Mann mit Brille sitzt vor Laptop und Smartphone

E-Recruiting

Alles was Sie über E-Recruiting wissen müssen

Definitionen, Status quo, Vor- und Nachteile, Plattformen und Trends rund um E-Recruiting.

Was ist E-Recruiting?

Der Arbeitsmarkt in Deutschland befindet sich im Wandel. Digitalisierung und Automatisierung, demografische Entwicklungen, Fachkräftemangel und Frauenquote sind nur einige Stichwörter in diesem Zusammenhang. Umso herausfordernder wird die Personalbeschaffung – also bedarfsgerecht und im besten Fall kostengünstig geeignete Arbeitskräfte zu gewinnen. Den Luxus, sich unter etlichen top qualifizierten Bewerber*innen die oder den besten aussuchen zu können, gibt es für Unternehmen nicht mehr. Vielmehr sind die Jobsuchenden in der Position, den Arbeitgeber auswählen zu können, der ihnen am meisten bietet. Unternehmen müssen sich daher attraktiv machen und neue Strategien überlegen.

Ein wichtiger Aspekt ist dabei, die herkömmlichen Tools der Personalbeschaffung durch E-Recruiting zu ersetzen: von der Erstellung von Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibung über die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens bis zur Auswertung des Bewerbungsgesprächs. Beim E-Recruiting läuft alles digital ab. Alle für den Recruiting-Prozess genutzten Kanäle werden miteinander verbunden, Daten systematisch erhoben und ausgewertet. Und es kommen neue Technologien zum Einsatz: etwa die Blockchain, Chatbots oder Künstliche Intelligenz.

Ziele von E-Recruiting:

  • Das Verfahren für die Bewerber*innen so angenehm und unkompliziert wie möglich zu gestalten und damit eine herausragende Candidate Experience zu erreichen.
  • Der Aufwand für die HR-Abteilung soll gesenkt werden.
  • Die Qualität des Recruitings soll erhöht werden. Je besser das gelingt, desto höher ist die Chance, dass Employee und Employer langfristig perfekt „matchen“.
E-Recruiting reduziert lästigen Papierkram und beschleunigt den Prozess.

Was ist der aktuelle Stand beim E-Recruiting?

Laut einer Umfrage des Softwareanbieters Capterra setzen 75 Prozent der befragten kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland eine HR-Software ein, am liebsten aus der Cloud. Allerdings vornehmlich zur Personalverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Urlaubs- und Fehltageverwaltung. Lediglich neun Prozent der KMU nutzen die Software auch für ihr Recruiting, das Talentmanagement wird noch seltener abgebildet. Das lässt vermuten, dass viele Unternehmen bei der Personalbeschaffung händisch, nach Excel-Vorlage und wenig strukturiert vorgehen. Dabei geht viel Potenzial verloren! Allein, dass vom Beginn der Jobsuche bis zur Vertragsunterschrift im Schnitt 4,7 Monate vergehen, kann Unternehmen teuer zu stehen kommen – denn das ist vielen Bewerbern zu lang. E-Recruiting reduziert lästigen Papierkram und beschleunigt den Prozess.

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Was ist beim E-Recruiting besonders wichtig?

Die Grundlage für erfolgreiches E-Recruiting: die Strategie. Gerade Unternehmen, die noch nicht auf E-Recruiting umgestellt haben, wissen oft nicht, wo sie anfangen sollen und wie sie die besten Ergebnisse erzielen. Personaler sollten unbedingt eine ganzheitliche und langfristige Personalgewinnungsstrategie entwickeln, die eng auf die Unternehmensstrategie und -kultur abgestimmt ist. Wer nicht weiß, welche Stelle heute und in Zukunft besetzt werden soll oder welche fachlichen und persönlichen Fähigkeiten dafür erforderlich sind, wird sich beim komplexen Thema E-Recruiting schwertun. Mit der (technischen) Umsetzung sollte erst dann begonnen werden, wenn alle Schritte der Personalbeschaffung und der Budgetrahmen genau definiert sind.

Auch bei der Umsetzung gilt es einiges zu beachten: Der aktuellen Umfrage „Das nervt Jobsuchende am meisten“ von StepStone zufolge sind Jobsuchende vor allem dann abgeschreckt, wenn die Stellenausschreibung nicht aussagekräftig genug ist, der Prozess zu kompliziert wirkt und die Rückmeldung auf die Bewerbung ausbleibt. Im Umkehrschluss bedeutet das: Stellenanzeigen sollten nicht nur die reine Beschreibung der Tätigkeit und Anforderungen enthalten, sondern auch konkrete Angaben zu Arbeitszeiten, Homeoffice- Regelungen und Gehalt, zum Beispiel Gehaltsspannen oder Durchschnittsgehalt. Besonderes Augenmerk sollte zudem auf den Bewerbungsprozess selbst gelegt werden. 72 Prozent der Befragten geben an, Stellenausschreibungen auf dem Smartphone zu checken. Umso einfacher und nutzerfreundlicher sollte die Bewerbung ablaufen, Stichwort „mobile Website-Optimierung“. Wichtig ist auch, dass Bewerber*innen über den gesamten Prozess und den Stand einer Bewerbung informiert werden – dann verzeihen sie auch Zeitverzögerungen. Das sind vergleichbar hohe Ansprüche wie beim Online-Shopping.

