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Neues rund um SAP HCM

SAP HCM: Aktuelle Entwicklungen, News und wichtige Termine

Fortlaufend aktualisierte Informationen zu diversen gesetzlichen und technischen Anpassungen mit Auswirkungen auf Ihr SAP HCM-System.

Update: April 2024

Trotz des relativ „unspektakulären“ Jahreswechsel gab bzw. gibt es einige Korrekturhinweise im Hinblick auf gesetzliche Änderungen, die erst nach dem XMAS Support Package bekannt wurden, sowie Fehlerkorrekturen nach Auslieferung des XMAS Support Package in KW 51.

Eine Übersicht dieser Hinweise finden Sie im Sammelhinweis 3377250 - Korrekturen zum JW Deutschland 2023/2024 nach dem Xmas HRSP.
Des Weiteren geben wir Ihnen einen Ausblick auf aktuelle sowie in diesem Jahr noch anstehende Themen.

Die jeweils aktuelle Version der nachfolgend genannten Hinweise finden Sie im SAP for Me.

Steuer

Lohnsteuerabzugsverfahren

Geänderter Programmablaufplan (PAP) - Anwendung ab 01. April 2024

Seitens des BMFs wurde der geänderte Programmablaufplan für 2024 veröffentlich, in dem nun u. a. die Beitragsabschläge in der Pflegeversicherung berücksichtigt werden.

Der geänderte Programmablaufplan ist spätestens ab dem 01. April 2024 rückwirkend anzuwenden, so dass für Abrechnungen auf Basis des Programmablaufplanes vom 03.11.2023 entsprechende Rückrechnung auf die Periode 01.2024 durchgeführt werden müssen.
 
Für bereits ausgetretene Mitarbeitende muss keine Korrektur erfolgen. Gleiches gilt für Arbeitnehmende, die im Jahr 2024 bereits eine Lohnsteuerbescheinigung erhalten haben, beispielweise aufgrund eines organisatorischen Wechsels.
Sollte dennoch eine Korrektur vorgenommen werden, werden automatisch korrigierte Lohnsteuerbescheinigungen erstellt und wie üblich via B2A-Manager an die Finanzbehörden übertragen.
 
Detaillierte Informationen können dem Hinweis 3429180 entnommen werden.

Geänderte Kirchensteuer für Baden-Württemberg und Sachsen-Anhalt

Zum 01.01.2024 ist in Sachsen-Anhalt die Mindestkirchensteuer entfallen. Für Baden-Württemberg wurde der Pauschalsteuersatz im vereinfachten Verfahren von 5 Prozent auf 4,50 Prozent gesenkt.
 
Die Auslieferung der Änderungen erfolgte mit Hinweis 3442707. Bei der Implementierung sind manuelle Aktivitäten erforderlich. Alternativ spielen Sie das Support Package Mai 2024 ein.
 
Nach der Implementierung sind betroffene Fälle auf 01.2024 zurückzurechnen.

ELStAM

Teilnahme aller beschränkt steuerpflichtiger Personen am Verfahren

Seit dem 01.01.2024 nehmen alle beschränkt steuerpflichtigen Personen mit Identifikationsnummer am ELStAM-Verfahren teil und müssen entsprechend angemeldet werden.
Liegt zum 01.01.2024 eine passende Maßnahme wie z. B. ein Eintritt oder ein organisatorischer Wechsel vor, erfolgt die Anmeldung automatisch. Gleiches gilt, wenn zum 01.01.2024 ein neuer Satz im IT 0012 ‚Steuerdaten‘ vorhanden ist.  In allen anderen Fällen muss die Anmeldung über den IT 0012 manuell erzwungen werden.

Ist dort allerdings die Sonderverarbeitung ‚nicht teilnehmen‘ mit Grund ‚Besondere Bescheinigung‘ gepflegt, erfolgt wie bisher keine Teilnahme. Die Mitarbeitenden müssen in diesem Fall mit den Steuerabzugsmerkmalen der Ersatzbescheinigung des Finanzamtes abgerechnet werden.

Die Teilapplikation E2B2 „ELStAM: Beschränkt Steuerpflichtige (IDNR vorhanden)“ ist im SAP-Standard ab dem 01.01.2024 gültig. Die Auslieferung erfolgte mit Support Package März 2024. Alternativ kann der Hinweis 3428446 eingespielt sowie die dort beschriebenen manuellen Aktivitäten durchgeführt werden.

