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HR Business Partner

Alles was Sie über HR Business Partner wissen müssen

Definitionen, Vor- und Nachteile, Konzepte und Tipps zur Implementierung

Was ist ein HR Business Partner?

Das Konzept des HR Business Partners geht auf den amerikanischen Experten für Personalmanagement, Dave Ulrich, zurück. Dave Ulrich entwickelte das HR Business Partner-Modell 1997 mit dem Ziel, das Personalwesen zu reorganisieren. In diesem Zuge soll die HR-Abteilung einen größeren strategischen und mitarbeiterorientierten Einfluss im Unternehmen bekommen, sprich weniger administrativ und operativ arbeiten. Mit anderen Worten: sich vom Verwalter zum Gestalter entwickeln. „Partner“ ist dabei wortwörtlich gemeint – der HR Business Partner ist sowohl Sparringspartner der Mitarbeiter als auch der Unternehmensleitung. Er wird bei allen wichtigen Management-Entscheidungen hinzugezogen und hat somit Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

Wie ist ein HR Business Partner im Unternehmen positioniert?

HR Business Partner können in jedem Unternehmen und in jeder Branche eingesetzt werden. Ein HR Business Partner ist Teil der HR-Abteilung, arbeitet aber selbstständiger als ein klassischer Personalreferent. Wie viele HR Business Partner ein Unternehmen hat, hängt von der Anzahl der Mitarbeiter ab. Ein HR Business Partner sollte nicht mehr als 250 Mitarbeiter verantworten.

Welche Aufgaben hat ein HR Business Partner? Und wie lassen sich diese zu anderen Rollen abgrenzen?

Die Aufgaben eines HR Business Partners sind sehr breit ausgelegt und abwechslungsreich; Routineaufgaben kommen selten vor. Ein HR Business Partner ist für Personalangelegenheiten von Mitarbeitern zuständig, hat eine beratende und betreuende Funktion. Er ist Ansprechpartner für folgende Themen: Urlaub, Zeitausgleich, Gehälter, Weiterbildung, arbeitsrechtliche Belange und Kündigungen. Er kann auch als Coach für Führungskräfte und Leiter von Change Management-Projekten fungieren. Zusammengefasst: Vom Recruiting über das Onboarding, das Development und die Mitarbeiterbindung bis hin zur Freistellung ist der HR Business Partner an allen Personalprozessen beteiligt. Im Gegensatz zu Personalreferenten, die operativ und administrativ arbeiten, übernimmt er eine strategische Rolle.

Eine weitere Aufgabe des HR Business Partners ist die Personalplanung. Gerade vor der Herausforderung des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels hat er die Übersicht, welche Positionen im Unternehmen heute und in Zukunft besetzt werden müssen, wie Mitarbeiter dahingehend weitergebildet werden können und was das für das Recruiting bedeutet. Diese Aufgabe gelingt in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und durch den Einsatz von Technologie und Tools wie People Analytics. Um verlässliche Aussagen zur HR-Bedarfsplanung und -deckung erzielen zu können, führt ein HR Business Partner regelmäßig Controllings durch.

Die Arbeit mit Zahlen steht auch beim Retention Management (Mitarbeiterbindung) im Vordergrund. Dem Gallup Engagement Index 2019 zufolge gehen nur etwa vier Prozent der befragten Unternehmen das Thema strategisch an. Und das, obwohl die Anzahl an Mitarbeitern, die innerlich bereits gekündigt haben, stetig steigt und hohe Fluktuationsraten zu den größten Kostenfaktoren eines Unternehmens gehören. Der HR Business Partner ist mitverantwortlich dafür, Maßnahmen und Instrumente zur Mitarbeiterbindung zu entwickeln, die Umsetzung zu koordinieren und die Wirksamkeit mittels Kennzahlen wie die Retention Rate zu überprüfen.

Welche Voraussetzungen und Kompetenzen muss ein HR Business Partner mitbringen?

Die Rolle des HR Business Partners ist erfolgskritisch für die HR-Transformation. Ein HR Business Partner sollte daher ein gewisses „Standing“ im Unternehmen haben, umfassend auf diese Rolle vorbereitet und dementsprechend qualifiziert werden. Ansonsten droht Gefahr, den Anforderungen – z. B. Kommunikation oder Verhandlung mit der Unternehmensleitung auf Augenhöhe – nicht standzuhalten bzw. schnell in alte Muster traditioneller Aufgabenteilung zurückzufallen.

Der ideale Einstieg als HR Business Partner ist ein Studium im Human Resource Management. Außerdem sollte ein HR Business Partner jahrelange Erfahrung in der HR-Abteilung, bestenfalls auf Senior-Level, und entsprechendes Know-how in allen HR-Themen mitbringen. Da HR Business Partner häufig als Projektleiter auftreten, ist Erfahrung im Projektmanagement besonders wichtig.