Nicht zuletzt ist entscheidend, dass Unternehmen die Daten, die E-Recruiting liefert, auch zur Erfolgsmessung nutzen. Laut StepStone erheben 53 Prozent der befragten Unternehmen aktuell noch keinerlei Erfolgskennzahlen im Recruiting. Dabei bieten KPIs wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire oder Anzahl der Bewerbungen pro Rekruitierungskanal die Chance, den Einsatz unterschiedlicher Instrumente zielgruppenspezifisch zu verbessern.

Was sind die Vorteile für Unternehmen?

Jedes Unternehmen ist daran interessiert, begehrte Talente und Fachkräfte für sich zu gewinnen. Wer die Chancen erhöhen will, muss schnell sein und transparent vorgehen. Eine aufwendige manuelle Bearbeitung kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten – auch, weil es dem Image schadet. Für viele Bewerber ist das Auftreten des Unternehmens während des Bewerbungsverfahrens ein Hinweis auf interne Strukturen und den Umgang mit Mitarbeitern im Arbeitsalltag. Bleibt etwa die Reaktion auf den Eingang der Bewerbungsunterlagen aus oder ist die Absage unpersönlich formuliert, wirft das ein schlechtes Licht auf den Arbeitgeber. Candidate Experience und Candidate Centricity sind hier die richtigen Schlagworte.

Genau das sind die Stärken von E-Recruiting. E-Recruiting macht den Bewerbungsprozess über alle Kontaktpunkte hinweg systematischer, effizienter und kostengünstiger. Offene Stellen können so schneller besetzt werden – auch in Hinblick auf den internationalen Bewerbermarkt.

Kombiniert mit einem Bewerbermanagementsystem mit der Möglichkeit, Datenbanken aufzubauen (z. B. Talent Pools), Prozesse zu automatisieren, Vergleichsprofile zu erstellen etc., wird E-Recruiting zum echten Gamechanger.

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Gibt es Nachteile für Unternehmen?

Nachteile ergeben sich vor allem für Personaler, die E-Recruiting als „Allheilmittel“ verstehen.

Ein Beispiel: Wer seine Bekanntheit als attraktive Arbeitgebermarke steigern möchte, sollte zufriedene Mitarbeiter als Markenbotschafter nutzen. Eine persönliche Empfehlung wirkt erfahrungsgemäß stärker als eine rein formelle, datengestützte Kaltakquise. Der StepStone-Studie „Erfolgsfaktoren im Recruiting“ zufolge, haben nur vier von zehn der befragten Unternehmen ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm installiert. Lediglich 35 Prozent nutzen dieses intensiv. Bewerbungsprozesse können noch so effektiv aufgestellt werden – fehlt der frühzeitige, direkte Austausch mit geeigneten Kandidaten, wirkt E-Recruiting nur halb so gut.

Als Nachteil kann auch die Notwendigkeit zum E-Recruiting gesehen werden.

Denn – so ehrlich muss man sein: Der Bewerbungsprozess wird zwar vereinfacht und beschleunigt, trotzdem nimmt die Komplexität zu. Den Überblick über die große Anzahl an Daten, Kanälen und technischen Möglichkeiten zu behalten, ist gar nicht so einfach. Ständig ergeben sich Änderungen, die eine zeitnahe Reaktion erfordern, oder die Konkurrenz war schneller bei der Vorselektion. Um Personalern den Druck zu nehmen und E-Recruiting in einen Wettbewerbsvorteil umzuwandeln, kann eine professionelle Unternehmensberatung helfen.

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Welche Kanäle sind für das E-Recruiting wichtig?

Wie finden Wunschkandidat*in und Wunschunternehmen heute zueinander? Stellenausschreibungen in Zeitungen und Bewerbungen per Post gehören längst nicht mehr zu den Mitteln der Wahl – weder von Unternehmen noch von Jobsuchenden. Gerade die „Digital Natives“, die mit Smartphone, Tablet und Apps aufwachsen, erwarten auch beim Recruiting den neuesten Stand der Technik. Die „Recruiting Trends 2020“-Studie, die die Universitäten Bamberg und Erlangen-Nürnberg zusammen mit dem Karriereportal Monster veröffentlicht hat, zeigt, dass die junge Generation mehrheitlich sogar Mobile Recruiting bevorzugt. Suchmaschinen wie Google, Internet-Stellenbörsen und Schüler-, Praktikanten- und Studierendenprogramme gehören zu den beliebtesten Anlaufstellen, um sich zu informieren und bewerben – und zwar oft von unterwegs aus.