Qualifizierungsgeld ab 01.04.2024

Zum 01.04.2024 wurde mit dem neuen Aus- und Weiterbildungsgesetz das Qualifizierungsgeld eingeführt. Die Regelungen und Voraussetzungen für die Gewährung/Höhe/Bemessung des Qualifizierungsgeldes sind den §§ 82a, 82b und 82c SGB III zu entnehmen.


Die Höhe des Qualifizierungsgelds orientiert sich am Kurzarbeitergeld und wird ebenso als Entgeltersatzleistung während einer Weiterbildung in Höhe von 60 bzw. 67 Prozent der Nettoentgeltdifferenz gezahlt. Wie auch das Kurzarbeitergeld ist das von der Agentur für Arbeit gewährte Qualifizierungsgeld steuerfrei; es unterliegt jedoch dem Progressionsvorbehalt. Die vom Arbeitgeber zu tragenden Weiterbildungskosten werden steuerfrei gestellt.

Die Umsetzung seitens SAP ist derzeit noch nicht bekannt. Wir werden Sie weiter darüber informieren.

Wir sind für Sie da

Empleox Application Service

Sollten Sie ergänzende Fragen oder weitere Anforderungen haben, stehen Ihnen die Experten des Empleox Application Services gerne zum Dialog zur Verfügung.

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Wachstumschancengesetz

Wir werfen nachfolgend einen Blick auf die geplanten und umgesetzten Maßnahmen, welche Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben.

Sonderregelung bei der Besteuerung von überlassenen, privat genutzten Elektrofahrzeugen

Der zulässige Höchstbetrag der Bemessungsgrundlage (Bruttolistenpreis) für die 1%-Regelung wurde -für nach dem 31. Dezember 2023 angeschaffte Fahrzeuge- von 60.000,00 € auf 70.000,00 € erhöht. Bis zu diesem Bruttolistenpreis muss bei der betrieblichen Überlassung eines reinen Elektrokraftfahrzeugs an Arbeitnehmende (Firmen-PKW) nur ein Viertel der Bemessungsgrundlage versteuert werden.

Gleiches gilt für die Anwendung der Fahrtenbuchregelung, nach der bis zu dieser Höhe nur ein Viertel der Anschaffungskosten oder vergleichbarer Aufwendungen anzusetzen sind.

Versorgungsfreibetrag

Der Abbau des Versorgungsfreibetrags sowie des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrags werden nun durch das Wachstumschancengesetz gestreckt. Infolgedessen sind sie erst in 2058 komplett abgebaut (vormals 2040).

Ab 2023 wird der anzuwendende Prozentwert zur Bemessung des Versorgungsfreibetrages nicht mehr in jährlichen Schritten von 0,8 Prozentpunkten, sondern nur noch in jährlichen Schritten von 0,4 Prozentpunkten verringert. Der Höchstbetrag sinkt ab dem Jahr 2023 um jährlich 30 EUR und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag um jährlich 9 EUR.

In der Entgeltabrechnung sind die neuen Werte allerdings erst ab dem Jahr 2025 zu berücksichtigen.

Altersentlastungsbetrag

Für nach dem 01.01.1941 geborene Personen verringern sich der jeweilige Prozentsatz und Höchstbetrag entsprechend der Tabelle in § 24a Satz 5 EStG. Personen, die ab dem Kalenderjahr 2058 das 64. Lebensjahr vollenden, erhalten keinen Altersentlastungsbetrag.

Der verlangsamte Anstieg des Besteuerungsanteils im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird auch im Bereich des Altersentlastungsbetrags nachvollzogen. Mit der Anpassung wird ab dem Jahr 2023 der anzuwendende Prozentsatz nicht mehr in jährlichen Schritten von 0,8 Prozentpunkten, sondern von 0,4 Prozentpunkten verringert.

In der Entgeltabrechnung sind die neuen Werte allerdings erst ab dem Jahr 2025 zu berücksichtigen.

Wegfall der Fünftelungsregelung

Die ermäßigte Lohnsteuer nach der Fünftelungsregelung für bestimmte Arbeitslöhne (Entschädigungen, Vergütungen für mehrjährige Tätigkeiten) kann bisher bei der Berechnung der Lohnsteuer berücksichtigt werden, sofern die Voraussetzung erfüllt sind.
Da dieses Verfahren für Arbeitgeber komplex und die Feststellung der Zusammenballung von Einkünften schwierig zu ermitteln ist, wird es zukünftig gestrichen Die ermäßigte Besteuerung entsprechender Zahlungen können Arbeitnehmer jedoch weiterhin im Veranlagungsverfahren geltend machen.

