SuccessFactors Learning - 4 unterschätzte Funktionen und ein Extratipp

Dauerhafte Qualifikation und kontinuierlicher Kompetenzerwerb gehören heute zu den wichtigsten Faktoren für Unternehmenserfolg und nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit. Kunden, die SAP SuccessFactors Learning im Einsatz haben, unterstützen ihre Qualifikationsprozesse bereits sehr effektiv. Doch werden alle Funktionen optimal genutzt?

Wir haben nachgefragt, bei Christian Mayrhofer, Senior Consultant Learning bei der EMPLEOX GmbH.

Bianca Lampart: Christian, wie erlebst du den Einsatz von SAP SuccessFactors Learning bei Kunden?

Christian Mayrhofer: Kunden sind sich der Bedeutung von SAP SuccessFactors Learning für ihre Qualifikationsprozesse und betriebliche Weiterbildung sehr wohl bewusst und nutzen insbesondere die Kernfunktionen effektiv und sinnvoll.

Leider stellen wir als Berater aber immer wieder fest, dass einige Funktionen ungenutzt bleiben, obwohl sie meistens im Leistungsumfang inbegriffen sind bzw. mit nur wenigen Voreinstellungen problemlos eingerichtet bzw. freigeschaltet werden können.

Die Gründe: Entweder wissen Kunden gar nicht, dass diese Funktionen existieren, oder sie kennen sie zwar, wissen aber nicht, wofür genau sie eigentlich verwendet werden können, was der wirkliche Mehrwert ist. 

Bianca Lampart: Dann legen wir mal los. Du hast 4 unterschätzte Funktionen von SAP SuccessFactors Learning mitgebracht und einen Extratipp.

Christian Mayrhofer: Genau.  

Christian Mayrhofer: Die erste Funktion, die ich aufzeigen möchte, ist der Trainings-Planner. Er ist tatsächlich bereits im Modul Learning integriert und kann, nachdem die entsprechenden Berechtigungen gesetzt wurden, schnell und einfach genutzt werden. 

Der Trainings-Planner ermöglicht die Planung von Schulungen und des entsprechenden Schulungsbudgets für eine definierte Periode in der Zukunft. Das ist wichtig. Es geht nicht um die laufende Periode, sondern eine zukünftige. Das kann ein bestimmtes Quartal des Folgejahres sein oder sich auch auf das gesamte nächste Kalenderjahr beziehen.

Voraussetzung ist, dass der Schulungskatalog mit allen buchbaren internen Trainings für die nächste Planungsperiode entsprechend gepflegt ist. Außerdem können externe Schulungen, die für die nächste Periode in Planung sind, bereits per Formular eingebracht werden und tragen so auch schon im Vorhinein zur Budgetplanung bei.

Konkret ermöglicht der Trainings-Planner

• die Planung des Schulungsbedarfs für verschiedene Abteilungen
• die Zuordnung von Budgets zu Organisationseinheiten
• das Verteilen des Trainingsbudget auf verschiedene Organisationseinheiten 

Der Trainings-Planner definiert 3 zentrale Rollen: den Mitarbeitenden, die zuständige Führungskraft und den Trainingsmanager, welcher - je Genehmigungsstruktur im Unternehmen -, die Führungskraft, HR und / oder eine andere Instanz sein kann, die Weiterbildungskosten final freigibt. 

Der Trainings-Planner verfolgt einen bottom-up Ansatz und bindet Mitarbeitende aktiv in den Weiterbildungsprozess mit ein. 

Bianca Lampart: Wie sieht das genau aus?

Christian Mayrhofer: Mitarbeitende können aus dem Schulungskatalog proaktiv interne Schulungen auswählen, die sie besuchen möchten, oder auch eine oder mehrere externe Schulungen für die nächste Periode einbringen. Zur besseren Planung können sie den eigentlichen Schulungskosten z.B. auch gleich etwaige Reisekosten etc. hinzufügen.

Per Workflow wird die zuständige Führungskraft dann über den vorliegenden Antrag informiert und kann den Kursvorschlag inkl. der geplanten Kosten annehmen oder ablehnen. 

Darüber hinaus kann die Führungskraft auch eine Sammelkursanfrage für mehrere Mitarbeitenden stellen und konkrete Mitarbeitende für eine Sammelanfrage auswählen. Oder eine spezifische Schulung konkreten Mitarbeitenden zuweisen.

Bianca Lampart: Und wenn die Führungskraft jetzt einen konkreten Kurs genehmigt hat?