Unternehmen scheinen diese Anforderungen weitgehend zu erfüllen. Auch sie rekrutieren am liebsten über Stellenausschreibungen bei einer Online-Jobplattform bzw. einem Karrierenetzwerk wie XING im Dach- und LinkedIn im internationalen Raum. Oder auf der eigenen Karriereseite. Dort zeigt sich die höchste Effektivität in Bezug auf Qualität und Anzahl eingehender Bewerbungen. Folglich generieren Unternehmen laut statista über diese beiden Kanäle die meisten Neueinstellungen. Darüber hinaus setzen Unternehmen laut der genannten StepStone-Studie auf Recruiting per Karrierenetzwerk, Headhunting und Social Media.

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Welche Bewerbungsmöglichkeiten gibt es?

Der Anspruch vieler Jobsuchender bei der Bewerbung lautet: Möglichst wenig Aufwand betreiben. Der Prozess soll einfach, schnell und transparent verlaufen. Während individualisierte, seitenlange Anschreiben mit Lebenslauf und Deckblatt früher normal waren, wird diese Methode heute kaum noch genutzt.

Je weniger Unterlagen eingefordert werden – zum Beispiel der Lebenslauf, ohne Anschreiben, oder gar nur ein Video – und je schlanker der Prozess ist, desto motivierter der Bewerber. Die Möglichkeit, sich zum Beispiel über ein Formular über die Website oder Social Media zu bewerben, hat noch einen Vorteil: Der persönliche Eindruck erhält mehr Bedeutung. Außergewöhnliche Lebensläufe bekommen mehr Gewicht. Menschen mit originellen Ideen werden schneller sichtbar. Was alle modernen Bewerbungsmöglichkeiten gemein haben: Sie finden online statt!

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Welche Trends gibt es im E-Recruiting?

Die Formulierung von Stellenausschreibungen diverser gestalten, Bewerbungen per Kurzvideo ermöglichen, die Arbeitgebermarke über TikTok stärken: Unternehmen müssen in Zukunft immer ungewöhnlicheren Trends folgen, um Wunschkandidaten von sich zu überzeugen. Das gilt auch für den Einsatz modernder Technologien wie künstlicher Intelligenz. Dazu gehören Chatbots, die Fragen von Bewerbern auf der Karrierewebsite beantworten. Oder Analyse-Tools (Predictive Analytics), die automatisiert schriftliche Bewerbungen scannen. Ob ein Kandidat zur Stelle passt, entscheidet dann (auch) die Software. Amazon testet das bereits: Ein Bewerberroboter soll per Algorithmus ein Ranking erstellen und geeignete Bewerber für den Job finden. Personalern wird in diesem Konstrukt verstärkt eine neue Rolle zuteil und zwar die des Kontrolleurs. Im Fall von Amazon war das auch dringend nötig: Dem System lag bei der Analyse ein fehlerhafter Datensatz zugrunde, durch den weibliche Bewerbungen benachteiligt wurden.

Ein Trend, der einfacher zu implementieren ist, lautet Gamification. Der Einsatz von spielerischen Elementen im Bewerbungsprozess oder Assessment Center deckt zum einen versteckte Fähigkeiten, Soft Skills und Persönlichkeitsmerkmale von Bewerbern auf. Zum anderen vermittelt er Unternehmenskultur und Arbeitsweise. Und er macht das Verfahren für Kandidaten abwechslungsreicher. Wer Gamification nutzt, verbessert also gleichzeitig das Employer Branding. Bisher setzt sich der Trend in HR-Abteilung nur langsam durch – Konzeption, Design und Programmierung sind schließlich teuer.

Doch die Investition lohnt sich: Laut statista spielen mehr als 40 Prozent der Deutschen regelmäßig Video-, PC- oder Online-Spiele; bei den unter 29-Jährigen sind es sogar 70 Prozent.
Relativ neu ist der Trend „Green Recruiting“. Umweltbewusste Arbeitnehmer achten durchaus auf Bewerbungsverfahren, die z. B. komplett papierlos sind. Auch ein Bewerbungsgespräch per Video ist ressourcenschonender als eine lange Anfahrt mit dem Auto. Wer sich im Prozess nachhaltig präsentiert (u. a. durch Angebote wie Bike Leasing), kann sich profilieren.

Wie kann der Einsatz von Software beim E-Recruiting helfen?

