Besser gut gekauft als schlecht selbst gemacht!

Ein Expertengespräch über HR-Outsourcing, Flexibilität, Ausfallsicherheit, Kostenvorteile und HCM zur Miete

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen darüber nachdenken, bestimmte HR-Aufgaben ganz oder teilweise auszulagern. Wir wollten mehr darüber erfahren und haben den Geschäftsführer der KWP Professional Services GmbH, Nikolai Hartmann, zum Gespräch gebeten.

Wie sieht dein typischer Alltag als Geschäftsführer der KWP Professional Services GmbH aus?

Nikolai Hartmann: Einen typischen Alltag habe ich in der Form nicht, dafür ist meine Funktion und mein Aufgabenbereich zu breit gefächert, als dass man hier eine Regelmäßigkeit hineinbringen könnte. Aufgrund unserer Firmengröße bin ich in viele Teilbereiche involviert: Neben administrativen Tätigkeiten stehe ich auch mit Interessenten und Bestandskunden im Austausch und bin natürlich für personelle Belange verfügbar.

HR-Outsourcing wird oft vor allem mit Kostenreduktion in Verbindung gebracht. Was sind weitere Vorteile?

Ich würde gerne vorab kurz etwas zu dem Punkt der Kostenreduktion sagen: HR-Outsourcing, so wie wir es betreiben, würde ich nicht primär als Kostenreduktion sehen. Wir bieten für unsere Kunden durch unsere Fachexpertise und Beratung einen klaren Mehrwert, den man so mit internen Kräften nur sehr aufwendig bekommen könnte. In zweiter Linie übernehmen wir natürlich auch die Routineaufgaben unserer Kunden, bei denen es vor allem um Effizienz geht.

Kannst Du das näher erläutern?

Egal ob ein Unternehmen jemanden einstellt oder sich entscheidet, Prozesse auszulagern, es erwirbt damit ja bestimmte Kompetenzen, auf die es dann zurückgreifen kann. Einerseits, um die tägliche Arbeit zu erledigen. Idealerweise aber auch, um zukünftige Änderungen erfolgreich zu meistern, sowie Abläufe und Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln. Wir betreuen seit 2007 mittlerweile über 70 Kunden mit über 60.000 Abrechnungen. Durch diese Arbeit haben wir eine enorme Fachexpertise aufgebaut haben. Mit dieser Erfahrung können wir Probleme frühzeitig erkennen und Herausforderungen entsprechen lösen.

Dazu gewinnen Kunden Flexibilität. In unserem Team haben wir unterschiedliche Kompetenzen. So können wir auch kurzfristige Bedarfe und Arbeitsspitzen, die kundenseitig anfallen, abdecken.

Dazu kommt dann natürlich auch noch das minimierte Ausfallrisiko: Wir arbeiten in 3er und 4er Teams. Dadurch sind wir so abgesichert, dass wir ein Back-Up vom Back-Up haben und der Kunde daher kein Ausfallrisiko mehr befürchten muss, auch z. B. bei starken Krankheitswellen. Das mit eigenen Mitarbeitern zu gewährleisten wäre gerade für kleinere Kunden unverhältnismäßig teuer.


CTA Quick Check Outsourcing


Wann macht HR-Outsourcing besonders viel Sinn?

Da gibt es aus meiner Sicht 3 klassische Fälle:

  1. Personelle Engpässe oder Abgänge: Eine ganz typische Ausgangslage vieler unserer Kunden ist, dass jemand in Rente oder Mutterschutz geht. Häufig ist es so, dass dann das Knowhow komplett geht und das nachzurückende Fachpersonal einfach fehlt.
  2. System- oder Dienstleisterwechsel: Firmen, die gewachsen sind und bisher nur ein „Basis“-Abrechnungssystem hatten, fehlen plötzlich für die neue Größe Funktionalitäten, welche sie mit ihren bisherigen Prozessen nicht abdecken können. Hier können wir Routinearbeiten übernehmen, damit der Kunde sich auf seine strategischen Ziele fokussieren kann.
  3. Carve-Outs: Das heißt, dass ein Teil aus einem Unternehmen herausgelöst wird.Dabei werden Serviceleistungen gekündigt, die zuvor vom Konzern geleistet wurden. Die betroffene Gesellschaft steht dann vor der Wahl, Personen einzustellen oder den Prozess komplett auszulagern. Da das Einstellen von Fachkräften heutzutage nicht mehr sofort zu bewerkstelligen ist, ist das Auslagern häufig eine schnelle und häufig auch günstige Alternative.