Was zeichnet einen guten HR Business Partner aus?

Ein HR Business Partner sollte strategisch, analytisch und lösungsorientiert denken, kommunikationsstark und technikaffin sein, die Arbeit mit Menschen schätzen und über eine ausgeprägte Sozialkompetenz verfügen. Ein offenes Ohr für die Interessen und Wünsche von Unternehmensleitung, Kollegen und Mitarbeitern zu haben, erleichtert die Arbeit enorm. Ein HR Business Partner sollte zudem bereit sein, Entwicklungen proaktiv voranzutreiben, Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen zu treffen. Dafür muss er überzeugend, verhandlungssicher, durchsetzungsstark und verbindlich auftreten.

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Wie gelingt der Weg vom Personalreferenten zum HR Business Partner?

Der direkte Einstieg als HR Business Partner ist erfahrungsgemäß nicht möglich, meistens geht der Karrierestufe eine lange Zeit als Personalreferent oder HR Generalist voraus. Bevor Personalreferenten die Entscheidung treffen, sich zum HR Business Partner weiterzuentwickeln, sollten sie sich Gedanken über die eigenen (Karriere-)Wünsche machen: Die Rolle des HR Business Partners bedeutet mehr strategische und beratende Tätigkeiten, die Rolle des Personalreferenten mehr operative und administrative Aufgaben. Sich als HR Business Partner zu positionieren, ist vereinfacht gesagt auch „Typsache“. Damit der Einstieg als HR Business Partner anschließend gelingt, sollten Mitarbeiter ihre Vorkenntnisse auf den neuesten Stand bringen. Dazu gehören vor allem: Beratungskompetenz, Projekt- und Change Management sowie die Vertiefung von HR-Themen wie Arbeitsrecht oder Personalentwicklung.

Welche Chancen bestehen für Unternehmen durch einen HR Business Partner?

Durch den Einsatz eines HR Business Partners profitieren Unternehmen von einer engen Verbindung zwischen Unternehmensleitung und der wichtigsten Ressource: den Mitarbeitern. Die HR-Abteilung ist nicht länger Verwaltungsapparat oder Kostenverursacher, sondern Sparringspartner, wenn es um strategische Entscheidungen und den Unternehmenserfolg insgesamt geht. Diese Aufgabe verstärkt an die HR-Abteilung abzugeben, entlastet die Unternehmensleitung auch zeitlich enorm.

Der Bedarf an HR Business Partnern zeigt sich ganz aktuell in der Coronakrise. Die gewohnte Art zu arbeiten, neue Mitarbeiter zu rekrutieren und einzuarbeiten musste innerhalb kürzester Zeit von der persönlichen an die virtuelle Umgebung angepasst werden. HR-Abteilungen, die für solche Fälle, aber auch zu Themen der modernen Arbeitswelt wie Remote Work beziehungsweise Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und Job Sharing ein Strategiepapier in der Schublade haben, sind klar im Vorteil. Eine langfristige Unternehmensstrategie mit einer gesunden Unternehmenskultur motiviert und bindet nicht nur die eigene Belegschaft, sondern überzeugt auch Bewerber, Stichwort Employer Branding. Ein solches Strategiepapier auszuarbeiten und eine vertrauensvolle Anlaufstelle für Mitarbeiter in Zeiten des Wandels darzustellen, ist eine Aufgabe des HR Business Partners.

Wie können Unternehmen einen HR Business Partner implementieren?

Die Transformation der HR-Abteilung beginnt mit einem neuen Mindset. HR Business Partner verstehen sich nicht länger als Dienstleister und Verwalter, sondern leisten einen gestalterischen, wertschöpfenden Beitrag zum Unternehmenserfolg – das ist ein klarer Imagewechsel. Grundlage dafür ist das „Commitment“ der Unternehmensleitung, die diese aktive Rolle ermöglichen und sie stärker in die geschäftsführenden Prozesse integrieren muss. HR Business Partner stehen auf einer Stufe mit dem Top-Management. Dem neuen Mindset sollte eine neue Rollendefinition und -verteilung innerhalb der HR-Abteilung folgen: in HR Business Partner, Spezialisten und Generalisten. Fragen, die sich Unternehmen vor der Implementierung stellen sollten, lauten:

  • Wie ist der Status quo, sprich, welche Rollen gibt es bisher?
  • Welche Erwartungen und Anforderungen stellt das Unternehmen an den HR Business Partner?
  • Welche Ziele soll der HR Business Partner erreichen?
  • Welche Aufgaben bleiben den Personalreferenten?
  • Gibt es Kandidaten im Unternehmen, die sich durch Weiterbildungen und Coachings zum HR Business Partner weiterentwickeln lassen oder muss der HR Business Partner rekrutiert werden?

