SAP HCM: Aktuelle Entwicklungen, News und wichtige Termine

Höchstgrenze für Viertelung des Bruttolistenpreises bei E-Fahrzeugen

Wie bereits in unserem Beitrag vom April diesen Jahres erläutert, wurde der zulässige Höchstbetrag der Bemessungsgrundlage (Bruttolistenpreis) für die 1%-Regelung auf 70.000,00 € erhöht. 

Zur Berechnung des korrekten geldwerten Vorteils kann der Bruttolistenpreis im IT 0032 rückwirkend geändert werden und führt durch die Absenkung der entsprechenden Bemessungsgrundlagen zu einer geringeren Belastung von Steuer- und ggf. Sozialversicherungsbeiträgen.

Im Gegensatz zur Versteuerung ändert sich die die Beitragspflicht gem. der Besprechungen der SV-Spitzenorganisationen (siehe SAP-Hinweis 3458539) erst ab dem Inkrafttreten des Gesetzes. Die Absenkung der Sozialversicherungsbeiträge kann durch eine kundeneigene Korrekturlohnart verhindert werden.

SV-Stammdatendatei

In Zukunft führt der GKV-Spitzenverband eine sogenannte Stammdatendatei, in welcher alle notwendigen Stammdaten der Träger der sozialen Sicherung für die Durchführung der Melde-, Beitrags-, Bescheinigungs- und Antragsverfahren zentral zur Verfügung gestellt werden.

Die Daten werden jeweils tagesaktuell sowie in ihrer Historie für die letzten sechs Jahre dargestellt und stehen den Arbeitgebern zum automatisierten Abruf bereit. Die neue Stammdatendatei beinhaltet künftig:

• die Beitragssatzdatei,
• die UV-Stammdatendatei,
• das Verzeichnis der berufsständischen Versorgungseinrichtungen,
• die Rechengrößen in der Sozialversicherung,
• das Dienststellenverzeichnis der Arbeitsagenturen.

Der automatisierte Abruf der aktuellen SV-Stammdaten ist ab 01. Juli 2024 optional. Die Datei wird parallel zu den bisherigen Dateien (beispielsweise die Beitragssatzdatei) durch die ITSG bereitgestellt.

Ab dem 01. Januar 2025 wird der Abruf verpflichtend für alle Arbeitgeber und es wird ausschließlich die neue SV-Stammdatendatei bereitgestellt. Spätestens ab diesem Zeitpunkt sind die Stammdaten von den Entgeltabrechnungsprogrammen zu nutzen.

Seitens SAP wird ein neuer, zentraler Report zum Einspielen der SV-Stammdatendatei zur Verfügung gestellt. Die Folgeschritte (beispielsweise der Abgleich der KK-Beitragssätze) erfolgt bis auf weiteres mit den entsprechenden Folgereports.
Zu einem späteren Zeitpunkt wird voraussichtlich ein zentraler Einstieg für die Folgeschritte bereitgestellt.

Bereits seit Juli 2016 gibt es das elektronisches Abrufverfahren, über das Arbeitgeber die Versicherungsnummer direkt bei der Datenstelle der DRV abrufen können.

Das Verfahren ist seit dem 01.01.2023 verpflichtend, wodurch die Vorlagepflicht durch den Arbeitnehmer entfallen ist. Gleichzeitig wurde die Bezeichnung für die Mitteilung der DRV von „Sozialversicherungsausweis“ offiziell auf „Versicherungsnummernnachweis“ geändert.

Auswirkungen in SAP
In einem ersten Schritt wurden die Felder zum SV-Ausweis im Infotyp 0013 entfernt. In einem 2. Schritt wird nun das Feld RV-Nummer umbenannt und ist nur eingabebereit, wenn der Abruf über das VAV-Verfahren nicht erfolgreich war.

Für Einzelfälle wird eine Möglichkeit geschaffen, die Eingabebereitschaft des Felds Versicherungsnummer zu ändern. Die Anpassungen werden voraussichtlich noch im 1. HJ 2024 verfügbar sein.

Um die Notwendigkeit einer Versicherungsnummernabfrage zu prüfen, werden zukünftig neben den Stammdaten der aktuellen Abrechnungsperiode auch Stammdaten in der Zukunft berücksichtigt. Dazu wird im Selektionsbild des Reports RPCVVVD0_OUT (Erstellung von Meldungen für die Versicherungsnummernabfrage) der neue Parameter 'Vorausblick in Monaten' zur Verfügung gestellt.

