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HR-PRAXIS

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So kompliziert und aufwendig die jährliche Vergütungsrunde auch sein mag, so selbstverständlich ist das richtige Gehalt für Mitarbeiter. Wir geben Tipps wie Sie durch digitale Lösungen den nächsten Gehaltsanpassungen gelassen entgegensehen können.

Employ-Redaktion

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Jeder will ein Stück vom Kuchen!

Die jährliche Vergütungsrunde kann zur Quälerei werden. Gehaltsanpassungen sind oft aufwendig und fehleranfällig. Digitale Lösungen vereinfachen den Prozess.

Wenn die Geschäftsleitung ihren Etat für das nächste Jahr verkündet hat, wissen die Personalabteilungen vieler mittelständischer Betriebe genau, was auf sie zukommt: Für jeden Bereich und jede Abteilung müssen sie unter Umständen noch Excel Sheets mit den Daten der Mitarbeiter an die Vorgesetzten per Mail verschicken mit der Frage: Wie hoch fällt die Erhöhung für jeden einzelnen Beschäftigten aus, die keinem Tarif unterworfen ist?

Herkömmliches Vorgehen

Wird das Gesamtbudget für das nächste Jahr zum Beispiel um drei Prozent erhöht, ist es Aufgabe der Führungskraft, innerhalb ihres Teams festzulegen, wie groß das „Kuchenstück“ für jeden einzelnen Mitarbeiter werden darf. Die Führungskraft in einem mittelständischen Unternehmen arbeitet mit einem Excel Sheet, das die Daten der Mitarbeiter (Monat- und Jahresgehalt) enthält. Falls die Personalabteilung bereits Leistungsdaten sowie die Lage im Gehaltsband erhebt, kann der Verantwortliche auch diese Daten nutzen, um die Höhe der unterschiedlichen Anpassung im Einzelfall zu bestimmen. Allerdings enthalten die meisten Excel-Tabellen diese Zusatzinformationen noch nicht.

Bei diesem Vorgehen hat die Führungskraft keinen Überblick, ob sie bei ihren „Ausgaben“ in der Summe auf die vorgegebenen drei Prozent kommt. Im nächsten Schritt gehen die Excel Sheets der Bereiche zurück in die Personalabteilung, wo sie bearbeitet werden müssen. Ein Mitarbeiter führt die einzelnen Daten in einer großen Tabelle zusammen – und stellt nicht selten dabei fest, dass die Summe der Anpassungen das vorgegebene Budget überschreitet. Also gehen die Sheets zur Bearbeitung an die Führungskräfte retour.

Mit anderen Worten: Es ist ein umständlicher Prozess, bei dem viele Tabellen per Mail hin- und hergeschickt werden, was nicht mehr Datenschutzkonform ist. Zudem extrem fehleranfällig, weil für die Zusammenstellung die Daten kopiert werden müssen. Während große Organisationen diesen Prozess automatisiert und digitalisiert haben, müht sich die Mehrzahl der nicht tarifgebundenen oder tarifangelehnten KMU mit endlosen aufwendigen Einzelschritten ab.

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Administrativer Aufwand deutlich unterschätzt

Dass sich das umständliche Vorgehen bei vielen Unternehmen hält, hat einen Grund: Anders als beim Recruiting oder bei Weiterbildungen ist die Gehaltsanpassung ein Ereignis, das in der Regel nur einmal im Jahr stattfindet. Die Vergütungsrunde ist also kein Routineprozess. Während beispielsweise die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder auch die Zeiterfassung überwiegend digitalisiert ist, steht die jährliche Gehaltsrunde im wahrsten Sinne des Wortes noch auf einem anderen Blatt.

Weil die Gehaltsrunde eben relativ selten ansteht, werden der Arbeitsaufwand, die fehlende Transparenz und auch die fehlende Compliance (Stichwort Entgelttransparenzgesetz) in Kauf genommen, obwohl digitale Lösungen zur Gehaltsanpassung und Gehaltsrunde sicherer und komfortabler wären.