Diese Änderung gilt erstmals für den Lohnsteuerabzug 2025 - anstatt wie vorgesehen bereits ab 2024.

Beiträge zur Gruppenunfallversicherung

Arbeitgeber können die Beiträge für eine Gruppenunfallversicherung nach § 40b Abs. 3 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 20 Prozent erheben. Bisher galt als Voraussetzung, dass der steuerliche Durchschnittsbetrag ohne Versicherungssteuer 100 EUR im Kalenderjahr nicht übersteigt.

Dieser Grenzbetrag wurde nun aufgehoben, so dass damit eine Pauschalbesteuerung für Gruppenunfallversicherungsbeiträge ab 2024 in unbeschränkter Höhe möglich ist.

Keine Anhebung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand für Inlandsreisen

Die ursprünglich vorgesehene Erhöhung der Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EstG um jeweils 2 EUR wurde gestrichen.

Sollten Sie die unter Vorbehalt ausgelieferten Verpflegungspauschalen (siehe Hinweis 3405149) für 2024 bereits in Ihren Produktivmandanten übernommen haben, sind diese rückgängig zu machen und die Reisekostenabrechnungen zu korrigieren.

Lediglich der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, wird von 8 EUR auf 9 EUR angehoben.

Keine Anhebung des Freibetrags für Betriebsveranstaltungen

Die geplante Änderung der Erhöhung des Freibetrages in Höhe von 110 € auf 150 € je Teilnehmer einer Betriebsveranstaltung wurde gestrichen. Alle bestehenden Regelungen hierzu bleiben unverändert bestehen.

Sozialversicherung

Betriebsdatenmeldeverfahren

Aufbau des Unternehmensbasisregisters

Zum Aufbau des Unternehmensbasisregisters ist es in SAP erforderlich, die Verknüpfung zwischen der Unternehmensnummer und der Betriebsnummer herzustellen. Dazu soll bis Ende Mai 2024 einmalig für alle Betriebsnummern eine Erstmeldung der Unternehmensnummer mit dem neuen Meldegrund 09 übermittelt werden. Diese ist nicht zu verwechseln mit der Initialmeldung im Betriebsdatenmeldeverfahren.

Die Meldung wird mit dem nächsten Lauf des Meldeprogramms im Betriebsdatenmeldeverfahren in Produktivmandanten ausschließlich im Zeitraum 02/2024-05/2024 erzeugt und übertragen.

Zu beachten ist hierbei, dass für alle relevanten Betriebsnummern (Zusammenfassung via Teilapplikation BDBS) eine Erstmeldung mit Grund 09 erfolgen muss. Solange dies nicht der Fall ist, gibt das System in den Programmen zur Erstellung von DEÜV-Meldungen generell eine Warnmeldung aus, welche auf das To Do im Betriebsdatenmeldeverfahren hinweisen soll. Dies erfolgt unabhängig davon, ob für den Personalbereich der betreffenden Personalnummer bereits eine Erstmeldung erfolgt ist.

Die Warnmeldung verschwindet, sobald die fehlenden Meldungen im Betriebsdatenmeldeverfahren erzeugt wurden.

DEÜV

Meldegründe Beginn/Ende Elternzeit (17/37)

Zum 01.01.2024 wurde im DEÜV-Meldeverfahren die gesonderte Elternzeitmeldung integriert. Für Geburten ab dem 01.01.2024 sind zusätzlich zu der Unterbrechungsmeldung (Meldegrund 52) der Beginn (neuer Meldegrund 17) und das Ende der Elternzeit (Meldegrund 37) zu melden.
Zu diesem Zweck wurde ein neuer Datensatz Fehlzeit (DSFZ) eingeführt.

Eine detaillierte Beschreibung kann dem Hinweis 3333440 entnommen werden, welcher Bestandteil des Jahreswechsel Support Packages war.

Seit der Auslieferung wurden diverse Fehler behoben. Wir empfehlen daher, die von SAP hierzu veröffentlichten Hinweise zu implementieren bzw. das jeweilige Support Package einzuspielen.