Eine Recruiting-Software optimiert Arbeitsabläufe, automatisiert Routineaufgaben und spart vor allem Zeit. Von der Erstellung von Stellenanzeigen bis zur Zusendung des Arbeitsvertrags können alle Workflows in einem System abgebildet werden. Alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter greifen auf eine einheitliche Informations- und Kommunikationsquelle zu. Typische Fehler wie die späte Rückmeldung an den Bewerber oder eine zögerliche Entscheidungsfindung zwischen Fachabteilungen werden reduziert.


Bei der Wahl der Software gilt es allerdings einiges zu beachten. Grundsätzlich sollte die Software jeden Schritt im Recruiting-Prozess digital abbilden, eine intuitive Bedienbarkeit ermöglichen und einen hohen Automatisierungsgrad aufweisen. So können zum Beispiel auf Knopfdruck Stellenanzeigen auf mehreren Plattformen gleichzeitig veröffentlicht, Kandidaten nach Relevanz gefiltert oder automatische E-Mail-Absagen versendet werden. Wichtig ist vor allem der Aspekt Datenbank. In die Datenbank sollten automatisch alle Bewerberdaten einlaufen, verarbeitet, sortiert und entsprechend abgelegt werden. Das automatische Analysieren von Lebensläufen, CV-Parsing genannt, erleichtert nicht nur die Vorauswahl. Über die Datenbank lässt sich auch ein Bewerberpool für die Zukunft aufbauen. Sobald das System ein Match zwischen Vakanz und Bewerber erkennt, bekommt der Personaler einen Hinweis und kann über einen Kommunikationskanal in Kontakt treten. Ob bereits eine Kommunikation stattgefunden hat, zeigt der Nachrichtenverlauf im Archiv oder in der Historie. Im Idealfall lassen sich im Verlauf Video- und Eignungstests anbinden.

Fazit

E-Recruting ist längst keine Kür mehr, sondern Pflicht. Wer am hartumkämpften Arbeitsmarkt die besten Talente für sich gewinnen will, muss Bewerbern einiges bieten. Und zwar nicht nur, was den Job betrifft, sondern auch vorab im Bewerbungsprozess. Eine einfache, schnelle Bewerbung über digitale Kanäle wird den Anforderungen der Kandidaten gerecht und beeinflusst das Employer Branding positiv.

Gleichzeitig entlastet E-Recruiting die HR-Abteilung. Digitale und automatisierte Prozesse sparen Zeit und Geld und stellen einen nahtlosen Ablauf sicher. Die Erhebung und Auswertung von durchgängigen Datenflüssen reduziert zudem die Fehleranfälligkeit und zeigt Verbesserungspotenziale auf. Erfolgreich wird E-Recruiting dann, wenn es auf einer ganzheitlichen und langfristigen Strategie aufbaut. Und, wenn moderne Software zum Einsatz kommt. Eine professionelle Beratung kann HR-Abteilungen dabei unterstützen.

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Kurz & Knapp zusammengefasst:

Was versteht man unter E-Recruiting?

E-Recruiting umfasst das gesamte Spektrum der Personalbeschaffung, welche im Gegensatz zum klassischen Recruiting komplett digital abgebildet wird. Mehr dazu

Was ist beim E-Recruiting besonders wichtig?

Die Grundlage für erfolgreiches E-Recruiting liegt in einer ganzheitlichen und langfristigen Personalgewinnungsstrategie, welche eng auf die Unternehmensstrategie und -kultur abgestimmt ist. Mehr dazu

Vorteile des E-Recruitings für Unternehmen

E-Recruiting macht den Bewerbungsprozess über alle Kontaktpunkte hinweg systematischer, effizienter und kostengünstiger. Offene Stellen können so schneller besetzt werden. Mehr dazu

Welche Nachteile ergeben sich bei E-Recruiting?

Ein Nachteil des E-Recrutings besteht darin, dass der Überblick über all die Daten, Kanäle und technischen Möglichkeiten behalten werden muss und so die Komplexität stark zunimmt. Mehr dazu

Welche Kanäle sind für das E-Recruiting am relevantesten?

Stellenanzeigen über Jobportale, Karriere-Webseiten des Unternehmens, Karrierenetzwerke und Social Media zählen aktuell zu den wichtigsten Kanälen des E-Recruiting. Mehr dazu

Welche E-Recruiting Trends gibt es?

Auf dem Vormarsch sind vor allem moderne Technologien wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Form von Chatbots aber auch Analyse-Tools und der Einsatz von Gamification. Mehr dazu

Wie kann der Einsatz von Software bei E-Recruiting helfen?

Eine Recruiting-Software optimiert Arbeitsabläufe, automatisiert Routineaufgaben und spart vor allem Zeit. Mehr dazu.

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