Schreibtisch und Laptop mit gestikulierender Person davor

SuccessFactors Recruiting - 4 zu selten genutzte Funktionen

SuccessFactors Recruiting ist weit verbreitet und wird doch nur selten komplett ausgereizt. Wir zeigen 4 zu selten genutzte Funktionen.

Wie nutzen Sie Ihr Smartphone? Ich nehme an, Sie telefonieren, surfen im Internet und schreiben Nachrichten. Vielleicht wird auch mal ein Foto geschossen oder Musik gehört. Das wars aber meistens auch schon. Ich würde behaupten, die meisten Menschen verwenden nur einen Bruchteil der Funktionen, die ihr Smartphone beinhaltet. Die hohen Summen, die man für diese Geräte ausgibt, stehen in keiner Relation dazu, wofür man das Telefon nutzt. Woran das liegt? Ich denke, viele Nutzer wissen gar nicht, wofür ihr Handy alles gebraucht werden kann.

Hinsichtlich der Nutzung von SuccessFactors Recruiting Management bekommt man häufig dasselbe Gefühl. Das Modul bietet eine Menge. Doch es gibt einige Funktionalitäten, die in den meisten Unternehmen gar nicht oder nicht nutzenstiftend in Gebrauch sind. Damit verschenken diese einiges an Verbesserungspotenzial, für das sie doch eigentlich bezahlt haben. Im Folgenden daher 4 Tipps, wie Sie noch mehr Nutzen aus SuccessFactors Recruiting ziehen.

Funktion 1 - Talentpools

Die Möglichkeit der Erstellung von Talentpools ist eine relativ neue Funktion von SuccessFactors Recruiting. Sie bietet die Möglichkeit, ein Beziehungsmanagement mit den Kandidaten zu etablieren. Das bedeutet, Bewerberinnen und Bewerber, die sich ein Profil angelegt bzw. sich beworben haben, können verschiedenen Talentpools zugeordnet und dort administriert werden. Solche Pools aufzubauen sollte eigentlich Herzstück moderner Recruitingarbeit sein. So wie sich Vertriebler eine „Pipeline“ aus Kunden aufbauen, die vielleicht erst später konkret werden, empfiehlt sich dies auch für Recruiter.

Außerdem, sehen Sie es doch mal so: Die größte Hürde im Recruiting ist doch häufig, Kandidaten überhaupt auf sich aufmerksam zu machen und dann zu einer Bewerbung zu motivieren. Wenn Ihnen dies dann gelungen ist, der/die Bewerber/-in nur gerade nicht optimal zu der Stelle passt, wäre es doch schade, wenn Sie den Kontakt wieder abreißen ließen, um bei der nächsten Ausschreibung wieder aufs Neue um Aufmerksamkeit ringen zu müssen.

Wichtig ist, sich ein gutes Konzept zu überlegen, bevor etwas im System übernommen wird. Das heißt beispielsweise: Für welche Gruppen will ich Talentpools erstellen? Wer bearbeitet diese in meinem Unternehmen? Welche Status innerhalb eines Pools machen Sinn für die einfache Administration der Kandidaten? Sind all diese Fragen geklärt, ist die technische Umsetzung der kleinere Teil der Aufgabe.

Ebenfalls entscheidend für den Erfolg ist es dann, bei dieser Funktion am Ball zu bleiben. Zum einen, was Administration und Ansprache der Kandidaten angeht, zum anderen bezüglich der stetigen Verbesserung Ihres Talentpool-Konzepts an sich. Dann kann diese Funktion einen enorm hohen Mehrwert im aktiven Recruiting bieten.

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Funktion 2 - Zentrale für Bewerbungsgespräche

Die Zentrale für Bewerbungsgespräche gibt die Möglichkeit mit Kandidaten zu arbeiten, nachdem sie zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen wurden. Konkret kann man die Bewerbenden anhand vorher definierter, stellenspezifischer Kompetenzen oder allgemeiner Kriterien (z. B. „passt zur Unternehmenskultur“, „hat Potenzial zur Führungskraft“ o. ä.) bewerten. Diese Bewertung basiert auf einer frei wählbaren Skala (z. B. 1 „sehr schlecht“ bis 5 „sehr gut“).

