Schreibtisch mit leerem Stuhl und zugeklapptem Laptop

Nachfolgeplanung: Schlüsselpositionen nachbesetzen

Je mehr Know-how und Fähigkeiten auf einer Position gebraucht werden, desto kritischer, wenn die jeweilige Person plötzlich kündigt. Nachfolgeplanung hilft.

Im September tritt Angela Merkel nach 16 Jahren als Bundeskanzlerin ab. Vier Regierungen hat sie in dieser Zeit geführt, drei davon waren Große Koalitionen. Wer so lange an der Spitze steht, prägt die Führungskultur. Merkel galt als ruhig, pragmatisch und ausdauernd – auch in Krisenzeiten. Zu vermitteln und einen Konsens zu finden, war ihr wichtig – auf nationaler wie internationaler Ebene. Kritiker empfanden sie als zu langsam und zaghaft, sie vermissten die große Vision. Fest steht: Auf eine Dauerkanzlerin zu folgen und einen neuen Regierungs- und Führungsstil zu etablieren, erfordert Fleiß, Geschick und Rückgrat.

Wechsel auf Führungsebene sind offensichtlich und viel diskutiert – nicht nur in der Politik, auch in Unternehmen. Oft übersehen wird hingegen die Nachfolgeplanung für Fachspezialisten auf operativer Ebene. Dabei entstehen die größten Probleme erfahrungsgemäß genau dann, wenn der Systemadministrator in Rente geht oder der Sicherheitstechniker das Unternehmen wechselt. Denn: Mitarbeiter mit viel Erfahrung, Know-how und Netzwerk prägen ein Unternehmen und seine Beschäftigten.

Ohne einen konkreten Plan für die Zeit danach können wichtige Stellen eventuell nicht gleichwertig oder zunächst überhaupt nicht besetzt werden. Das wirkt sich auf Abläufe im Geschäftsalltag, auf die Beziehungen zu den Stakeholdern und gegebenenfalls auch auf die Wirtschaftskraft aus. Unternehmen sollten sich daher überlegen, welche Maßnahmen sie im Falle eines Weggangs ergreifen und wie sie den Offboarding-Prozess gestalten. In diese Aufgabe sollte unbedingt die HR-Abteilung eingebunden werden.

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Nachfolgeplanung

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Ob Kündigung oder Krankheit: Ein Plan für den Notfall ist wichtig

Eine gute Nachfolgeplanung zeichnet sich dadurch aus, dass sie vorausdenkt. Das bedeutet: HR Business Partner sollten nicht erst dann nach neuen Mitarbeitern beziehungsweise Nachfolgern suchen, wenn die Kündigung schon auf dem Tisch liegt.

Stattdessen empfiehlt es sich, den Plan für den Notfall jederzeit parat zu haben. Das gilt auch für den Fall, dass ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt. HR Business Partner sollten proaktiv potenzielle Schwachstellen im Unternehmen aufdecken, nach internen Ressourcen suchen – und Mitarbeiter gezielt fördern und weiterentwickeln. Das hat auch den Vorteil, dass einzelne Mitarbeiter nicht als Stand-Alone-Performer gelten, sondern einen Back-up haben. Der Ersatz oder Nachfolger muss dabei nicht unbedingt der Stellvertreter oder ein Mitarbeiter sein, der genau eine Ebene darunter positioniert ist. Das Fachwissen steht hier über hierarchischen Belangen.

Mit dieser Herangehensweise lassen sich typische Fallstricke verhindern: Die einen handeln zu spät, weil sie sich darauf verlassen, dass ihre Mitarbeiter nicht kündigen oder ausfallen. Die anderen fahren zu sehr auf Sparflamme, weil sie meinen, dass es auch mit wenigen Mitarbeitern funktioniert – oder sich immer irgendjemand findet, der die Aufgaben übernimmt. Das mag eine Zeit lang gut gehen, erfahrungsgemäß werden Unternehmen aber schneller von der Realität eingeholt, als ihnen lieb ist.

Der Gallup Engagement Index 2020 zeigt, dass jeder sechste Arbeitnehmer in Deutschland bereits innerlich gekündigt hat. Nur 15 Prozent fühlen sich mit ihrem Arbeitgeber emotional verbunden. Der Schritt, sich beruflich zu verändern, ist dann nicht mehr weit. Unternehmen, die eine Nachfolgeplanung haben, wären darauf vorbereitet.