Worauf sollten Firmen bei der Auswahl des geeigneten HR-Outsourcing Anbieters vor allem achten?

Sie sollten erst einmal darauf achten, was Sie genau bewirken wollen. Das heißt, welches Ziel soll konkret damit verfolgt werden? Der Kunde muss wissen „was mache ich und was davon will ich auslagern und warum?“. Bei einem langjährigen Kunden von uns war das Ziel ganz klar vorgegeben: Das Personal sollte dort von administrativen Aufgaben entlastet werden, damit sich die HR-Mitarbeiter auf strategische Prozesse konzentrieren können.

...nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg....

Genau! Neben dieser Zielformulierung sollte sich das Unternehmen auch von vornherein im Klaren sein, wie man mit dem Dienstleister kommunizieren möchte. Benötige ich keinen persönlichen Kontakt und möchte meine Fragen via Ticketsystem bearbeiten lassen? Oder ist mir der direkte Austausch und der Blick über den Tellerrand wichtig? Von einem „anonymen“ Ticketaustausch halte ich nichts, wir gehen als HR-Outsourcing Partner einen anderen Weg: Wir stehen regelmäßig und gerne im Austausch mit unseren Kunden und sind für Rückfragen und den fachlichen Austausch explizit da.

Was würdest du sagen, was euch als HR-Outsourcing Anbieter ausmacht?

Der Abrechnungsprozess und dessen Folgeaktivitäten sind unser Brot und Butter Geschäft. Gleichzeitig setzen wir auch stark auf unsere Fachexpertise im Team.

Ein weiterer Vorteil liegt in unserem ganzheitlichen Serviceangebot. Neben der Fachexpertise haben wir auch die Systemexpertise. Mit unserem Applikations-Support für SAP HCM für unsere Kunden können wir die Systeme der Kunden langfristig nicht nur auf dem aktuellen Stand halten, sondern auch für ihn optimiert langfristig aufbauen.

Neben dem Hauptgeschäft mit Abrechnung & Stammdaten bieten und leisten wir jedoch vieles mehr! Zum Beispiel technische SAP HCM Expertise, Outputmanagement der Entgeltnachweise, Prozessberatung, Reporting, Personalbetreuung. Natürlich auch gestärkt durch das Firmennetzwerk. Mit der All for One Group im Rücken können wir auch bei technisch verzwickten Fragen unseren Kunden Antworten liefern.

..klingt fast wie eine Eierlegende-Wollmilchsau...

So kann man das sehen, ja (lacht).

Ihr seid ja an mehreren Standorten in Deutschland vertreten. Bekommt da überhaupt der eine mit, was der andere tut? 

Defintiv!! Das hat auch viel mit unserer Unternehmenskultur zu tun, auf die wir besonders stolz sind. Alle Kolleginnen und Kollegen haben einen super Teamspirit und tauschen sich regelmäßig über ihre Fälle aus. Es ist doch so: Wir bearbeiten mittlerweile rund 60.000 Abrechnungen pro Monat. Auch bei exotischeren Sonderfällen hat irgendjemand aus dem Team bereits Erfahrung damit gesammelt, und dieses Wissen steht dann allen zur Verfügung.

Wie sieht ein typischer Ablauf aus, wenn ein Teilbereich oder Prozess an Euch ausgelagert werden soll?

Hier kann man wieder zwischen den zuvor schon erwähnten 3 typischen Ausgangssituationen unterscheiden:

Fall 1: Der Abrechner fällt aus und die Firma arbeitet bereits auf einem SAP-System.
Dieser Fall ist relativ einfach – wir benötigen i.d.R. 1-2 Wochen, um die Abrechnung und Folgeaktivitäten zu übernehmen. Meistens hängt hier neben der Abrechnung auch die Stammdatenerfassung dran. Durch unser strukturiertes Vorgehen haben wir auch hier dank Standardprozessen die Möglichkeit auf eine rasche Übernahme (Dauer insgesamt ca. 1 Monat).