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Ein Vorteil dieser Funktion ist, dass eben jeder interne Gesprächsteilnehmer einzeln die interviewten Kandidaten bewerten kann. Dadurch bekommt man nach Abschluss der Gespräche einen besseren Überblick über die einzelnen Bewerber und die möglicherweise differenzierten Sichten auf diese. Zudem kann man sie über das Kandidatenranking, das auf allen abgegebenen Bewertungen basiert, einfacher miteinander vergleichen. Diese Liste kann als Gesamtüberblick dienen, man hat darüber hinaus aber auch die Möglichkeit, sich ein Ranking für die einzelnen Kriterien anzeigen zu lassen, falls einzelne Fähigkeiten besonders ausschlaggebend sind.

Beurteilung des Bewerbungsgesprächs
Screenshot SuccessFactors Recruiting - Zentrale für Bewerbungsgespräche. (Hier mit nur einer Gesamtbewertung, es sind auch mehrere Kriterien machbar) Empleox GmbH

 

Diese individuelle Bewertung und visuelle Darstellung der Ergebnisse der Bewerbungsgespräche garantieren zwar keine völlig objektive Auswahl. Trotzdem machen sie Entscheidungen einfacher und besser. Etwa weil Bewertungsverzerrungen vermindert werden, da verschiedene konkrete Kriterien beurteilt werden. Und eben unterschiedliche Perspektiven festgehalten werden, statt nach dem Gespräch eine gemeinsame Einschätzung abzugeben, die oft von dominanteren Personen überproportional beeinflusst wird.

Wichtig dabei ist auch hier die konzeptionelle Basis für die Funktion. Zum einen muss man sich gut überlegen, welche Kompetenzen und Kriterien man zur Bewertung heranzieht: Gibt es beispielsweise unternehmenseinheitliche Kompetenzen? Welche sind wichtig für einzelne Stellen? Außerdem sollte man sich eine sinnvolle Bewertungsskala überlegen und es ist wichtig, dass der Umgang mit der Funktion geschult wird. Nur dann können alle relevanten Akteure das Tool effektiv nutzen und haben ein übereinstimmendes Verständnis.

Um die Bewertung noch einfacher und einheitlicher über das Unternehmen hinweg zu gestalten, bietet SuccessFactors Recruiting darüber hinaus übrigens die Möglichkeit, einen Leitfaden für Interviews zu hinterlegen. Einen solchen sinnvoll auszuarbeiten ist absolut empfehlenswert, aber auch ein Thema für sich.

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Funktion 3 - Stellenspezifische Fragen

Eine weitere häufig vernachlässigte Funktion in SuccessFactors Recruiting ist die der sogenannten stellenspezifischen Fragen. Diese können einer einzelnen Stellenanforderung hinzugefügt werden, um sie später im Bewerbungsprozess von den Kandidaten beantworten zu lassen. Diese Fragen dienen vor allem dazu, harte Kriterien abzufragen, die für eine Erfüllung der ausgeschriebenen Aufgabe wichtig sind, wie beispielsweise, ob ein Kandidat einen Führerschein besitzt.

Diese Funktion wird nur vereinzelt von Unternehmen genutzt, dabei kann sie den Auswahlprozess für Recruiter erheblich vereinfachen. Anhand der Fragen lässt sich nämlich eine Vorselektion der Kandidaten vornehmen, wobei diejenigen mit einer negativen Antwort von den übrigen separiert werden. Dies geschieht über einen zusätzlichen Status in der sogenannten Talentpipeline. Dadurch werden aber noch keine Auto-Absagen versendet und die Kandidaten werden dadurch auch nicht aus dem Talentpool entfernt, entsprechende Sorgen sind also unbegründet. Sie können weiterhin selbst entscheiden, was mit diesen Kandidaten passieren soll, schaffen aber Übersicht in Ihrer Inbox. Außerdem können Sie so einfacher allen Bewerbenden, denen kritische Voraussetzungen fehlen (wie z. B. ein Führerschein o. ä.), mit einem angepassten Text absagen.

