Alles was Sie über Arbeitszeiterfassung wissen müssen

Unter diesem Begriff werden alle in Unternehmen angewandten Methoden verstanden, mit deren Hilfe die Arbeitszeiten von Mitarbeitern erfasst werden können. Im Rahmen dieser Zeiterfassung werden mindestens der Beginn und das Ende der Arbeitszeit registriert. Die Einführung der exakten Zeiterfassung in Betrieben stellte die Grundlage für die heutige Form der Zeitwirtschaft dar, in der Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten von Arbeitnehmern umfassend erfasst und verarbeitet werden.

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist für alle Unternehmen eines der wichtigsten Themen im Personalwesen. Zum einen müssen Unternehmen in Deutschland eine Vielzahl an gesetzlichen Regelungen in Bezug auf die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter einhalten, um z.B. Arbeitszeitverstöße zu verhindern. Zum anderen spielt die Zeiterfassung eine wesentliche Rolle hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Steuerung eines Unternehmens.

Eine korrekte Zeiterfassung ist in vielen Branchen und Firmen nicht nur die Grundlage der Entgeltabrechnung der Beschäftigten, sondern auch Voraussetzung für die Zurechnung von Arbeitszeiten zu bestimmten Produktionsabläufen oder Projekten. Nur mit einer Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitenden sind Unternehmen in der Lage, wesentliche betriebswirtschaftliche Kennzahlen zur Produktivität und zur Rentabilität zu ermitteln. Ausschließlich auf Grundlage der Zeitfassung ist es möglich, Maßnahmen zur Verbesserung von Arbeitsprozessen oder Organisationsstrukturen abzuleiten.

Die berühmte Kaffeepause, eine Dienstreise, Aufräumen nach Ladenschluss oder nur mal kurz zum Rauchen nach draußen gehen – viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer fühlen sich unsicher, wenn es um die Frage geht, was alles zur Arbeitszeit zählt und was nicht. Die folgende Liste klärt darüber auf.