Die Auslieferung erfolgt mittels Support Package 07.2024. Alternativ spielen Sie den Hinweis 3455255 ein und beachten die im Hinweis aufgeführten manuellen Tätigkeiten.

Neue Pfändungsfreigrenzen ab 01.07.2024

Die ab dem 01.07.2024 gültigen Pfändungsfreigrenzen wurden am 24.05.2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.

Die Auslieferung seitens SAP erfolgte mit Hinweis 3475807. Bitte beachten Sie die im Hinweis beschriebenen manuellen Tätigkeiten.

Die folgenden Bescheinigungen werden bereits für das Bundesland Bremen über rvBEA gemeldet:

• Verdienstbescheinigung zum Antrag auf Elterngeld (Verdienstbescheinigung zum Antrag auf Elterngeld gem. § 9 BEEG)
• Arbeitgeberbescheinigung Teilzeit / Zusch. MSG. für Antrag Elterngeld (Arbeitgeberbescheinigung Teilzeitverdienst/Mutterschaftsgeldzuschuss zum Antrag auf Elterngeld gem. § 9 BEEG)

Im zweiten Halbjahr wollen nun auch die Bundesländer Nordrhein-Westfalen, Baden-Württemberg und Bayern die digitale Übertragung der Bescheinigungen umsetzen.
Ein genaues Datum ist jedoch noch nicht bekannt.

Im klassischen Bescheinigungswesen Sap-Script (Transaktion PM20) existieren mittlerweile über 30 Bescheinigungen. Einen Überblick über den aktuellen Istzustand ist dem Hinweis 3296044 zu entnehmen.

Seitens SAP ist geplant, nicht mehr benötigte Bescheinigungen zum Jahreswechsel 2024/2025 auszublenden. Für diese Formulare erfolgt zukünftig keine Wartung bzw. Aktualisierung mehr.
Über eine kundeneigene Kopie ist die Nutzung dieser Bescheinigungen jedoch weiterhin möglich.

Ab Release 6.04 werden als Alternative zu SAP-Script Bescheinigungen nach und nach PDF-basierte Bescheinigungen angeboten. Die Aktivierung als PDF erfolgt formularbezogen im Customizing, während der Aufruf weiterhin mittels der Transaktion PM20 möglich ist.

Jahressteuergesetz 2024

Es liegt ein Gesetzentwurf der Bundesregierung über das Jahressteuergesetz 2024 vor. Das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen.

Das Gesetz sieht unter anderem eine Pauschalbesteuerung von Mobilitätsbudgets (§ 40 Absatz 2 Satz 1 EStG) vor. Arbeitgeber sollen durch die neue Regelung die Möglichkeit erhalten, die Lohnsteuer auf ein verkehrsmittelunabhängiges Mobilitätsbudget (für die außerdienstliche Nutzung von Mobilitätsleistungen in Form eines Sachbezugs oder Zuschusses) pauschal mit 25 % zu erheben.

Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage des Bundesministeriums der Finanzen.

Ende der Mainstream-Wartung für SAP Business Suite 7

Für Kunden mit Release SAP ERP 6.0 bis einschließlich EHP5 drängt die Zeit - denn die Wartung seitens SAP läuft zum 31.12.2025 aus. Nach 2025 stellt SAP die Mainstream Wartung nur noch für die drei neuesten EHPs (SAP ERP 6.0 EHP 6 – EHP8) bereit.

Die Kernanwendungen von SAP Business Suite 7 ohne EHP - oder auf einem niedrigeren EHP als die drei neuesten EHPs - erfordern ein Upgrade auf ein neueres EHP, um weiter gewartet zu werden. Betroffenen Kunden empfehlen wir daher, dieses Upgrade rechtzeitig zu planen und anzugehen.

Um den Übergangszeitraum von SAP Business Suite 7 zu SAP S/4HANA zu unterstützen, bietet SAP bis zum 31. Dezember 2027 eine Mainstream-Wartung für Kernanwendungen der SAP-Business-Suite-7-Software einschließlich SAP ERP 6.0 EHP6 – EHP8 an.

Die wesentlichen Punkte im Überblick:

SAP ERP 6.0 bis EHP5 for SAP ERP 6.0

• Ende der Mainstream-Wartung 31.12.2025
• Es ist keine erweiterte Wartung möglich.

Für die "Entgeltabrechnung DE" bedeutet dies: Anforderungen an die Behördenkommunikation ab 2026 sind auf diesen Release-Ständen technisch nicht umsetzbar! Wir empfehlen Ihnen, das erforderliche Upgrade rechtzeitig einzuplanen.

