Hello, ich bin Joule! SAP SuccessFactors und KI

Viele HR-Verantwortliche kennen die Vorgabe nur zu gut „HR muss nicht nur schneller arbeiten – vor allem soll HR effizienter werden“. Der Grund ist einfach: In vielen Organisationen stehen immer weniger Ressourcen zur Verfügung, während die Anforderungen an HR stetig steigen. Künstliche Intelligenz ist deshalb nicht nur ein Trendthema, sondern ein entscheidender Hebel, um HR-Arbeit zukunftsfähig zu machen – auch für SAP.

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Wer sich für einen Job im HR-Bereich entscheidet, tut das in der Regel aus Interesse an Menschen. An HR bezogenen Routineaufgaben führt aber kein Weg vorbei. Sie beanspruchen nach wie vor einen großen Teil der Arbeitszeit. Das zeigt unter anderem eine Befragung der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg: 52 Prozent der Zeit entfallen auf operative Tätigkeiten, 37 Prozent auf Administration. Für strategische HR Arbeit bleiben lediglich 11 Prozent. Als größte Zeitfresser nennen HR-Verantwortliche das Erstellen von Dokumenten, das Managen und Auswerten von Daten sowie das Bearbeiten von Mitarbeiteranfragen sowie Recruiting-Prozesse.

Joule: Die Eintrittspforte zur KI in SAP SuccessFactors

Vor diesem Hintergrund erscheint die Idee der intelligenten, KI-gestützter HR-Arbeit besonders attraktiv. Was viele SAP Kunden nicht wissen: diese Unterstützung ist in ihren Cloud Anwendungen bereits möglich – in Form von Joule.

Wichtig ist dabei das richtige Verständnis: Joule ist mehr als ein digitaler Assistent. Joule ist eine neue Form der Benutzerführung und gleichsam die Eintrittspforte zur KI-Welt von SAP und eigenständiger KI-Agenten. Über Joule interagieren Anwenderinnen und Anwender in natürlicher Sprache mit dem System – Joule wiederum triggert im Hintergrund die passenden Funktionen und KI Prozesse bis hin zu KI-Agenten. Die Möglichkeiten durch Joule sind dabei nicht auf SAP SuccessFactors begrenzt, sondern ergeben sich lösungsübergreifend in SAP. Via Joule ist es möglich, z. B. in SAP Cloud ERP direkt auf Personaldaten in SAP SuccessFactors zuzugreifen. Der End To end Aspekt rückt also immer mehr in den Mittelpunkt, Integrierte Daten zu Unternehmensprozessen gelten insgesamt als Grundlage, damit KI ihr Versprechen als Wettbewerbsvorteil oder gar als Wettbewerbsvoraussetzung einlösen kann. Insgesamt gewinnen auch HR Daten und ihre Integration stark an Bedeutung da zukünftig KI-Agenten Fertigungsprozesse unterstützen und für Entscheidungsvorschläge zu Skalierung und Einsatzplanung auf Personalstammdaten und Qualifikationsdaten zugreifen. So ist es bereits jetzt essentiell, sich die richtigen Fragen zur IT-Architektur zu stellen. Bei SAP bilden die Cloud Systeme wie SuccessFactors und das Cloud ERP gemeinsam mit Joule neben der Business Data Cloud ein wesentliches Element von KI-unterstützten Architekturen. Darauf gehen wir in späteren Artikeln noch genauer ein.

Joule Base und Joule Premium: KI bedarfsgerecht einsetzen

SAP unterscheidet zwischen zwei Ausprägungen von Joule:

Was viele nicht wissen: KI bedingt nicht immer gleich Lizenzen. Über Joule Base stellt SAP bereits grundlegende KI-Funktionen ohne zusätzliche Kosten bereit. Dazu zählen unter anderem die Navigation innerhalb von SAP SuccessFactors, Antworten auf Fragen zu Unternehmensrichtlinien sowie die Nutzung eines Chatbots für zentrale HR-Self-Services. Damit kann KI einfach in den Arbeitsalltag verankert und für eine breite Nutzergruppe zugänglich gemacht werden.

Joule Premium geht einen Schritt weiter und bietet erweiterte, direkt in die HR-Prozesse eingebettete KI-Funktionen um rasch prozessuale Quick Wins und längerfristige Mehrwerte zu erzielen – etwa durch das Generieren von Stellenausschreibungen im Recruiting, der Erstellung von Zielvorschlägen im Performance Management, inhaltliche Empfehlungen für Vergütungs- oder Mitarbeitergespräche oder mittels Optimierung von HR-Abläufen durch Agenten. Die „Währung“ von Joule Premium Funktionen sind AI-Units, die in neuen SAP Verträgen im Regelfall bereits enthalten sind oder flexibel hinzugekauft werden können. Joule Premium ist damit skalierbar und kann gezielt einzelnen Mitarbeitenden oder definierten Zielgruppen zugewiesen werden. Für SAP Kunden sind Kosten und Nutzen von KI-Funktionen also gut planbar.

