Was Sie über SAP SuccessFactors wissen müssen

Definition, Vorteile, Funktionalitäten, Module und Implementierung der Cloud-Lösung

Was ist SAP SuccessFactors?

SAP SuccessFactors ist die cloudbasierte Human Capital Management (HCM)-Software von SAP für den HR-Bereich. SAP SuccessFactors setzt sich aus unterschiedlichen Modulen zusammen und kann den kompletten Employee Life-Cycle in einem Unternehmen abbilden, vom Recruiting und Onboarding über die unterschiedlichen Prozesse der Personaladministration und des Talent-Managements bis zum Learning-Management und der Analyse von HR-Daten.

Das Ziel von SAP SuccessFactors ist die digitale Unterstützung und Optimierung von allen HR-Prozessen, sodass Unternehmen die richtigen Mitarbeiter finden, diese optimal einsetzen, fördern sowie weiterentwickeln können und die täglichen HR-Kernprozesse effektiv und effizient unterstützt werden.

Was bedeutet „cloudbasiert“?

Grob gesprochen wird cloudbasierte Software wie SAP SuccessFactors über das Internet (also die Cloud) zur Verfügung gestellt. Die Anwendung wird auf Servern des Software-Anbieters gehostet und dem Nutzer über eine verschlüsselte Verbindung zur Verfügung gestellt. Somit muss ein nutzendes Unternehmen die Software nicht herunterladen und installieren sowie warten.

Das Ganze basiert auf dem sogenannten SaaS-Prinzip (Software as a Service). Für diesen Service wird in der Regel in Form eines Abonnements bezahlt.

Im Gegensatz dazu wird On-Premise-Software („Vor-Ort-Software“) lokal – also auf den eigenen Servern und Computern des Unternehmens – installiert und gewartet. Die Nutzungslizenz wird vom Software-Anbieter gekauft oder gemietet und die nötige Hardware muss das Unternehmen selbst zur Verfügung stellen.


Hörempfehlung aus der Redaktion:

Viele Personaler fremdeln mit dem Thema Digitalisierung nach wie vor oder betrachten es als IT-Aufgabe, mit der man halt leben muss. Was die Gründe für diese Zurückhaltung sein könnten, wieso HR-Software aber tatsächlich heute mehr ein HR- als ein IT-Thema ist, wie man entsprechende Projekte zum Erfolg führt und was die typischen Herausforderungen sind, darüber sprechen wir mit Iris Seithel von Mapal Dr. Kress. Gleich reinhören!


Vorteile von SAP SuccessFactors

1. Transparenz von Daten und Benutzerfreundlichkeit

Die Nutzung von traditioneller HCM-Software war häufig fast ausschließlich spezialisierten HR-Mitarbeitern vorbehalten. SAP SuccessFactors dagegen bietet nicht nur HR, sondern allen Vorgesetzten und Mitarbeitern im Unternehmen Zugriff auf ihre Daten. Dies ermöglicht den Mitarbeitern Transparenz bei ihren personenbezogenen Daten und den Vorgesetzten einen Überblick über alle HR-bezogenen Daten ihrer Teams. SAP SuccessFactors ist daher wesentlich benutzerfreundlicher und intuitiver gestaltet, um auch dem Anwender, der nicht täglich mit dieser Software zu tun hat, eine einfache Verwendung zu ermöglichen.

2. Sicherheit und Compliance

Beim Einsatz einer HCM-Software sind hochsensible Mitarbeiterdaten im Spiel, sodass die Sicherheit des Systems und der Daten ein besonders wichtiger Aspekt bei der Auswahl einer Software darstellt.

SAP SuccessFactors speichert die Daten in SAP-eigenen Rechenzentren und macht sie dem Kunden über verschlüsselte Verbindungen verfügbar. Dabei stellt SAP SuccessFactors unterschiedliche Server-Standorte für unterschiedliche Kundenanforderungen zur Verfügung. So liegen z. B. die Daten europäischer Unternehmen ausschließlich auf Servern in der EU. Diese unterliegen den strengen europäischen Datenschutzrichtlinien und sind somit DSGVO-konform.