EHP6 for SAP ERP 6.0 bis EHP8 for SAP ERP 6.0 / HR Renewal 2.0

• Ende der Mainstream-Wartung 31.12.2027
• Eine "erweiterte Wartung" ist bis 31.12.2030 möglich.

Für diese erweiterte Wartung wird eine zusätzliche Wartungsgebühr zu den jeweiligen Supportgebühren erhoben.

Weitere Informationen können Sie u. a. den Hinweisen 2881788 und 52505 sowie der SAP-Release-Strategie entnehmen.
 

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Alle im Text genannten Hinweise können sich jederzeit verändern. Weitere Hinweise sowie die jeweils aktuelle Version erhalten Sie in SAP for Me.

Lohnsteuerabzugsverfahren

Geänderter Programmablaufplan (PAP) - Anwendung ab 01. April 2024

Seitens des BMFs wurde der geänderte Programmablaufplan für 2024 veröffentlich, in dem nun u. a. die Beitragsabschläge in der Pflegeversicherung berücksichtigt werden.

Der geänderte Programmablaufplan ist spätestens ab dem 01. April 2024 rückwirkend anzuwenden, so dass für Abrechnungen auf Basis des Programmablaufplanes vom 03.11.2023 entsprechende Rückrechnung auf die Periode 01.2024 durchgeführt werden müssen.
 
Für bereits ausgetretene Mitarbeitende muss keine Korrektur erfolgen. Gleiches gilt für Arbeitnehmende, die im Jahr 2024 bereits eine Lohnsteuerbescheinigung erhalten haben, beispielweise aufgrund eines organisatorischen Wechsels.
Sollte dennoch eine Korrektur vorgenommen werden, werden automatisch korrigierte Lohnsteuerbescheinigungen erstellt und wie üblich via B2A-Manager an die Finanzbehörden übertragen.
 
Detaillierte Informationen können dem Hinweis 3429180 entnommen werden.

Teilnahme aller beschränkt steuerpflichtiger Personen am Verfahren

Seit dem 01.01.2024 nehmen alle beschränkt steuerpflichtigen Personen mit Identifikationsnummer am ELStAM-Verfahren teil und müssen entsprechend angemeldet werden.
Liegt zum 01.01.2024 eine passende Maßnahme wie z. B. ein Eintritt oder ein organisatorischer Wechsel vor, erfolgt die Anmeldung automatisch. Gleiches gilt, wenn zum 01.01.2024 ein neuer Satz im IT 0012 ‚Steuerdaten‘ vorhanden ist.  In allen anderen Fällen muss die Anmeldung über den IT 0012 manuell erzwungen werden.

Ist dort allerdings die Sonderverarbeitung ‚nicht teilnehmen‘ mit Grund ‚Besondere Bescheinigung‘ gepflegt, erfolgt wie bisher keine Teilnahme. Die Mitarbeitenden müssen in diesem Fall mit den Steuerabzugsmerkmalen der Ersatzbescheinigung des Finanzamtes abgerechnet werden.

Die Teilapplikation E2B2 „ELStAM: Beschränkt Steuerpflichtige (IDNR vorhanden)“ ist im SAP-Standard ab dem 01.01.2024 gültig. Die Auslieferung erfolgte mit Support Package März 2024. Alternativ kann der Hinweis 3428446 eingespielt sowie die dort beschriebenen manuellen Aktivitäten durchgeführt werden.

Zum 01.04.2024 wurde mit dem neuen Aus- und Weiterbildungsgesetz das Qualifizierungsgeld eingeführt. Die Regelungen und Voraussetzungen für die Gewährung/Höhe/Bemessung des Qualifizierungsgeldes sind den §§ 82a, 82b und 82c SGB III zu entnehmen.

Wir werfen nachfolgend einen Blick auf die geplanten und umgesetzten Maßnahmen, welche Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben.

Sonderregelung bei der Besteuerung von überlassenen, privat genutzten Elektrofahrzeugen

Der zulässige Höchstbetrag der Bemessungsgrundlage (Bruttolistenpreis) für die 1%-Regelung wurde -für nach dem 31. Dezember 2023 angeschaffte Fahrzeuge- von 60.000,00 € auf 70.000,00 € erhöht. Bis zu diesem Bruttolistenpreis muss bei der betrieblichen Überlassung eines reinen Elektrokraftfahrzeugs an Arbeitnehmende (Firmen-PKW) nur ein Viertel der Bemessungsgrundlage versteuert werden.