Christian Mayrhofer: Dann wird er an den Trainingsmanager zur Kostengenehmigung weitergeleitet. Dieser hat die Möglichkeit, das Schulungsbudget zu überprüfen und die einzelne bzw. eine Sammelkursanfrage anzunehmen oder abzulehnen. 

Sowohl Führungskraft als auch Mitarbeitende selbst erhalten eine Benachrichtigung über den genehmigten oder abgelehnten Kurs. Alle Beteiligten haben also zu jeder Zeit eine genaue Übersicht über den Stand des Genehmigungsprozesses inklusive geplanter Trainingskosten. 

Der große Vorteil des Trainings-Planner besteht darin, dass er mit der Einbeziehung des Mitarbeitenden in seine eigene Schulungsplanung einen neuen Weg der Partizipation beschreitet. 

Bianca Lampart: Mitarbeitende können ihre Lernpfade also selbst mitgestalten, anstatt sie von der Führungskraft vorgegeben zu kriegen. 

Christian Mayrhofer: Richtig. Das stärkt die Identifikation und die Motivation der Mitarbeitenden und leistet einen wichtigen Beitrag zur positiven Employee Experience. 

Christian Mayrhofer: Ein weiteres, eigentlich praktisches Feature ist das Mobile Learning über die App SAP SuccessFactors Mobile. Sie beinhaltet eine tolle Funktion für Präsenzveranstaltungen. Denn es ist gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten: Wer hat sich angemeldet, wer hat vollständig, nur teilweise oder trotz Anmeldung gar nicht teilgenommen? Der Aufwand ist für Trainer und HR gleichermaßen hoch. Das Mobile Learning schafft hier Abhilfe. 

Bianca Lampart: Inwiefern?

Christian Mayrhofer: Zum einen können sich Mitarbeitende über Mobile Learning für einen konkreten Schulungstermin registrieren und anmelden – und zwar mobil von überall aus. 

Nach der Anmeldung erhält der Mitarbeitende über die App dann eine Bestätigungsemail mit einem QR-Code. Dieses Feature nennt sich „Check-In to Classes“. Der QR-Code kann vom Trainer zu Beginn der Präsenzschulung, z.B. mit einem iPad, auf dem SAP SuccessFactors Mobile installiert ist, abgescannt werden. Die Anwesenheit wird dann direkt in SuccessFactors Learning übertragen. 

Bianca Lampart: HR und Trainer haben also automatisch eine stets aktuelle Übersicht über alle Anwesenheiten.

Christian Mayrhofer: Ja. Und für HR entfällt ein aufwendiges Dokumentenmanagement sowie ein manuelles Übertragen der Teilnehmer- und Unterschriftenlisten von Papier ins Learning-System. 

Christian Mayrhofer: Seit dem ersten Halbjahr 2021 ist SuccessFactors Learning auch an SAP People Analytics angebunden und bietet interessante neue Funktionen. Denn jetzt sind etwa auch SuccessFactors Learning Daten Teil der SuccessFactors Stories in People Analytics. 

Das Gute daran: Die Report Stories sind bereits in der SuccessFactors Produktlizenz enthalten und somit gratis. Sobald der Identity Authentication Service eingerichtet und aktiviert ist, stehen umfassende Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. 

Bianca Lampart: Was genau kann dann ausgewertet werden?

Christian Mayrhofer: Prinzipiell alles, was in SuccessFactors Learning gepflegt ist. Es steht ein umfangreiches Datenmodell zur Auswertung zur Verfügung. Es können beispielsweise Stammdaten (Ressourcen), Schulungsdetails, Re-Zertifizierungsdaten (Compliance) etc. ausgewertet werden. Konkret also z.B.:

• Wer hat wann welche Schulung besucht?
• Was hat die Schulung gekostet?
• Wann hat sie stattgefunden? Wer war der Kursleiter?
• Zu welcher Qualifikation gehört die Schulung?
• Wie wurde eine Schulung bewertet?
• Wer hat die Schulung bereits abgeschlossen, für wen ist sie noch offen?

Die Auswertungen können verschiedenen Adressaten zukommen gelassen werden und dank vorab definierter Berechtigungsstruktur jeder sieht nur das, wozu er auch berechtigt ist.
Und da das Auge ja bekanntlich mitisst, arbeitet People Analytics mit modernen Visualisierungen, Statistiken, Diagrammen, Table-Reports, Charts, interaktiven, grafischen Kacheln und Dashboards etc. 

