligten muss vor einer Leistungsbeurteilung klar sein, was genau erfasst wird, was von wem wann zu tun ist und was mit den Beurteilungsergebnissen passiert.

Fairness

Die Beurteilungskriterien müssen nicht nur transparent für jeden sein, sondern vor allem auch fair angewendet werden. Hier helfen Trainings, um über Beurteilungsfehler aufzuklären, sowie die Kalibrierung der Beurteilungen über die Teams hinweg. Es muss sichergestellt sein, dass Mitarbeitende bei gleicher Leistung und gleichem Job egal von welchen Beurteilenden immer die selbe Beurteilung bekommen würde.

Begründung

Eine Leistungsbeurteilung sollte konkrete Ziele verfolgen und nicht um ihrer selbst willen durchgeführt werden. Daher gilt es immer zu prüfen, ob der aktuelle Leistungsbeurteilungsprozess die heutigen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens noch abbilden kann.

Typische Herausforderungen

Im Gegensatz zur Beurteilung sehr guten Mitarbeitenden stellt eine negative Beurteilung die Führungskräfte häufig vor Herausforderungen. Bei Gesprächen über Misserfolge und schlechte Leistungen sollte auf einen konstruktiven Ansatz gesetzt werden: Die Führungskraft und die Mitarbeitenden führen sich gemeinsam den Entwicklungsbedarf vor Augen und leiten z. B. Coaching, Schulungs- und Trainingsmaßnahmen ein. Auch Meilensteine oder Zwischenschritte können detaillierter geplant werden, um die Leistungsentwicklung besser zu steuern. Dies sollte dokumentiert werden, um die Nachverfolgung zu erleichtern.

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Des Weiteren liegen Herausforderungen in der Leistungsbeurteilung darin, Beurteilungsfehler zu vermeiden und die Bewertung transparent zu gestalten. Typische Beurteilungsfehler sind zu harte oder zu weiche Beurteilungen, der Vergleich mit der eigenen Persönlichkeit (Similar-to-Me-Effekt) oder der Einfluss von Stereotypen und Vorurteilen. Ein hilfreicher Prozessschritt nach der Führungskräftebeurteilung ist daher die Kalibrierung. Während eines gemeinsamen Termins zur Kalibrierung vergleichen die Führungskräfte ihre bisher vergebenen Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbewertungen sowie angesetzte Beurteilungsmaßstäbe. Durch den Abgleich sollen Beurteilungstendenzen zur einen oder anderen Seite erkannt und gegebenenfalls angepasst werden. Erst danach werden die Mitarbeitenden über ihre endgültige Leistungsbeurteilung informiert.

Entwicklungen in der Leistungsbeurteilung

Auch in der Leistungsbeurteilung ergeben sich immer wieder Trends, die zur Überprüfung der bestehenden Leistungsbeurteilung anregen:

Einige Unternehmen optimieren ihren Leistungsbeurteilungsprozess, indem sie den Austausch nicht auf jährliche oder halbjährliche Beurteilungen begrenzen, sondern kontinuierlich Feedback zur Leistung der Mitarbeitenden geben. Kurze Feedback-Gespräche oder Feedback z.B. per App ermöglichen zeitnahe Rückmeldungen auf konkretes Verhalten und erfolgte Aktivitäten. Dieses kontinuierliche Feedback sollte ebenfalls dokumentiert werden und am Ende in die Gesamtleistungsbeurteilung einfließen. Auch damit werden Beurteilungsfehler vermieden und die Leistungsbeurteilung bezieht sich auf den gesamten Leistungszeitraum und nicht nur kleine Ausschnitte, die in Erinnerung geblieben sind.

Lange Zeit war es ein Trend an die Leistungsbeurteilung einen monetäreren Anreiz zu koppeln. Bedeutet, je besser die Mitarbeitenden abschneiden, desto mehr Bonus wird ausbezahlt. Nun regt sich Widerstand: Große Konzerne setzen zunehmend auf eine Entkopplung von Leistung und Bezahlung, da der Zusammenhang sich laut Studien oft demotivierend auswirkt.

Eine steigende Anzahl an Unternehmen setzt außerdem auf Softwareunterstützung. Sowohl das kontinuierliche Feedback als auch die klassischen Leistungsbeurteilungsformulare werden digital abgebildet. Dies bietet die Möglichkeit, auf Papierarbeit zu verzichten und somit alle Formulare jederzeit für Mitarbeitende, Führungskräfte und HR zugänglich zu machen. Die digitale Arbeitsweise vereinfacht und beschleunigt außerdem den Austausch in virtuell arbeitenden Teams. Die Daten der Leistungsbeurteilung können auch direkt in weiteren Prozessen, zum Beispiel einer Kalibrierung oder dem Vergütungsmanagement, genutzt werden.

Zunehmend werden Beurteilungs-Rankings der Mitarbeitenden von Unternehmen in Frage gestellt. Der Wettbewerb unter Kolleginnen und Kollegen kann einerseits motivierend wirken. Andererseits verstärkt sich das Konkurrenzdenken innerhalb der Belegschaft, welches sich kontraproduktiv auf die Leistungserbringung auswirken kann. Statt der Belohnung individueller Ziele und Leistungen, rücken Unternehmen aus diesem Grund vermehrt die Leistung eines Teams oder eines Bereichs in den Vordergrund ihres Leistungsbeurteilungssystems.

Erfolgsmessung der Leistungsbeurteilung

Die Erhebung von Kennzahlen ermöglicht eine Erfolgsmessung der Leistungsbeurteilung. Die durchschnittliche Gesamtleistungsbeurteilung pro Abteilung oder bestimmter Mitarbeitendengruppen deckt beispielsweise förderungswürdige Bereiche auf. Auch die Ermittlung von Kompetenzlücken eines Unternehmens, z. B. in relevanten Zukunftstechnologien, kann Chancen und Risiken für die strategische Ausrichtung verdeutlichen.

Zuletzt sollte eine regelmäßige Überprüfung des Leistungsbeurteilungsprozesses erfolgen. Akzeptanz, Zufriedenheit und Anregungen für Verbesserungen können durch eine Mitarbeitendenbefragung - am besten anonym - einfach aufgedeckt werden. Durch stetige Optimierung des Prozesses steigt die Akzeptanz und der Mehrwert steht im Fokus.

Software-Unterstützung für den Leistungsbeurteilungsprozess

Mitarbeitende, Führungskräfte und Personalverantwortliche wünschen sich einen einheitlichen und transparenten Leistungsbeurteilungsprozess. Doch ab einer gewissen Mitarbeitendenanzahl gestaltet sich die Planung, Durchführung und Erfolgsmessung der Leistungsbeurteilung schwierig. Daher kann es sich lohnen, in eine Software, wie z. B. SAP SuccessFactors Ziele & Leistung, zu investieren. Die Software entlastet vom administrativen Aufwand und bietet durch einfache und intuitive Bedienung einer guten Userbility und Anwendbarkeit. Das Leistungsbeurteilungsformular ist online jederzeit und überall verfügbar. Für Personalverantwortliche ist transparent, wer eine Aufgabe hat und welche Ergebnisse erzielt wurden.

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