Behördenkommunikation

Kommunikation mit den Finanzbehörden

Aktualisierung der ELSTER-ERiC Version 39.2 auf Version 39.4

Normalerweise wird von den Steuerbehörden jeweils zum Jahreswechsel eine neue ERiC-Version bereitgestellt, welche u. a. die Jahresversionen für die Lohnsteueranmeldung enthält.
Davon abweichend muss in diesem Jahr zwecks zeitnaher Ausrollung von Fehlerkorrekturen und Prüfungen mit der zum 29.04.2024 geplanten Anhebung der Mindestversion für einige ERiC-Programmteile (Libraries) eine Anhebung auf Version 39.4 erfolgen.
Dies betrifft u. a. die Lohnsteueranmeldung (LStA), Lohnsteuerbescheinigung (LStB) und die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM).
 
Nach der Bereitstellung der Sourcen (Libraries) durch die Behörde werden diese in die SAP-ELSTER Lösungen für die Middleware:

  • SAP Business Connector (BC)
  • SAP Cloud Integration (CI),
  • SAP Process Integration/SAP Process Orchestration (PI/PO)

übernommen. Die Auslieferungstermine sowie weiterführende Informationen können Sie den Hinweisen 3432042 und 3441585 entnehmen.

Im Anschluss muss ein Update des BC bzw. von PI/PO auf Kundenseite erfolgen.

Bitte beachten Sie, dass das Update der von Ihnen eingesetzten ELSTER-ERiC Lösung (SAP Business Connector oder SAP Process Integration/SAP Process Orchestration (PI/PO)) zwingend vor dem 29.04.2024 notwendig ist.

Hinweis: auf dem Shared Business Connector der All for One Group SE wurden die notwendigen Aktualisierungen bereits durchgeführt. In diesem Fall sind Ihrerseits keine Aktivitäten erforderlich.

Für Kunden mit SAP Cloud Integration (CI) erfolgt die Aktualisierung automatisch durch SAP, welche für den Zeitraum 06.04.2024 – 13.04.2024 angekündigt wurde.

Arbeitszeitwechsel u. Urlaub nach EuGH – Lösung für die Privatwirtschaft

Wechseln Beschäftigte die regelmäßige Arbeitszeit, ergeben sich daraus unterschiedliche Urlaubsansprüche und -vergütungen.
Durch den Wechsel darf für die Beschäftigten bei einer Verringerung der Arbeitszeit jedoch kein Nachteil entstehen, wenn Urlaubstage bereits vor der Änderung der Arbeitszeit zugestanden haben, aber erst danach genommen werden (BAG, Urteil v. 20.3.2018, 9 AZR 486/17).

Die Urlaubsvergütung für diese Urlaubstage muss daher auf Basis der Arbeitszeit vor der Arbeitszeitänderung berechnet werden.

SAP hat nun mit Hinweis 3442369 eine Erweiterung der bereits bestehenden Lösung für die Privatwirtschaft ausgeliefert. Details können diesem Hinweis sowie den dort verlinkten Hinweisen entnommen werden.

Die Auslieferung erfolgt im Rahmen des Support Packages 04/2024.

Alle genannten Hinweise können sich jederzeit verändern. Weitere Hinweise sowie die jeweils aktuelle Version erhalten Sie in SAP for Me.

Daten löschen leicht gemacht – mit dem Empleox DSGVO-Paket für SAP HCM

Sie haben noch immer keine personenbezogenen Daten in Ihrem SAP-HCM-System gelöscht?

Dann wird es Zeit! Seit mehr als 5 Jahren sind Unternehmen verpflichtet, ihre Daten, Dokumente und Prozesse in Einklang mit der DSGVO zu bringen und die entsprechenden Rechtsvorschriften umzusetzen.

Aber nicht nur drohende Geldstrafen wegen Nichtbeachtung der DSGVO sind ein Grund, sich mit der Löschung von personenbezogenen Daten auseinander zu setzen.
Auch vorbereitend auf das anstehende Upgrade auf SAP HCM for S/4 HANA lohnt es sich, das System aufzuräumen, nicht zulässige personenbezogene Daten zu löschen und das Datenvolumen somit zu reduzieren.
Screenshot Flyer

Lösungspaket

DSGVO-Paket für SAP HCM

Richtig Daten löschen mit dem DSGVO-Paket

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