Fall 2: Kunde kommt von einem anderen System.
Hier wird unsere Schwesterfirma KWP INSIDE HR GmbH aktiv, denn im ersten Schritt muss entschieden werden, was für eine Art SAP HCM verwendet werden soll. Der Kunde kann sich entweder für ein eigenes, komplett individuelles System entscheiden. Das kann dann durchaus auch mal mehrere Monate dauern bis alle Systeme stehen, alle Fragen geklärt und alles entsprechend eingerichtet ist. Alternativ kann der Kunde unser standardisiertes "HCM zur Miete" System nutzen. Dies geht deutlich schneller, weil das System ja grundsätzlich schon steht und nur Feinheiten angepasst werden müssen. Unser Ablauf bei der Professional Services GmbH ist dann wieder relativ gleich: Durch Checklisten und Prozesshandbücher, ähnlich wie in Fall 1, arbeiten wir uns schnell ein. Natürlich dauert die Einarbeitung bei neuen Systemen erfahrungsgemäß länger als bei Fall 1.

Fall 3: In diesem Fall werden ganze Unternehmensbereiche ausgelagert.
Für den Fall, dass bereits SAP im Einsatz ist, nutzen wir die Expertise unserer Mutterfirma All for One Group. Denn diese kann bewerten, ob oder wie wir das System übernehmen können. Wir arbeiten dann wie im ersten Fall, nur das wir einen Zwischenschritt haben, in welchem wir ein Teil des SAP-Systems aus dem Großsystem herausschneiden und dann bei der All for One ins Rechenzentrum zum Betrieb stellen. Gerade bei solchen Fällen hinterfragen wir auch immer die Altprozesse. Häufig sind viele etablierte Routine-Aufgaben nur im Kontext mit dem Konzern relevant und sinnvoll und können entfallen, wenn sich die Konzernstruktur auflöst."

Welche Rahmenbedingungen (z.B. IT-Landschaft) sollte eine Firma mitbringen, um einen Bereich erfolgreich bei euch auslagern zu können?

Da kann ich jetzt nur von unserer Vorgehensweise sprechen, denn wir haben keine Rahmenbedingungen, wir passen uns flexibel den Bedingungen des Kunden an. Einzige Voraussetzung: Wir benötigen einen VPN-Tunnel zum Kunden-SAP System. Das klingt banal, kann aber mitunter bei Großkonzernen schwierig werden.

Wie lange dauert es im Schnitt, bis ein Bereich komplett beim Outsourcing-Dienstleister liegt?

Von 2 Tagen bis 1 Jahr - je nach Szenario.

Was für Fehler sollten vermieden werden, damit sich die erhofften Vorteile auch tatsächlich einstellen?

Wie vorhin bereits erwähnt, muss klar sein, welches Ziel mit einer Auslagerung verfolgt werden soll. Planlos in eine Sache zu starten wäre von Beginn an zum Scheitern verurteilt. Außerdem ist es wichtig, dass Auftraggeber ihre eigenen Prozesse so detailliert verstehen, dass sie Konzepte zu deren Lösung oder Verbesserung beurteilen können und uns als Dienstleiter einen Prozess übergeben können, der klar und gut nachvollziehbar belegt ist.

Ein weiterer Punkt ist das Nutzerakzeptanz-Thema, soll meinen, dass die involvierten Personen auch wirklich hinter einer Auslagerung stehen sollten, damit einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit nichts im Wege steht.

Wenn Du noch eine wichtige Botschaft an unsere Leser hast, welche ist das?

Wenn jemand mit dem Gedanken spielt, mit uns gemeinsam zu arbeiten, sag ich immer: Der schönste Kunde ist für uns derjenige, der sich auf eine gleichwertige partnerschaftliche Ebene mit uns begibt. Das läuft dann immer super!

Zitat Nikolai Hartmann Experteninterview BLOG1

 

Vielen Dank für deine Zeit und das spannende Interview!


Über Nikolai Hartmann:


Nikolai Hartmann_Experteninterview