Bianca Lampart: Know-how Sicherung sowie interner und informeller Wissenstransfer werden in Zeiten von Fachkräftemangel, knappen Weiterbildungsbudgets und dem allmählichen Renteneintritt der Babyboomer immer wichtiger. Ganz nach dem Motto „Wenn das Unternehmen doch nur wüsste, was es alles weiß“ hast du noch einen Tipp mitgebracht, der darauf abzielt, wie Unternehmen vorhandenes Wissen effektiv dokumentieren und verteilen können. 

Christian Mayrhofer: Genau. Ein geeignetes Mittel können die Quick Guides und Collections in SuccessFactors Learning sein. Hier werden die Mitarbeitenden selbst zu Learning-Autoren, indem sie neue Lerninhalte generieren bzw. bestehende bündeln. 
Während es sich bei den Quick Guides um selbst erstellte Inhalte, also „user generated content“ handelt, stellen Collections gebündelten Inhalt, sogenannten „user collected content“ dar.

Bianca Lampart: Was genau leisten diese beiden Lernformate?

Christian Mayrhofer: Quick Guides sind einfache Schritt-für-Schritt Anleitungen. Ein Arbeitsprozess kann aus maximal 30 Schritten bestehen. Der Mitarbeitende muss sich kurzfassen und sich genau überlegen, was er in den jeweiligen Arbeitsschritten erklären möchte. Nach der Veröffentlichung des Quick Guides können andere Mitarbeitende über die Katalogsuche zu den Inhalten gelangen. 

Bei den Collections stellen Mitarbeitende bereits existierenden, webfähigen Content zu einem bestimmten Thema zusammen. Sei es YouTube Videos, Tutorials, Artikel, TED-Talks oder Links zu ganzen Websites etc., die sie hilfreich, spannend und auch für andere nützlich finden. Diese Inhalte werden dann dem Schulungskatalog zugefügt und allen Interessierten zur Verfügung gestellt. 

Bianca Lampart: Welche Vorteile bieten die Lernformate?

Christian Mayrhofer: Beide Konzepte, Quick Guides und Collections, greifen den sozialen, gemeinschaftlichen Aspekt des Lernens auf und fördern mit kollaborativen Lernoptionen individuelle Lernbedürfnisse und somit eine positive Learning Experience.

Mitarbeitende sind also nicht mehr lediglich Konsumenten, sondern werden zu aktiven Gestaltern von Lerninhalten für andere. Das schafft eine eigenverantwortlichere Lernkultur, in der das gegenseitige Teilen von Wissen eine zentrale Rolle spielt.

Christian Mayrhofer: Zum Schluss noch ein Tipp konkret für validierte Unternehmen, insbesondere aus der Pharma- und Life Science Branche: Unterliegen Kunden speziellen Auditanforderungen, stoßen sie mit dem regulären Learning-System von SuccessFactors an Grenzen.

Damit sie den strengen Auditbestimmungen dennoch standhalten können, wurde das validierte Learning-System entwickelt. Für eine Nutzung sind allerdings spezielle Lizenzen erforderlich. Das validierte Learning-System orientiert sich speziell an den Richtlinien der Federal Food and Drug Administration (FDA) und der European Medicine Agency (EMA). 

Zu den Besonderheiten des validierten Learning-Systems gehört neben einer separaten Instanzenlandschaft ein abweichender Release-Zyklus. Ein Release-Update findet nur einmal im Jahr statt, so dass Kunden mehr Zeit für erforderliches, aufwendiges Testen und Dokumentieren haben.

Außerdem umfasst das validierte Learning-System eine eigene validierte Learning-App. Diese wird für Smartphone und Tablet zur Verfügung gestellt und umfasst dieselben Funktionalitäten wie auch das Learning-Modul innerhalb der regulären SuccessFactors-App, nur mit zusätzlichen, validierungsrelevanten Funktionen wie z.B. der E-Signatur.

Bianca Lampart: Christian, vielen Dank für diesen interessanten Überblick über die wenig genutzten bzw. unterschätzten Funktionen in SAP SuccessFactors Learning. 

Christian Mayrhofer: Sehr gerne. SAP SuccessFactors Learning ist ein wirklich vielfältiges Tool, das Unternehmen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil in Puncto Mitarbeiterentwicklung verschaffen kann. Wir von EMPLEOX beraten gerne, wie eine effektive Nutzung passgenau gestaltet werden kann.