Damit der HR Business Partner strategischer arbeiten kann, müssen operative und Routineaufgaben digitalisiert und automatisiert werden. Dafür benötigt die HR-Abteilung moderne Software und Tools. Zudem müssen Arbeitsabläufe und Entscheidungswege neu aufgesetzt werden – die HR-Abteilung erhält durch den HR Business Partner mehr Freiräume.

Auch die Mitarbeiter müssen die neue Struktur der HR-Abteilung verstehen und akzeptieren – schließlich erhält sie durch den HR Business Partner mehr Entscheidungskompetenz. Im Zweifelsfall ändern sich durch die neuen Rollen die Ansprechpartner. Und eventuell gibt es dann sogar zwei Ansprechpartner: den HR Business Partner und einen Ansprechpartner für administrative Angelegenheiten. Wichtig ist, eine Vertrauensbasis zwischen Mitarbeitern und dem HR Business Partner aufzubauen – das gelingt über Kommunikation.

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Wie lässt sich das HR Business Partner-Modell von Dave Ulrich anwenden? Und was ist dabei zu beachten?

Das HR Business Partner-Modell von Dave Ulrich wurde in der Vergangenheit kontrovers diskutiert und unterschiedlich angewendet. Anforderungen und Zuständigkeiten werden in der Praxis häufig unterschiedlich formuliert. Dabei ist der Gedanke von Dave Ulrich recht simpel: Bei HR geht es nicht um HR, sondern um Business.

Grundsätzlich ist das HR Business Partner-Modell in drei Bereiche unterteilt und kann für jede Unternehmensgröße und Branche weltweit umgesetzt werden:

  1. Center of Expertise für administrative Aufgaben,
  2. HR-Servicecenter für fachbezogene Aufgaben,
  3. HR Business Partner für beratende und betreuende Aufgaben.

In diesem Kontext ordnet Dave Ulrich dem HR Business Partner vier Schlüsselrollen zu:

  1. Administrative Expert für Kernaufgaben der HR-Abteilung,
  2. Employee Champion für Aufgaben rund um Weiterbildung und Leistung der Mitarbeiter,
  3. Change Agent für Veränderungsmanagement,
  4. Strategic Partner für die strategische Beratung der Geschäftsführung.

Anforderungen, die sich daraus an den HR Business Partner ergeben, sind: Eine Verbindung zwischen HR und Business herzustellen, Botschafter des Business innerhalb der HR-Abteilung zu sein, als Ansprechpartner der HR-Abteilung für die Unternehmensleitung zu fungieren, Partner für die Mitarbeiter zu sein. Die Rolle des HR Business Partners sollte in jedem Fall auf die Geschäftsanforderungen zugeschnitten werden, ein klares Rollenprofil beinhalten und eine enge Identifikation des HR Business Partners mit dieser Rolle ermöglichen.

Das Personalmanagement muss zum Business-Partner des Top-Managements werden und einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten

Dave Ulrich, 1997

Aus der Praxis

Drei Fragen an Erik Ostwald, Senior HR Business Partner, All for One Group SE

1. Entspricht das HR Business Partner-Modell Ihrer Meinung nach zeitgemäßer Personalarbeit?

„Aktuell würde ich sagen, ja, weil das Modell sehr effizient ist: Es gibt einen Ansprechpartner – früher war das der Personalleiter –, über den die gesamten HR-Themen gesteuert werden. So schnelllebig wie die Zeiten sind, können sich die Anforderungen allerdings wieder ändern. Dann reicht es nicht mehr aus, alle Themen in nur einer Rolle zu verankern. Hinzu kommt, dass viele administrative HR-Prozesse und -Aufgaben, wie Arbeitsverträge oder Zeugnisse  zu erstellen, vollständig digitalisiert werden. In Zukunft könnte es darauf hinauslaufen, dass es in der HR-Abteilung keine Sachbearbeiter und Generalisten mehr gibt, sondern neben dem HR Business Partner auch mehrere fachbezogene Spezialisten, die über das detaillierte und vertiefte Fachwissen in den einzelnen HR-Themen verfügen. Und dass diese Rollen selbst noch dynamisch und je nach Gegebenheiten und Anforderungen der aktuellen Unternehmensentwicklung neu definiert werden. In diesem Zuge werden zum Beispiel die Bereiche Unternehmenskultur, Personalentwicklung und Change Management wichtiger.“

2. Von wem sollte der Anstoß, einen HR Business Partner zu implementieren, kommen?

„Den Anstoß sollte die HR-Abteilung selbst geben. Sie kann hier als Berater der Unternehmensleitung auftreten und aufzeigen, welche Unterschiede es zur bisherigen Struktur gibt und inwiefern das Unternehmen von dem HR Business Partner-Modell profitieren kann. Die Berücksichtigung der Strategie für die zukünftige Unternehmensorganisation und die Analyse der bisherigen Schwachstellen in den Prozessen können bei der Umstellung auf das HR Business Partner-Modell sehr hilfreich sein.“

