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HR-PRAXIS

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Deshalb sollten Sie diesen Artikel lesen:

Arbeiten von Zuhause ist manchmal einfach praktisch! Damit Ihre Mitarbeiter die Vorteile nutzen können und gleichzeitig Ihr Unternehmen davon profitiert, nennen wir Ihnen 6 wichtige Voraussetzungen.

Savina Schlichte

Savina Schlichte

Zuhause ist es am schönsten!

Voraussetzungen für Remote Work - so klappt es mit dem Arbeiten von Zuhause

Exklusiver Auszug aus unserem Leitfaden zum Thema Remote Work:

Bei Remote Work arbeiten Beschäftigte online, greifen über ihren Laptop per Fernzugriff auf Daten und Anwendungen zu. Oftmals arbeiten im Unternehmen Beschäftigte mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen. Denn die Flexibilität von Remote Work ist nicht in jedem Arbeitsbereich möglich. Bei manchen Jobs ist Anwesenheit notwendig. Das bedeutet für den Betrieb: Mitarbeiter verschiedener Arbeitsbereiche und Arbeitsmodelle haben sich aufeinander abzustimmen – sei es innerhalb von Teams oder bei bereichsübergreifender Zusammenarbeit.

Das stellt alle Beteiligten vor Herausforderungen. Denn die räumliche Verteilung der Arbeitsplätze birgt Kommunikationsverluste. Der Arbeitgeber und die Führungskraft haben dafür zu sorgen, dass unterschiedliche Arbeitsmodelle aufeinander abgestimmt sind. Die Zusammenarbeit der Kollegen sollte sichergestellt sein. Dabei sind auch die Mitarbeiter gefordert, sich einzubringen. Um auch im Personalwesen bestmögliche Voraussetzungen zu schaffen, unterstützen diese sechs Schritte:

Schritt 1 - Tätigkeitsfelder definieren

Remote Work eignet sich nur für bestimmte Arbeits- und Berufsbereiche – also immer dort, wo Präsenz und Anwesenheit nicht primär erforderlich ist. Kommt es zum Beispiel auf den persönlichen Kontakt zum Kunden an oder setzen Geschäftsöffnungszeiten Anwesenheit voraus, sind eher andere Arbeitsmodelle ratsam. Gleiches gilt häufig bei technischen Berufen, bei denen Arbeiten an bestimmten Orten zu verrichten sind. Remote Work richtet sich daher an digitale Arbeitsplätze. Dazu zählen häufig klassische Bürotätigkeiten wie in den Bereichen Marketing oder Vertrieb, ebenso kreative oder IT-technische Berufsfelder. Im Sinne einer reibungslosen Organisation gilt: Der Arbeitgeber legt fest - z. B. in der Stellenbeschreibung -, welche Arbeitsbereiche oder Arbeitsplätze sich im Unternehmen grundsätzlich für Remote Work eignen und bei welchen er Anwesenheit voraussetzt.

 

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Schritt 2 - Anspruchsgrundlage festlegen

Wer im Unternehmen darf via Fernzugriff von Zuhause oder anderen Orten aus arbeiten? Je einfacher und transparenter die Regelung, desto besser verstehen die Mitarbeiter, welcher Arbeitsplatz für Remote Work geeignet ist. Orientierung bieten beispielsweise die zuvor beschriebenen Arbeitsfelder. Es erhalten gegebenenfalls nur digitale Arbeitsplätze bestimmter Bereiche die Möglichkeit, standortunabhängig zu arbeiten. So könnte unter anderem die Marketing- oder Vertriebsabteilung vollständig remote arbeiten, in der Buchhaltung wäre hingegen aufgrund eines hohen Abstimmungsbedarfs vielleicht Anwesenheit erforderlich. Auch Vereinbarungen auf Individualebene sind denkbar. Wichtig ist nur, klar festzulegen, für welche Arbeitsplätze Remote Work generell in Betracht kommt – sei es mit einer Betriebsvereinbarung oder Unternehmensrichtlinie.

Schritt 3 - Organisationsstrukturen schaffen

Es gibt viele gute Gründe für flache Hierarchien – Remote Work ist einer davon. Das sorgt für mehr Flexibilität und kurze Abstimmungswege. Wer als Unternehmen mit Remote Work arbeiten möchte, kann eine agile Organisation anstreben. Denn: Zu starre Abläufe und viele Hierarchiestufen erschweren ortsunabhängigen Mitarbeitern ihre Tätigkeit. Sie sind in der Regel nicht vor Ort und können komplexe Strukturen von außen schwerer nachvollziehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn jemand neu angefangen hat.

Schritt 4 - Prozesse dokumentieren

Bei Remote Work ist es zu empfehlen, Arbeitsabläufe und Prozesse schriftlich zu fixieren und sie an einem zentralen Ort abzulegen. Jeder Beschäftigte sollte darauf zugreifen können. Insbesondere neue Mitarbeiter können, im Sinne einer erfolgreichen Onboarding-Phase, Abläufe auf diese Weise besser nachvollziehen. Zudem spart dies wertvolle Arbeitszeit. Prozesse sind auch dazu da, sie zu hinterfragen. Bei der Verbesserung von Abläufen – auch die Einbindung von Remote Workern – sollten alle im Team mit einbezogen werden. Es braucht dafür eine offene Kultur. So können Führungskräfte ihre Mitarbeiter dazu anregen, dokumentierte Prozesse in Absprache mit Kollegen regelmäßig zu aktualisieren.

Schritt 5 - Austausch fördern

Besonders bei Arbeitsmodellen, bei denen Beschäftigte von unterschiedlichen Orten aus ihrer Tätigkeit nachgehen, braucht es einen regelmäßigen Austausch. Dieser erfolgt meist virtuell, also per E-Mail, Telefon oder Chat. Den individuellen Austausch nehmen die Mitarbeiter dann eigenständig je nach Situation vor. Jedem muss klar sein, dass durch die räumliche Verteilung die Kommunikation sogar noch zunehmen kann, da oft mehr Abstimmung erforderlich ist. Allgemein darf der Team- Gedanke nicht zu kurz kommen. Dazu bieten sich virtuelle Jour Fixes, aber auch zum Beispiel halbjährliche Treffen vor Ort an. Das Team könnte sich auch einmal die Woche per Videochat treffen und über Aufgaben, Erfolge sowie Herausforderungen sprechen. Auch Rituale wie die morgendliche Runde in der Kaffeeküche oder das gemeinsame Getränk am Freitagnachmittag zum Wochenabschluss lassen sich virtuell abbilden. Gemeinsame Momente fördern den Zusammenhalt.

Schritt 6 - Führungsstil anpassen

Die Führungsphilosophie hinter Remote Work ist gekennzeichnet von Vertrauen. An die Stelle der Führung durch Vorgaben und Anweisungen rückt die Selbstorganisation von Mitarbeitern. Sie selbst sind dafür verantwortlich, ihren Arbeitstag zu gestalten und Prioritäten zu setzen. Das stellt Anforderungen an Führungskräfte. Sie müssen loslassen können und Entscheidungskompetenz auf Mitarbeiter übertragen. Ebenso ist Empathie gefragt, um über Distanzen hinweg ein Gefühl für das Team und die Bedürfnisse des Einzelnen zu entwickeln. Als wesentliches Führungsinstrument kommen Zielvereinbarungen zum Einsatz. Damit kann die Führungskraft Leistung definieren, Erfolge sicherstellen, Feedback geben und bei Bedarf nachjustieren. Führungskräfte sollten Vorbild sein und mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie selbst remote arbeiten und hinter dem Konzept stehen.

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