Wie sieht eine digitale Gehaltsrunde aus?

Die jährliche Vergütungsrunde in einem nicht-tarifgebundenen oder tarifangelehnten Betrieb kann HR effektiv unterstützen, indem es mit einem Software-Modul für die Gehaltanpassung arbeitet.

Die Anpassung der Software sollte flexibel sein und nach Unternehmensvorgaben gestaltet werden können.

• Auf einer digitalen Plattform für die Gehaltsrunde sind die Budgetsumme für das kommende Jahr, die aktuellen Gehaltsdaten (Monat oder Jahr) der Mitarbeiter und idealerweise auch die der letzten zwei Jahre sowie weitere Zusatzleistungen hinterlegt. Außerdem können Leistungsdaten und die Lage im Gehaltsband integriert werden.

• Idealerweise hinterlegt HR ein Regelwerk, also eine Matrix als Entscheidungshilfe mit den aktuellen Vergütungsrichtlinien, sodass die Führungskraft eine Anpassungsentscheidung nicht nach Gefühl, sondern strukturiert vornehmen kann. Beispiel: Ein Mitarbeiter mit niedriger Lage im Gehaltsband, der aber eine gute Leistung erbringt, kann im vorgegebenen Rahmen von drei Prozent Gesamtbudget durchaus fünf Prozent mehr erhalten. Einem Mitarbeiter mit schlechter Leistung kann die Führungskraft dagegen null oder zwei Prozent zuweisen.

• Die einzelne Führungskraft erhält auf die Daten ihrer Mitarbeiter Zugriffsrechte. Damit hat sie den Überblick, wo Mitarbeiter mit ihrer Gehaltshöhe im Band liegen, wie sich ihre Performance entwickelt, wann zuletzt eine Erhöhung stattfand und wie sich das Gehalt zusammensetzt.

• Die Führungskraft verteilt das Budget zum Beispiel in Form von Einmalzahlungen, einmaliger Lohnerhöhungen oder in Form eines Bonus.

• Wenn sich die Führungskraft nicht an die Gesamtsumme von beispielsweise drei Prozent hält, macht sie das System darauf aufmerksam oder blockiert die Eingabe.

• Die Daten auf der Plattform verlassen nie das System. Mit Hilfe von Berechtigungen können Führungskräfte, HR-Mitarbeiter und Genehmiger nur die Daten ihres eigenen Verantwortungsbereiches einsehen. Durch ein einheitliches IT-System sind diese Daten zudem jederzeit aktuell und verfügbar. Daher entspricht dieses Vorgehen den Regeln der Datenschutzgrundverordnung – im Gegensatz zum „Hin-und-Her-Mailen“ von Excel-Tabellen.

• Leistungsdaten können über Schnittstellen hochgeladen werden oder sind ggf. direkt im allgemeinen HR-System verfügbar, in dem auch die Gehaltsanpassung digital erfolgt.

Datenschutzkonform und valide

Unterm Strich vereinfacht die passende Gehaltsrunden-Software dank automatisierter Prozesse die Planung für das nächste Jahr von Beginn an. Vor allem sind die Planungen valide, weil das Budget nicht überschritten werden kann – anders als bei den Eintragungen in Excel-Tabellen.

Außerdem macht ein Modul für die Vergütungsrunde die Anpassung transparent und gerechter, weil Leistung und relative Lage im Gehaltsband berücksichtigt werden sowie die Einhaltung von Vergütungsrichtlinien erfolgt. Nicht zuletzt sichert eine spezielle Software ein datenschutzkonformes Vorgehen, da die Mitarbeiterdaten nicht über den E-Mailserver laufen.

Autorin: Christiane Siemann

Dieser Beitrag erschien zuerst auf www.personalwirtschaft.de