SAP SuccessFactors legt insgesamt großen Wert auf streng geregelte und zertifizierte Sicherheits- und Datenschutzstandards, z.B. die Einhaltung der DSGVO. Anders als bei hauseigener On-Premise-Software muss sich der Kunde also nicht darum kümmern, dass Hardware und Sicherheitsprozesse immer auf dem neuesten Stand sind – darum kümmert sich SAP SuccessFactors.

3. Wartung und Administration

Auch beim laufenden Betrieb und der Administration der Software gibt es Vorteile: Updates, Wartungen und Back-ups liegen in der Verantwortung von SAP SuccessFactors und sind bereits im Preis inbegriffen. SAP SuccessFactors aktualisiert seine Software zweimal pro Jahr. Dabei werden den Kunden neue Features und Funktionalitäten zur Verfügung gestellt, die die Administratoren auf Kundenseite selbst aktivieren können. Bei Problemen – sowohl mit neuen als auch mit bereits bestehenden Funktionen – steht dem Kunden das Support-Center von SAP zur Verfügung.

3. Mobile Nutzung - auch per App

SAP SuccessFactors bietet räumliche Unabhängigkeit mit seiner Mobile-Plattform. Solange eine Internetverbindung besteht, können Vorgesetzte und Mitarbeiter eines Unternehmens von jedem beliebigen Ort auf das System zugreifen – auch mit mobilen Endgeräten. Die mobile Anwendung per kostenloser SAP SuccessFactors App verfügt in Bereichen wie z. B. der Personalbeschaffung, im Aufgaben-, Performance- und Goal-Management sowie dem Learning über eine breite Vielfalt an Funktionen. So können z. B. Kandidaten nach einem Interview einfach bewertet oder die aktuelle Zielerreichung aktualisiert werden. Auch Team-Informationen per Organigramm sind einfach einsehbar.

SAP SuccessFactors Funktionalitäten

Die SAP SuccessFactors HCM Suite setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen, die auch einzeln buchbar und frei miteinander kombinierbar sind.

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Die Module im Detail:

SAP SuccessFactors Employee Central

Employee Central ist die leistungsfähige Stammdatenverwaltung der SuccessFactors HCM Suite. Somit kann hier die gesamte Personaladministration, das Organisationsmanagement sowie bei Bedarf auch das Arbeitszeitmanagement abgewickelt werden. Dabei muss das nicht ausschließlich durch die Personalabteilung erfolgen. Bei entsprechender Konfiguration können Mitarbeiter z. B. persönliche Daten über Employee Self Service Funktionen (ESS) aktualisieren und Vorgesetzte können personalrelevante Prozesse, wie z. B. Gehaltsanpassungen, per Manager Self Service (MSS) initialisieren.

Sind mehrere Module der SAP SuccessFactors HCM Suite im Einsatz, werden Daten aus Employee Central verwendet, um die Prozesse in den anderen Modulen mit Leben zu füllen.

  • HR-Stammdaten und Organisationsmanagement
  • Umfangreiche Lokalisierung für über 60 Länder
  • Arbeitszeiterfassung
  • Abwesenheitsmanagement

Weitere Informationen rund um SAP SuccessFactors Employee Central >>

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SAP SuccessFactors Employee Central Payroll

Mit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll bietet SAP die seit Jahrzehnten etablierte HCM-Personalabrechnung auch aus der Cloud als Teil der SuccessFactors HCM Suite an.
Vorteile, die sich aus der bewährten Sicherheit von SAP HCM und dem Komfort der Cloud ergeben:

  • keine eigene Installation
  • keine eigene Wartung
  • kein eigener Betrieb

Die Funktionalitäten der Personalabrechnung sind daher weitgehend deckungsgleich mit denen der On-Premise-Version.

Weitere Informationen rund um SAP SuccessFactors Employee Central Payroll >>

SAP SuccessFactors Recruiting und Onboarding

Diese beiden Module decken alle Aspekte ab, die mit dem Personalmarketing, der Rekrutierung, Evaluierung, Verwaltung und Einstellung von neuen Mitarbeitern in Zusammenhang stehen. Die Module unterstützen bei der Erstellung von unternehmensspezifischen Karriereseiten und Stellenausschreibungen, bieten Möglichkeiten zur Analyse von verschiedenen Ausschreibungskanälen und managen den kompletten Bewerbungsprozess vom Eingang der Bewerberdaten über die Kommunikation während der Bewerbung bis hin zur Einstellung.