3. Woran sollte der Erfolg von HR-Abteilungen beziehungsweise HR Business Partnern in Zukunft gemessen werden?

„Das wird sich meiner Meinung nach nicht gravierend verändern: Das sind und bleiben die zentralen unternehmerischen Personalkennzahlen und die Mitarbeiterzufriedenheit, die sich unter anderem im positiven Unternehmensergebnis sowie in der langen Betriebszugehörigkeit bzw. in der niedrigen Fluktuationsrate widerspiegeln. Zusätzlich werden zukünftig die HR-Abteilungen und HR Business Partner an ihrem Beitrag zur digitalen Transformation und zu den sonstigen Veränderungsprozessen im Unternehmen gemessen. Dabei werden solche Themen wie Prozessbegleitung und Coaching von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine wichtige Aufgabe für die HR-Abteilung in der Zukunft bleiben.“

Interview-Gast

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Erik Ostwald

Erik Ostwald ist seit Herbst 2019 als Senior HR Business Partner bei der All for One Group SE tätig und berät seine Ansprechpartner aus den Business Units zum gesamten Portfolio rundum Human Resources. Zeitgemäßes Personalmanagement bedeutet für ihn unter anderem, dass möglichst viele Personalthemen zukünftig digital, unternehmerisch und mit stärkerer Mitarbeiter-Bindung ausgestaltet werden müssen.

Kurz & knapp zusammengefasst:

Was versteht man unter einem HR Business Partner?

Ein HR Business Partner gehört der Personalabteilung an und ist das Bindeglied zwischen Unternehmensleitung, HR und Mitarbeitern. Er hat eine strategische wie beratende Funktion und gehört zu den wichtigsten Kommunikatoren im Unternehmen. Kernaufgabe ist, Themen aus dem Business in HR-Aktivitäten zu übersetzen. Mehr dazu

Wie positioniert sich ein HR Business im Unternehmen?

Ein HR Business Partner ist Teil der HR-Abteilung, arbeitet aber selbstständiger als ein klassischer Personalreferent. Mehr dazu

Welche Aufgaben hat ein HR Business Partner? Und wie lassen sich diese zu anderen Rollen abgrenzen?

Ein HR Business Partner ist für klassische Aufgaben im Personalmanagement zuständig, arbeitet aber strategischer als ein Personalreferent und hat beratende wie betreuende Funktionen. Mehr dazu 

Welche Voraussetzungen/Kompetenzen muss ein HR Business Partner mitbringen?

Die Voraussetzung, um als HR Business Partner zu arbeiten, ist jahrelange Erfahrung in der HR, am besten auf Senior-Level. Zu den wichtigsten Kompetenzen eines HR Business Partners gehört das Projektmanagement. Mehr dazu

Was macht einen guten HR Business Partner aus?

Ein HR Business Partner überzeugt vor allem dann, wenn er die Interessen von Unternehmensleitung, HR-Abteilung und Mitarbeitern vereint und zum Unternehmenserfolg beiträgt. Dafür muss er strategisch denken und kommunikations- und verhandlungsstark sein. Mehr dazu

Der Weg vom Personalreferenten zum HR Business Partner

Personalreferenten oder HR Generalisten haben die besten Chancen, zum HR Business Partner aufzusteigen, weil sie jahrelange Erfahrung in HR-Themen mitbringen. Kompetenzen in Beratung, Projekt- und Change Management ebnen den Weg zusätzlich. Mehr dazu

Welche Chancen bestehen für Unternehmen durch einen HR Business Partner?

Unternehmen mit einem HR Business Partner profitieren von der strategischen Ausrichtung der HR-Abteilung, die zum Unternehmenserfolg beitragen kann. Mehr dazu

Wie integrieren Unternehmen einen HR Business Partner?

Um einen HR Business Partner erfolgreich zu implementieren, muss die Unternehmensleitung die HR-Abteilung neu ausrichten. Rollen, Positionen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden grundlegend verändert. Mehr dazu

Wie lässt sich das HR Business Partner Model von "Dave Ulrich" anwenden?

Der Grundgedanke von Dave Ulrich lautet, dass es bei HR um Business geht. Das HR Business Partner Model unterstreicht die strategische und geschäftskritische Bedeutung eines HR Business Partners im Unternehmen. Das Modell sieht Veränderungen in drei Bereichen und vier Schlüsselrollen vor und kann in jedem Unternehmen, unabhängig von Branche und Größe, angewendet werden. Mehr dazu

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