• Rüstzeiten: Rüstzeiten, wie beispielsweise das Hochfahren des Computers oder das Einrichten einer Maschine, gehören zu den sogenannten Hauptleistungspflichten des Arbeitnehmers und zählen somit zur Arbeitszeit. Sie sind schließlich notwendig, um die vom Arbeitgeber geforderten Aufgaben auszuführen.
• Aufräumen nach Dienst-/Ladenschuss: Vor allem im Einzelhandel, in der Gastronomie und in Werkstätten ist es an der Tagesordnung, dass Mitarbeiter nach Dienst- bzw. Ladenschluss noch aufräumen bzw. saubermachen müssen. Da das Aufräumen vom Arbeitgeber veranlasst wird, gehört die dafür aufgewendete Zeit zur Arbeitszeit und muss entsprechend vergütet werden. Dies gilt auch, wenn die Schicht des Arbeitnehmers nur bis Ladenschluss geht. Grundsätzlich gilt, dass alle Tätigkeiten, die im betrieblichen Interesse ausgeführt werden, zur Arbeitszeit zählen.
• Ruhezeiten: Kaffee- und sonstige Ruhepausen gehören streng genommen nicht zur Arbeitszeit. In der Praxis dulden jedoch fast alle Arbeitgeber Kurzpausen zum Kaffeetrinken oder für Dehnübungen. Sofern ein Arbeitgeber darauf Wert legt, dass seine Mitarbeiter ihre Ruhezeiten ausschließlich in den gesetzlich festgelegten Pausenzeiten nehmen, sollte er dies vertraglich festlegen. Übersteigen die vom Arbeitnehmer genommenen Ruhezeiten das vom Arbeitgeber gedultete Ausmaß, kann er eine Abmahnung aussprechen.
• Dienstreisen: Fällt eine Dienstreise in die regelmäßige Arbeitszeit eines Arbeitnehmers, zählt die Reisezeit automatisch als Arbeitszeit. Wenn die Dienstreise hingegen außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit eines Arbeitnehmers stattfindet, hängt die Antwort auf die Frage, ob die Reisezeit Arbeitszeit darstellt, im Wesentlichen davon ab, ob der Arbeitgeber von seinem Mitarbeiter verlangt, während der Reisezeit zu arbeiten. Wenn der Arbeitnehmer beispielsweise während einer Zugfahrt E-Mails beantworten muss, zählt die Fahrt als Arbeitszeit. Diese Zeit wird zur restlichen Arbeitszeit des Mitarbeiters hinzugerechnet und darf in Summe nicht die im Arbeitszeitgesetz definierte Höchstarbeitszeit überschreiten. Darf der Mitarbeiter hingegen während der Bahnfahrt schlafen oder lesen, zählt die Reisezeit nicht zur Arbeitszeit. Auch dann nicht, wenn die Reise ausschließlich betrieblich veranlasst ist.
• Außendienstmitarbeiter: Ob alle Fahrzeiten eines Außendienstmitarbeiters zur Arbeitszeit gezählt werden, hängt davon ab, ob der Außendienstmitarbeiter einen Hauptarbeitsplatz am Firmensitz oder keinen festen Arbeitsplatz hat. Bei Außendienstmitarbeitern ohne festen Arbeitsplatz zählen alle Reisezeiten zur Arbeitszeit. Dies gilt sowohl für Fahrten zwischen einzelnen Kunden, als auch für die Fahrt vom Wohnort zum ersten Kunden und Rückfahrt vom letzten Kunden nach Hause. Bei solchen Außendienstmitarbeitern gehört die Reisezeit zur arbeitsvertraglich festgelegten Leistung des Mitarbeiters. Hat der Mitarbeiter hingegen einen Hauptarbeitsplatz am Firmensitz und betreut nur hin und wieder Kunden außer Haus, zählt die Fahrt vom Wohnort zum ersten Kunden und die Rückfahrt vom letzten Kunden nach Hause nicht zur Arbeitszeit.
• Bereitschaftsdienst: Bei einem Bereitschaftsdienst muss sich ein Mitarbeiter im Betrieb selbst oder in dessen unmittelbarer Nähe aufhalten, um im Bedarfsfall unverzüglich seinen Dienst aufnehmen zu können. Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Jahr 2000 zählt der Bereitschaftsdienst zur Arbeitszeit und wird in vollem Umfang hinsichtlich der gesetzlich erlaubten Höchstarbeitszeit berücksichtigt.
• Mittagspause: Die Mittagspause zählt nicht zur Arbeitszeit, da der Arbeitnehmer in dieser Zeit nichts Produktives für seinen Arbeitgeber leistet. Die Mittagspause einfach zu ignorieren und durchzuarbeiten, ist übrigens nicht erlaubt. Das Arbeitszeitgesetz schreibt Arbeitnehmern vor, wann ihnen Pausenzeiten zustehen.
• Rauchpausen: Auch die berühmte Rauchpause wird nicht zur Arbeitszeit gerechnet. Im Gegensatz zum Toilettengang, der schließlich ein natürliches Bedürfnis darstellt und somit gedultet werden muss, muss der Arbeitgeber eine Zigarettenpause nicht dulden. Sofern er dem Mitarbeiter untersagt hat, eine Rauchpause durchzuführen, kann er ihn dazu verpflichten, die versäumte Arbeitszeit nachzuholen.
• Rufbereitschaft: Im Unterschied zum Bereitschaftsdienst muss sich der Arbeitnehmer bei der Rufbereitschaft nicht am Arbeitsplatz oder in dessen unmittelbarer Nähe aufhalten. Er ist lediglich dazu angehalten, ständig per Telefon erreichbar zu sein. Anders als der Bereitschaftsdienst zählt die Rufbereitschaft somit nicht zur Arbeitszeit. Erst wenn der Mitarbeiter zur Arbeit gerufen wird, beginnt seine Arbeitszeit. Die Fahrzeit zum Einsatzort wird übrigens hinzugerechnet.
• Hinweg zur und Rückweg von der Arbeit: Die Fahrten zum Arbeitsplatz und wieder nach Hause (die sogenannten Wegezeiten) zählen nicht zur Arbeitszeit.
• An- und Ausziehen von Arbeitskleidung: Seit 2012 zählt die Zeit, die ein Arbeitnehmer dafür verwendet, seine Arbeitskleidung an- und auszuziehen, zur Arbeitszeit. Dass diese Umkleidezeit als Arbeitszeit gezählt wird, ist jedoch an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. So muss der Mitarbeiter die Arbeitskleidung bereits bei Schichtbeginn tragen, darf sich aber nicht schon zu Hause umziehen.

Dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen, ist gesetzlich vorgeschrieben. In welcher Form die Erfassung der Arbeitszeit jedoch stattfindet, steht voll und ganz im Ermessen der Unternehmen. Wer an die Erfassung der Arbeitszeit denkt, hat meist das Bild der berühmt-berüchtigten Stempeluhr im Kopf. Sie setzte sich im 19. Jahrhundert als Mittel der Wahl zur Dokumentation der Arbeitszeit in fast allen Unternehmen durch. Heutzutage ist die Stechuhr zur Rarität geworden. Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung wurde sie so gut wie überall von digitalen Zeiterfassungsmethoden abgelöst.

Unternehmen stehen in diesen digitalen Zeiten zahllose unterschiedliche Systeme der Erfassung der Arbeitszeit zur Verfügung, wie z.B. SAP HCM Zeitwirtschaft oder SAP SuccessFactors Time Management. In vielen Unternehmen wurde die alte analoge Stechuhr durch eine digitale Version auf Basis einer Chipkarte ersetzt. Der Mitarbeiter loggt sich beim Betreten des Firmengebäudes mit seiner Chipkarte ein und der Arbeitsbeginn ist registriert. Alternativ kann die Zeiterfassung auch an einen Computer oder ein Kassenterminal gekoppelt sein. Sobald der Mitarbeiter sein System hochfährt, beginnt die Arbeitszeit zu laufen. Ebenso sind in manchen Firmen Zeiterfassungssysteme im Einsatz, die über die Smartphones der Mitarbeiter funktionieren. Für welches Arbeitszeiterfassungssystem sich ein Unternehmen entscheidet, ist in der Regel eine Geschmacks- und eine Budgetfrage.

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, die Erfassung der Arbeitszeit in den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union zu verschärfen und diesbezüglich ein Urteil erlassen. Dieses schreibt den EU-Mitgliedsstaaten vor, die in ihren Staaten ansässigen Arbeitgeber zur vollständigen Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu verpflichten. In der Praxis bedeutet das, dass Arbeitgeber in Zukunft jede Arbeitsstunde jedes einzelnen Mitarbeiters dokumentieren müssen.

Für Arbeitnehmer bringt dies den Vorteil mit sich, dass sie sich zukünftig in vollem Umfang über die von ihnen geleisteten Arbeitsstunden informieren können. Unbezahlte Überstunden, so die Zielsetzung des Urteils des Europäischen Gerichtshofs, sollen damit der Vergangenheit angehören. Eine vollständige Dokumentation der Arbeitszeit soll Arbeitnehmern darüber hinaus als Instrument dienen, ihre arbeitsrechtlichen Ansprüche vor Gericht gegen ihre Arbeitgeber durchzusetzen. Ohne den exakten Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit war dies in der Vergangenheit für viele Arbeitnehmer oft ein schwieriges Unterfangen.

Das deutsche Arbeitszeitgesetz regelt nicht nur die Höchstarbeitszeit pro Tag bzw. pro Woche, sondern kennt auch Regelungen zu Pausen und Ruhezeiten. Die zukünftige vollständige Erfassung der Arbeitszeit wird Mitarbeitern auch eine Handhabe gegen ihren Arbeitgeber geben, die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeits- und Pausenzeiten einzuhalten.

Update: 3 Jahre nach dem EuGh-Urteil, hat im September 2022 nun auch das deutsche Bundesarbeitsgericht (BAG) klargestellt, dass eine systematische Erfassung der Arbeitszeit notwendig ist. Für den EuGH ergibt sich dies aus der Arbeitszeitrichtlinie und der Grundrechtecharta der Europäischen Union.

Ruhe bewahren oder direkt handeln?

Mit diesem Beschluss, ist nachvollziehbar, dass die Situation für Arbeitgeber angespannter geworden ist, denn die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung stellt sicher einige technische und bürokratische Hürden dar. Dennoch dürfte der beste Rat ganz kurzfristig immer noch sein, vor allem „Ruhe bewahren“. Denn wie schon seit dem Urteil des EuGH im Jahr 2019 ist jetzt der Gesetzgeber am Zug. Dieser muss sich an eine Überarbeitung des deutschen Arbeitsrechtes machen, etwa des Arbeitszeitgesetzes. Noch weitgehend unklar ist jetzt, wie am besten vorgegangen wird, solange dieser Prozess noch nicht abgeschlossen ist.

Das Thema Kurzarbeit hat nicht nur durch die Pandemie sondern auch durch die wirtschaftliche Situation und daraus resultierenden Lieferengpässen eine hohe Bedeutung für Unternehmen bekommen. Wie der Name „Kurzarbeit“ bereits andeutet, arbeiten Arbeitnehmer bei Kurzarbeit kürzer als in ihrem Arbeitsvertrag vereinbart.