  • Einfache Multi-Channel-Möglichkeit für Ihre Stellenangebote auf externen Plattformen
  • Übersichtliche Darstellung von offenen Stellen und Kandidaten
  • Quick Apply-Funktion für noch einfachere und schnellere Bewerbungen
  • Intuitive Benutzeroberfläche
  • Einfache Interviewbewertung auch per Smartphone

Weitere Informationen rund um SAP SuccessFactors Recruiting >>

SAP SuccessFactors Performance & Goals

Performance & Goals bietet die Möglichkeit, systematisch Zielvereinbarungen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter festzulegen, die Zielerreichung zu überprüfen und die Performance des Mitarbeiters zu bewerten. Dabei können übergeordnete Unternehmensziele sinnvoll strukturiert werden und bis auf einzelne Mitarbeiter heruntergebrochen werden. Die Arbeit an den Zielen kann durch kontinuierliches Feedback und Coaching über das Jahr begleitet und dokumentiert werden.

  • Leistungsstarkes Zielmanagement durch vordefinierte SMART-Ziele
  • Kaskadierende Ziele
  • Kontinuierliche Leistungssteuerung
  • Unkompliziertes Feedbacksystem
  • Faktenbasierte Leistungs- und Entgeltentscheidungen durch präzise Leistungsbeurteilung

Weitere Informationen rund um SAP SuccessFactors Performance & Goals >>

SAP SuccessFactors Compensation

Mit dem Compensation-Modul lenken Sie alle Prozesse, die mit der Vergütung von Mitarbeitern zu tun haben. Dabei können sowohl Basisvergütung als auch leistungsbezogene Boni oder Beteiligungsvergütungen unternehmensweit geplant, budgetiert und gesteuert werden. Relevante Mitarbeiterdaten, wie z.B. das Ergebnis von Leistungsbeurteilungen Ihrer Mitarbeiter, fließen direkt in den Prozess der Vergütungsüberprüfung ein. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl Top als auch Low Performer ihrer Leistung entsprechend bezahlt werden können.

  • Planung der Gehälter
  • Vergabe von Einmalzahlungen
  • Faire Vergütung durch Richtlinienkonformität
  • Flexible Abbildung komplexer variabler Vergütungsschemata
  • Budgetsteuerung der Vergütungskomponenten
  • Budgetsteuerung bei individuellen Zielen
  • Unternehmensbonus auf Basis von Firmenerfolgen

Weitere Informationen rund um SAP SuccessFactors Compensation >>

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SAP SuccessFactors Succession & Career Development

SAP SuccessFactors Succession & Development unterstützt Unternehmen bei ihrer Nachfolgeplanung und bei der Identifikation und Weiterentwicklung ihrer Top-Talente. Die Definition von Schlüsselpositionen bildet dabei die Grundlage für eine vorausschauende Nachfolgeplanung, bei der langfristig potenzielle Nachfolger im Unternehmen identifiziert und in ihrer Entwicklung begleitet werden können. Dies kann durch die Definition von Talent Pools und das Erarbeiten von individuellen Entwicklungsplänen für Mitarbeiter erfolgen, ebenso wie durch persönlich zugeschnittene Mentoring-Programme.

  • Grafische Vergleichsmöglichkeiten der Talente
  • Mitarbeiter-Scorecard mit Talentdaten
  • Fairness durch Kalibrierungstools
  • Identifikation und Verwaltung von Schlüsselpositionen

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SAP SuccessFactors Learning

Das Modul SuccessFactors Learning ist eine Lernplattform, die Unternehmen die Möglichkeit gibt, Mitarbeiter einfach, aber gezielt weiterzubilden und zu qualifizieren. Learning stellt damit einen integralen Bestandteil des Talent-Managements eins Unternehmens dar. Es unterstützt neben der gezielten Mitarbeiter- und Talententwicklung auch Compliance-Schulungen und Unterweisungen für unternehmensexterne Lerner wie Partner oder Fremdfirmenmitarbeiter. Dabei können die verschiedensten Lernformate zum Einsatz kommen, von klassischen Präsenzveranstaltungen über e-Learning bis hin zu Social Learning, bei dem Mitarbeiter die Möglichkeit haben, miteinander zu interagieren.