KI-Use-Cases im HR-Alltag

Innerhalb von SAP SuccessFactors können Anwender über Joule Fragen oder Anliegen formulieren, Joule übernimmt die Orchestrierung: Joule ruft z. B. Informationen aus dem Org Chart ab, unterstützt bei Self Services wie Adressänderungen oder stößt Prozesse wie Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen direkt an. So müssen Informationen nicht mehr mühsam gesucht werden oder die Orte, wo sie gespeichert sind bekannt sein – sie lassen sich einfach erfragen oder bearbeiten, etwa bei Stammdatenänderungen oder HR-Self-Services. Bereits der Aspekt, aus Mitarbeitersicht nicht mehr wissen zu müssen wie z. B. eine Adressänderung durchzuführen ist, zahlt bereits auf das Konto der Effizienzsteigerung ein: Auch seltener genutzte Self Services funktionieren damit anstatt Rückfragen oder Suche nach Schulungsanleitungen anzustoßen.

Neben der Interaktion mit SuccessFactors unterstützt KI auch im Recruiting konkrete HR-Anwendungsfälle. Sie hilft bei der Formulierung von passgenauen Stellenausschreibungen. Was früher oft sachlich korrekt, aber wenig ansprechend war, lässt sich heute mit wenigen Klicks in zielgruppengerechte, überzeugende Texte verwandeln. Auch Interviewfragen können KI-gestützt auf Basis der jeweiligen Stellenanforderungen vorgeschlagen werden – integriert in bereits bestehende Tools wie Microsoft Teams oder in bereits vorhandene KI-Umgebungen wie Microsoft Copilot. Spannend sind auch Funktionen des skillsbasierten Matchings von Kandidaten, um für die ausgeschriebene Stelle den passenden Kandidaten rascher zu finden oder Potentialträger für weitere Stellen zu identifizieren. Im Bereich der Personalentwicklung unterstützen in SAP SuccessFactors vorhandene Joule Premium Funktionen bei der Gestaltung von Entwicklungszielen, der Auswahl passender neuer Rollen oder bei der Suche nach Nachfolgern. Damit wird KI zunehmend zu einem produktiven Begleiter im Tagesgeschäft.

KI strategisch denken und integrieren

Die Einführung von KI sollte dabei immer Teil einer übergeordneten Unternehmens- und HR-Strategie sein. Viele Organisationen verfügen bereits über eine Microsoft-AI-Strategie. Die SAP-AI-Strategie ergänzt diese durch rasch aktivierbare Standard AI Funktionen und Agenten bis hin zu einer umfassenden Plattform für kundenindividuelle KI-Anwendungen, die direkt auf die passenden SAP-Daten zugreifen können und abhängig vom KI-Modell auch komplexe Prozesse effektiv unterstützen können. Entscheidend ist es, zunächst prozessuale Mehrwerte zu identifizieren und KI sinnvoll auf der HR-Digitalisierungs-Roadmap zu verankern. Eine klare KI-Strategie ist zudem ratsam, um einen Wildwuchs an KI-Lösungen von Drittanbietern, eventuell kostenintensive Eigenentwicklungen oder gar ein sich begeben in rechtliche Grauzonen zu vermeiden.

Einfach anfangen – aber mit Plan

Die KI-Funktionen, die SAP seit 2023 in SuccessFactors integriert, markieren den Beginn einer langfristigen Entwicklung. Für HR-Abteilungen geht es nicht darum, sofort alles umzusetzen, sondern schrittweise mit KI Erfahrungen zu sammeln: ausprobieren, priorisieren, gezielt Mehrwerte evaluieren.

SAP ermöglicht diesen Einstieg, da viele KI-Funktionen bereits in SuccessFactors aktivierbar und AI-Units, falls erforderlich, entweder bereits in Lizenzen vorhanden oder flexibel zukaufbar sind.

Fazit

Mit Joule, Joule Base, Joule Premium und der SAP AI Foundation zeigt SAP, wie KI im HR konkret, skalierbar und strategisch eingesetzt werden kann. Unternehmen, die sich jetzt mit ihrer AI-Strategie befassen stellen sich auch in HR zukunftssicher auf und schaffen die Grundlage für effizientere Prozesse, bessere Entscheidungen und haben mehr Raum für das, was im HR wirklich zählt: den Menschen. 

Externer Link:

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