Gleiches gilt für die Anwendung der Fahrtenbuchregelung, nach der bis zu dieser Höhe nur ein Viertel der Anschaffungskosten oder vergleichbarer Aufwendungen anzusetzen sind.

Versorgungsfreibetrag

Der Abbau des Versorgungsfreibetrags sowie des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrags werden nun durch das Wachstumschancengesetz gestreckt. Infolgedessen sind sie erst in 2058 komplett abgebaut (vormals 2040).

Ab 2023 wird der anzuwendende Prozentwert zur Bemessung des Versorgungsfreibetrages nicht mehr in jährlichen Schritten von 0,8 Prozentpunkten, sondern nur noch in jährlichen Schritten von 0,4 Prozentpunkten verringert. Der Höchstbetrag sinkt ab dem Jahr 2023 um jährlich 30 EUR und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag um jährlich 9 EUR.

In der Entgeltabrechnung sind die neuen Werte allerdings erst ab dem Jahr 2025 zu berücksichtigen.

Altersentlastungsbetrag

Für nach dem 01.01.1941 geborene Personen verringern sich der jeweilige Prozentsatz und Höchstbetrag entsprechend der Tabelle in § 24a Satz 5 EStG. Personen, die ab dem Kalenderjahr 2058 das 64. Lebensjahr vollenden, erhalten keinen Altersentlastungsbetrag.

Der verlangsamte Anstieg des Besteuerungsanteils im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird auch im Bereich des Altersentlastungsbetrags nachvollzogen. Mit der Anpassung wird ab dem Jahr 2023 der anzuwendende Prozentsatz nicht mehr in jährlichen Schritten von 0,8 Prozentpunkten, sondern von 0,4 Prozentpunkten verringert.

In der Entgeltabrechnung sind die neuen Werte allerdings erst ab dem Jahr 2025 zu berücksichtigen.

Wegfall der Fünftelungsregelung

Die ermäßigte Lohnsteuer nach der Fünftelungsregelung für bestimmte Arbeitslöhne (Entschädigungen, Vergütungen für mehrjährige Tätigkeiten) kann bisher bei der Berechnung der Lohnsteuer berücksichtigt werden, sofern die Voraussetzung erfüllt sind.
Da dieses Verfahren für Arbeitgeber komplex und die Feststellung der Zusammenballung von Einkünften schwierig zu ermitteln ist, wird es zukünftig gestrichen Die ermäßigte Besteuerung entsprechender Zahlungen können Arbeitnehmer jedoch weiterhin im Veranlagungsverfahren geltend machen.

Diese Änderung gilt erstmals für den Lohnsteuerabzug 2025 - anstatt wie vorgesehen bereits ab 2024.

Beiträge zur Gruppenunfallversicherung

Arbeitgeber können die Beiträge für eine Gruppenunfallversicherung nach § 40b Abs. 3 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 20 Prozent erheben. Bisher galt als Voraussetzung, dass der steuerliche Durchschnittsbetrag ohne Versicherungssteuer 100 EUR im Kalenderjahr nicht übersteigt.

Dieser Grenzbetrag wurde nun aufgehoben, so dass damit eine Pauschalbesteuerung für Gruppenunfallversicherungsbeiträge ab 2024 in unbeschränkter Höhe möglich ist.

Keine Anhebung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand für Inlandsreisen

Die ursprünglich vorgesehene Erhöhung der Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EstG um jeweils 2 EUR wurde gestrichen.

Sollten Sie die unter Vorbehalt ausgelieferten Verpflegungspauschalen (siehe Hinweis 3405149) für 2024 bereits in Ihren Produktivmandanten übernommen haben, sind diese rückgängig zu machen und die Reisekostenabrechnungen zu korrigieren.

Lediglich der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, wird von 8 EUR auf 9 EUR angehoben.

Keine Anhebung des Freibetrags für Betriebsveranstaltungen

Die geplante Änderung der Erhöhung des Freibetrages in Höhe von 110 € auf 150 € je Teilnehmer einer Betriebsveranstaltung wurde gestrichen. Alle bestehenden Regelungen hierzu bleiben unverändert bestehen.

Betriebsdatenmeldeverfahren

Aufbau des Unternehmensbasisregisters

Zum Aufbau des Unternehmensbasisregisters ist es in SAP erforderlich, die Verknüpfung zwischen der Unternehmensnummer und der Betriebsnummer herzustellen. Dazu soll bis Ende Mai 2024 einmalig für alle Betriebsnummern eine Erstmeldung der Unternehmensnummer mit dem neuen Meldegrund 09 übermittelt werden. Diese ist nicht zu verwechseln mit der Initialmeldung im Betriebsdatenmeldeverfahren.