Der Gallup Engagement Index 2020 zeigt, dass jeder sechste Arbeitnehmer in Deutschland bereits innerlich gekündigt hat. Nur 15 Prozent fühlen sich mit ihrem Arbeitgeber emotional verbunden.

Schlüsselpositionen rechtzeitig und anforderungsgerecht nachbesetzen

Gibt es keine Nachfolgeplanung für Schlüsselpositionen, können mehrere Probleme entstehen:

  1. Es geht Wissen verloren, weil der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bevor er den Nachfolger eingearbeitet hat.
  2. Prozesse verlangsamen sich, da die Verantwortungsbereiche nicht mehr geklärt sind.
  3. Kollegen müssen Mehrarbeit leisten, um den Weggang zu kompensieren – das kann demotivieren oder überfordern.
  4. Die Einarbeitungsphase bei Neueinstellungen dauert länger.
  5. Rückt kurzfristig ein Nachfolger aus den eigenen Reihen nach, hinterlässt auch er eine Lücke – das führt zum Dominoeffekt.

Daraus ergeben sich einige Ziele für die Nachfolgeplanung: Einen guten Übergang von Personen auf bestimmten Positionen als auch beim Kunden zu ermöglichen, neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten, Wissen im Unternehmen zu halten sowie personelle Engpässe zu verhindern. Zu den Positionen, für die eine Nachfolgeplanung sinnvoll ist, gehören: Abteilungsleiter, Team Leads, kritische Wissensträger, Netzwerker und Innovationstreiber. Aber auch Solo-Positionen sowie Positionen, die schwer, wie beispielsweise aufgrund des Fachkräftemangels, nachzubesetzen sind.

Externer Link:

Nachfolgeplanung mit SAP SuccessFactors

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Eine Nachfolgeplanung aufstellen – die wichtigsten Schritte

Die strategische Nachfolgeplanung ist eine Aufgabe für HR Business Partner. Diese sollten zunächst überlegen, was bzw. wen das Unternehmen überhaupt braucht, und daraus globale Stellenprofile entwickeln. Anschließend gilt es, Schlüsselpositionen zu definieren.

Hier sollte klar festgelegt werden, für wen ein Nachfolger benötigt wird und für wen nicht – Nachfolgeplanung ist nicht für alle Level notwendig. Informationen von Mitarbeitern einzuholen hilft, einen Überblick über bereits vorhandene Kenntnisse und Kompetenzen zu gewinnen und Talente zu identifizieren. Diese Mitarbeiter sollten ihren Wünschen entsprechend weiterentwickelt werden. In diesem Zuge können HR Business Partner ausgewählte Mitarbeiter für bestimmte Positionen nominieren.

Eine Position intern nachzubesetzen, ergibt vor allem dann Sinn, wenn Wissen und Qualifikation im Unternehmen vorhanden sind. Und wenn Mitarbeiter motiviert sind, sich weiterzuentwickeln. Wenn keine geeignete Person im Unternehmen gefunden wird oder Prozesse und Strukturen neu aufgestellt werden sollen, bietet es sich an, externe Kandidaten zu suchen.

Externe Kandidaten haben zudem den Vorteil, dass sie einen anderen Blickwinkel aufs Unternehmen mitbringen – sie geben der Organisation neuen Schwung.

Stichwort Dominoeffekt: Um alle Lücken zu schließen, müssen Unternehmen in jedem Fall Talente außerhalb des Unternehmens scouten.

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Nicht immer sind die Folgen der Fluktuation für ein Unternehmen von Nachteil. Der Einstieg neuer Mitarbeiter kann auch immer positive Veränderungen mit sich bringen.

Ist ein Nachfolger gefunden, müssen HR Business Partner einen professionellen Offboarding-Prozess einleiten: Dabei übergibt der Offboarder wichtige Informationen an den Onboarder, persönlich, in Form von Wiki-Einträgen oder Übergabemappen. Das Ziel des Offboardings ist, den neuen Mitarbeiter schnellstmöglich einzuarbeiten und den scheidenden Mitarbeiter wertschätzend zu verabschieden. Es zählt schließlich nicht nur der erste Eindruck bei Mitarbeitern, sondern auch der letzte.

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