Diese Funktion ist vielleicht weniger für schwer zu besetzende Spezialistenstellen geeignet, bei denen Sie durchaus bereit wären, Lösungen für größere Hürden wie Sprachkenntnisse, Visa oder dergleichen zu organisieren. Bei eher einfach zu besetzenden Tätigkeiten, für die harte Kriterien vorhanden sein müssen (wie beispielsweise der Besitz eines bestimmten Führerscheins), kann diese Funktion den Recruitingprozess aber erheblich entlasten.

Auch hier gilt wie bei allen bisher vorgestellten Funktionen: Auf die Konzeption kommt es an. Bevor diese Funktion im System nutzbar wird, muss man sich folgende Gedanken machen: Für welche Stellen in meinem Unternehmen macht das Sinn? Welche Fragen möchte ich stellen und wie formuliere ich sie möglichst klar? Welche Antwortmöglichkeiten möchte ich vorgeben? Wie bearbeite ich den Status, in dem sich vorselektierte Kandidaten befinden? Denn da diesen nicht automatisch abgesagt wird, müssen Sie diese noch manuell administrieren, das sollten Sie nicht vergessen!

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Funktion 4 - Betriebsratseinbindung

Nun kommen wir zu einer Funktion von SuccessFactors Recruiting, die sich gut zweckentfremden lässt: die sogenannte Angebotsgenehmigungsfunktion. Der ursprüngliche Sinn dieser ist es, die Genehmigung von Führungskräften für die Einstellung eines neuen Mitarbeitenden zu gewissen Konditionen einzuholen. Diese Anwendung wurde ursprünglich für den amerikanischen Markt konzipiert, in Deutschland ist so ein Vorgehen eher unüblich. Nichtsdestotrotz kann man diese Funktion in Deutschland wunderbar nutzen, um den Betriebsrat einzubinden.

Auf dem Formular der Angebotsgenehmigung können alle Informationen hinterlegt werden, die auf einer üblichen BR-Anhörung bezüglich einer Einstellung aufgeführt werden. Der Betriebsrat bekommt dann einen eigenen Zugang zu SuccessFactors Recruiting und kann die Informationen zur geplanten Einstellung direkt im System einsehen und dieser dort entweder direkt zustimmen oder sie ablehnen.

Der Vorteil ist, dass keine sensiblen Gehalts- und Bewerberdaten aus dem System rausgehen. Ein wichtiges Kriterium für den Datenschutz. Außerdem kann man fast in Echtzeit sehen, ob und wann der Betriebsrat der Einstellung zugestimmt hat. Sicherlich kann es manchmal schwierig sein, den Betriebsrat von einer Umstellung des Prozesses mit rein digitaler Verfügbarkeit der Informationen zu überzeugen. Aber gerade das Argument des Datenschutzes sollte hier durchaus gewichtig sein. Essenziell ist es, die Mitglieder des Betriebsrats gut im System zu schulen und mit den Funktionen vertraut zu machen. Dann werden sie feststellen, dass die Nutzung sehr einfach ist und die Akzeptanz des neuen Systems steigt.

Fazit - Holen Sie mehr aus SuccessFactors Recruiting

War für Sie etwas Neues dabei? Oder wurde eine Funktion vorgestellt, die Sie zwar kennen, aber noch nicht nutzen? Dann trauen Sie sich und gehen den nächsten Schritt mit Ihrem SuccessFactors-Recruiting-System. Es wäre schade, wenn sinnvolle Funktionen, die das Recruitingleben erleichtern, einfach brachliegen würden. Immerhin verfügt Ihr System über all diese Funktionen, ohne zusätzliche Kosten.

Sollten Sie Hilfe bei der Einführung einer der genannten Funktionen benötigen oder tiefergehende Fragen dazu haben, nehmen Sie gerne Kontakt auf.

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