Die Meldung wird mit dem nächsten Lauf des Meldeprogramms im Betriebsdatenmeldeverfahren in Produktivmandanten ausschließlich im Zeitraum 02/2024-05/2024 erzeugt und übertragen.

Zu beachten ist hierbei, dass für alle relevanten Betriebsnummern (Zusammenfassung via Teilapplikation BDBS) eine Erstmeldung mit Grund 09 erfolgen muss. Solange dies nicht der Fall ist, gibt das System in den Programmen zur Erstellung von DEÜV-Meldungen generell eine Warnmeldung aus, welche auf das To Do im Betriebsdatenmeldeverfahren hinweisen soll. Dies erfolgt unabhängig davon, ob für den Personalbereich der betreffenden Personalnummer bereits eine Erstmeldung erfolgt ist.

Die Warnmeldung verschwindet, sobald die fehlenden Meldungen im Betriebsdatenmeldeverfahren erzeugt wurden.

DEÜV

Meldegründe Beginn/Ende Elternzeit (17/37)

Kommunikation mit den Finanzbehörden

Aktualisierung der ELSTER-ERiC Version 39.2 auf Version 39.4

Normalerweise wird von den Steuerbehörden jeweils zum Jahreswechsel eine neue ERiC-Version bereitgestellt, welche u. a. die Jahresversionen für die Lohnsteueranmeldung enthält.
Davon abweichend muss in diesem Jahr zwecks zeitnaher Ausrollung von Fehlerkorrekturen und Prüfungen mit der zum 29.04.2024 geplanten Anhebung der Mindestversion für einige ERiC-Programmteile (Libraries) eine Anhebung auf Version 39.4 erfolgen.
Dies betrifft u. a. die Lohnsteueranmeldung (LStA), Lohnsteuerbescheinigung (LStB) und die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM).
 
Nach der Bereitstellung der Sourcen (Libraries) durch die Behörde werden diese in die SAP-ELSTER Lösungen für die Middleware:

• SAP Business Connector (BC)
• SAP Cloud Integration (CI),
• SAP Process Integration/SAP Process Orchestration (PI/PO)

übernommen. Die Auslieferungstermine sowie weiterführende Informationen können Sie den Hinweisen 3432042 und 3441585 entnehmen.

Im Anschluss muss ein Update des BC bzw. von PI/PO auf Kundenseite erfolgen.

Bitte beachten Sie, dass das Update der von Ihnen eingesetzten ELSTER-ERiC Lösung (SAP Business Connector oder SAP Process Integration/SAP Process Orchestration (PI/PO)) zwingend vor dem 29.04.2024 notwendig ist.

Hinweis: auf dem Shared Business Connector der All for One Group SE wurden die notwendigen Aktualisierungen bereits durchgeführt. In diesem Fall sind Ihrerseits keine Aktivitäten erforderlich.

Für Kunden mit SAP Cloud Integration (CI) erfolgt die Aktualisierung automatisch durch SAP, welche für den Zeitraum 06.04.2024 – 13.04.2024 angekündigt wurde.

Arbeitszeitwechsel u. Urlaub nach EuGH – Lösung für die Privatwirtschaft

Wechseln Beschäftigte die regelmäßige Arbeitszeit, ergeben sich daraus unterschiedliche Urlaubsansprüche und -vergütungen.
Durch den Wechsel darf für die Beschäftigten bei einer Verringerung der Arbeitszeit jedoch kein Nachteil entstehen, wenn Urlaubstage bereits vor der Änderung der Arbeitszeit zugestanden haben, aber erst danach genommen werden (BAG, Urteil v. 20.3.2018, 9 AZR 486/17).

Die Urlaubsvergütung für diese Urlaubstage muss daher auf Basis der Arbeitszeit vor der Arbeitszeitänderung berechnet werden.

SAP hat nun mit Hinweis 3442369 eine Erweiterung der bereits bestehenden Lösung für die Privatwirtschaft ausgeliefert. Details können diesem Hinweis sowie den dort verlinkten Hinweisen entnommen werden.

Die Auslieferung erfolgt im Rahmen des Support Packages 04/2024.

Alle genannten Hinweise können sich jederzeit verändern. Weitere Hinweise sowie die jeweils aktuelle Version erhalten Sie in SAP for Me.