Geldautomat PIN EINGABE

Meldeverfahren einfacher, schneller und fehlerfreier bearbeiten

Folgeaktivitäten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ein Expertengespräch über clevere Lösungen rund um steuer- und sozialversicherungspflichtige Meldeverfahren

Personalabrechnung ist eine verantwortungsvolle und komplizierte Angelegenheit. Der Einsatz von SAP HCM vereinfacht Folgeaktivitäten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das enthaltene Notification Tool bietet SachbearbeiterInnen zudem nicht nur den Überblick über administrative Aufgaben, sondern automatisiert auch das Meldewesen. Das spart Zeit und Kosten und macht Prozesse sicherer.

Falco Behrendt, SAP HCM Lead Consultant bei der Empleox GmbH, spricht im Interview über typische Herausforderungen und clevere Lösungen rund um steuer- und sozialversicherungspflichtige Meldeverfahren.

Komplizierte Folgeaktivitäten

Redaktion: Welche Folgeaktivitäten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind besonders kompliziert und warum?

Falco Behrendt: Dazu gehört erstens das ELStAM-Meldeverfahren, womit die SachbearbeiterInnen die Lohnsteuerabzugsmerkmale der MitarbeiterInnen erhalten, um die korrekte Lohnsteuer in der Personalabrechnung zu ermitteln. Das sind Informationen zur Steuerklasse, zu diversen monatlichen und jährlichen Freibeträgen, zu Hinzurechnungsbeträgen und viele mehr, die sich hin und wieder ändern können.

Und zweitens das Meldeverfahren für Entgeltersatzleistungen (EEL), womit SachbearbeiterInnen die Entgeltbescheinigungen zur Berechnung des Krankengeldes oder des Mutterschaftsgeldes an die Krankenkassen versenden. Die Schwierigkeit besteht vor allem in der Kommunikation mit den Finanzämtern beziehungsweise mit den Krankenkassen. Dafür gibt es mehrere Gründe. Einerseits sind die Prozesse sehr komplex, andererseits fehlt SachbearbeiterInnen häufig das Know-how in den Bereichen Steuerrecht, Datenbankmanagement und Fehlerhandling. Dadurch werden Meldeverfahren aufwendig, fehleranfällig und nervenaufreibend.

Externer Link:

ENTGELT EINFACH & VERLÄSSLICH ABRECHNEN

Die richtige und verlässliche Entgeltabrechnung hat immer noch Priorität im Personalmanagement. Mit unseren Lösungen zur Personalabrechnung können Sie sicher sein, dass all Ihre Mitarbeiter das passende Entgelt berechnet und ausgezahlt bekommen. 

Typische Herausforderungen

Redaktion: Was sind die typischen Herausforderungen dabei?

Falco Behrendt: Beim ELStAM-Meldeverfahren gibt es eine Datenbank der Lohnsteuerabzugsmerkmale in SAP HCM und eine in der Clearingstelle der Finanzämter. Beide Datenbanken müssen jederzeit übereinstimmen.

Ein Beispiel: Tritt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter neu ins Unternehmen ein, müssen SachbearbeiterInnen die Steueridentifikationsnummer mit der Arbeitgebersteuernummer verknüpfen. Dies geschieht über eine Ausgangsmeldung im ELStAM-Prozess. Erst wenn dieser Vorgang erfolgreich war, sendet das Finanzamt die Lohnsteuerabzugsmerkmale an den Arbeitgeber zurück. Gehen die Daten zu schnell hin und her, entstehen Inkonsistenzen zwischen den Datenbanken – die Lohnsteuer kann dann im schlimmsten Fall nicht korrekt berechnet werden. Das ist vielen SachbearbeiterInnen nicht bewusst. Denn: Die Verfahrensbeschreibung zu den einzelnen Fehlermeldung ist von den Finanzämtern zwar dokumentiert, aber in SAP nicht hinreichend erläutert.

Beim EEL-Meldeverfahren besteht die Herausforderung darin, dass die Prozesse in SAP pro Sachverhalt unterschiedlich sind. Das Lesen und Verstehen einzelner Eingangsmeldungen von den Krankenkassen ist dadurch essenziell, wird von vielen SachbearbeiterInnen aber vernachlässigt. Das liegt auch daran, dass Fehlermeldungen vom System nicht besonders hervorgehoben werden oder die Fehlerbehebung nicht korrekt erfolgt – hier fehlt die Übersichtlichkeit im System.

Wie lassen sich Prozesse optimieren?

Falco Behrendt: Ein wichtiger Schritt ist, bestimmte Folgeaktivitäten regelmäßig, nicht nur einmal im Monat zu starten. Dabei hilft das Notification Tool.

Das Notification Tool ist ein zentrales Werkzeug für die automatische Zuordnung, Verteilung und Bearbeitung von Aufgaben, die aus Programmläufen in den verschiedenen Meldeprozessen im HCM resultieren. Außerdem bietet es jeder Anwenderin und jedem Anwender abhängig von Zuständigkeit und Berechtigung eine Gesamtübersicht über alle Meldewesen.

SachbearbeiterInnen, die Ausgangsmeldungen an und Eingangsmeldungen von Ämtern automatisiert im Hintergrund laufen lassen, sparen drei Prozessschritte: Die Datenermittlung, die Datenspeicherung und die Datenverarbeitung. Sie greifen – wenn überhaupt – nur noch in Sonderfällen manuell ein. Das können individuelle Fehler in den Datenbanken oder bei der Kommunikation mit den Ämtern sein.

Ein weiteres Beispiel: Bekommen SachbearbeiterInnen vom Finanzamt laut MitarbeiterIn eine falsche Steuerklasse mitgeteilt, haben sie die Möglichkeit, für die Dauer von drei Monaten den Lohnsteuerabzug nach den bisherigen ELStAM durchzuführen. Man spricht hier von einem Störfall im ELStAM-Prozess. Das Notification Tool leitet SachbearbeiterInnen dabei genau an, sodass auch die Fehlerbehebung selbst schneller geht. Dieses Vorgehen nimmt dem Thema die Komplexität und erleichtert das gesamte operative Tagesgeschäft. Zusätzlich stellt es sicher, dass sich SachbearbeiterInnen rechtlich nicht in der Grauzone bewegen. Zusammengefasst lässt sich sagen: Das Notification Tool steigert in jedem Fall die Employee Experience.

Externer Link:

MELDEVERFAHREN DER GEHALTSABRECHNUNG IN SAP HCM

Um Folgefehler bei der Gehaltsabrechnung vorzubeugen bietet EMPLEOX ein standardisiertes Implementierungspaket zur Einrichtung des Notification Tools an.

Hören und lesen Sie mehr zum Thema