Im Extremfall kann sich die Arbeitszeit bei der sogenannten „Kurzarbeit Null“ sogar auf null Stunden reduzieren. Generell gilt bei Kurzarbeit, dass die Reduktion der Arbeitszeit zwischen zehn und einhundert Prozent der üblichen Arbeitszeit liegt. Sie wird von Unternehmen zu Unternehmen individuell geregelt. Unternehmen stehen in der Pflicht, die tatsächlichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren, um einen Anspruch des Unternehmens auf Kurzarbeit prüfen zu können.

Um Kurzarbeit beantragen zu können, muss der Arbeitsausfall in einem Unternehmen aus wirtschaftlichen Gründen oder durch ein unvermeidliches Ereignis verursacht worden sein. Vor diesem Hintergrund sind Arbeitgeber zuerst dazu angehalten, ihre Mitarbeiter dazu zu verpflichten, ihre Überstunden abzubauen. Mit bestehenden Überstunden würde der Arbeitsausfall nicht als unvermeidliches Ereignis gelten.

Gleichermaßen dürfen Arbeitgeber während der Kurzarbeit keine Überstunden anordnen. Kurzarbeit und Überstunden stellen einen Widerspruch in sich dar. Mit der Anordnung von Überstunden begeben sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer auf rechtlich gefährliches Terrain. Überstunden während Kurzarbeit erfüllen den Tatbestand des Leistungsmissbrauchs. Arbeitgeber, die während der Kurzarbeit Überstunden anordnen, machen sich deshalb des Betrugs schuldig. Auch Arbeitnehmer sollten sich keinesfalls darauf einlassen, da sie sich ansonsten der Beihilfe zum Betrug schuldig machen.

Die Pandemie hat viele Unternehmen in Sachen Erfassung der Arbeitszeit unvorbereitet getroffen. Hunderttausende Mitarbeiter wurden kurzfristig zur Arbeit im Homeoffice gezwungen, ohne dass im Vorfeld adäquate Vorbereitungen für die Erfassung ihrer Arbeitszeit getroffen wurden. In Sachen Homeoffice ist die aktuelle Krise jedoch nur als eine Art Brandbeschleuniger zu verstehen. Die Arbeit von Zuhause aus wird angesichts der sich rapide ändernden Arbeitswelt in Zukunft wesentlich an Bedeutung gewinnen. Vor diesem Hintergrund müssen sich Unternehmen darauf vorbereiten, Systeme zur Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter im Homeoffice zu schaffen. Das Einloggen mit einer Chipkarte am Firmensitz funktioniert unter den gegebenen Voraussetzungen nicht mehr.

Die technischen Voraussetzungen für die Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitern im Homeoffice sind durch cloudbasierte Softwarelösungen bereits vorhanden. Sie ermöglichen es, die Arbeitszeit von Mitarbeitern ortsunabhängig in aller Welt zu erfassen. Voraussetzung ist jedoch die aktive Mitwirkung der Mitarbeiter. Moderne Zeiterfassungssysteme sind zwar in der Regel sehr intuitiv und einfach aufgebaut. Trotzdem sollten Arbeitgeber darauf achten, dass alle ihre Mitarbeiter mit dem System zurechtkommen und ihre Arbeitszeiten korrekt erfassen. Besonders bei Unternehmen, die auf Projektbasis arbeiten, ist die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter nicht nur eine arbeitsrechtliche Frage, sondern auch eine betriebswirtschaftliche Angelegenheit. Ohne korrekte Zeiterfassung kann schließlich gegenüber dem Kunden nicht der zeitliche Projektaufwand dokumentiert werden.

Nicht zuletzt hat die Zeiterfassung in Zeiten der Pandemie auch einen konkreten gesundheitlichen Aspekt. Bei Corona-Verdachtsfällen in einem Unternehmen kann über ein Zeiterfassungssystem festgestellt werden, welche Mitarbeiter zu gegebener Zeit im Unternehmen anwesend waren und mit einem evtl. infizierten Kollegen Kontakt hatten. Zudem verhindern moderne Zeiterfassungssysteme, beispielsweise über das Smartphone, dass sich Mitarbeiter beim Firmeneingang um eine digitale Stechuhr drängen und den notwendigen Mindestabstand nicht mehr wahren.