  • Automatische Zuteilung von Trainings nach bestimmten Attributen
  • Entwicklung von Mitarbeiter-Skills
  • Planungssicherheit der Weiterbildungsmaßnahmen durch strukturierte Lernprogramme
  • Einfacher Überblick über absolvierte und geplante Schulungen
  • Einbindung von externen Lernern möglich

Weitere Informationen rund um SAP SuccessFactors Learning >>

SAP SuccessFactors Einführung & Vorgehen

Am Anfang einer SAP SuccessFactors-Einführung steht wie bei jeder Systemeinführung eine genaue Evaluation der Zielsetzung:

  • Was genau soll mit der Einführung von SAP SuccessFactors erreicht werden?
  • Sollen die HR-Administrationsprozesse optimiert werden, soll der Schwerpunkt auf der verstärkten Einbindung von Mitarbeitern und Führungskräften in die HR-Prozesse in Form von Self Services liegen oder muss ein Altsystem ersetzt werden, da es den technischen Anforderungen des Unternehmens nicht mehr entspricht?
  • Sollen existierende Daten aus anderen Systemen übernommen werden oder können diese in den Altsystemen verbleiben?

Ein wichtiger Aspekt der Zieldefinition ist dabei die Analyse der bestehenden Ist-Prozesse und eine Entwicklung der neuen Soll-Prozesse. Dies ermöglicht dem Unternehmen, möglicherweise bestehende Schwachstellen und Verbesserungspotenziale in seinen Prozessen zu erkennen. Je präziser die Zielsetzung und die Anforderungen definiert werden, desto leichter wird es später fallen, Entscheidungen über Details im Projektverlauf zu treffen.


Nach der Evaluationsphase erfolgt die eigentliche Implementierung der Software. Dabei arbeitet das Projektteam des Kunden mit dem Projektteam des Implementierungspartners Hand in Hand zusammen, um gemeinsam die technischen Anforderungen an das System abzubilden. Während des gesamten Projektverlaufs ist es wichtig, dass die vereinbarten Termine sowie die Kosten und die Arbeitsbelastung der Projektbeteiligten im Blick behalten werden.


Nach der Einrichtung der System-Infrastruktur erfolgt eine erste Konfigurierung des Systems. Durch umfangreiche Tests wird überprüft, ob diese Konfigurierung den zuvor definierten Anforderungen entspricht oder ob noch Anpassungen vorgenommen werden müssen. Hier offenbart sich die Wichtigkeit der präzisen Definition aller Anforderungen, denn vergessene oder missverstandene Anforderungen können in dieser Phase des Projekts schnell zu Verzögerungen oder zusätzlicher, ungeplanter Arbeit führen.


Ist die Konfiguration inkl. Tests abgeschlossen, erfolgen umfangreiche Schulungen der Anwender und Administratoren des neuen Systems, um sicherzustellen, dass das erforderliche Wissen vorhanden ist, um mit dem System zu arbeiten und ggf. notwendige Veränderungen vornehmen zu können. Schließlich steht nach einer Übertragung aller vorgenommenen Einstellungen in das Produktivsystem des Kunden dem Go-live, also dem „Anschalten“ des Produktivsystems für die Endnutzer, nichts mehr im Wege.

Verkürzte Implementierungszeit durch die Ready-to-use Methodik

Mit den Ready-to-use Services von TalentChamp erhalten Unternehmen ein ganzheitlich gedachtes Leistungspaket. Von der Implementierung über den Roll-Out bis hin zum Post-Go-live-Support ist stets eine proaktive Unterstützung gegeben. 

Die Ready-to-use Services unterstützen bei der Rekrutierung neuer Talente, bei der Personalstammdatenverwaltung sowie beim Learning und Performance Management. Darüber hinaus erleichtern sie die Nachfolgeplanung und fördern den informellen Austausch mit Social Collaboration.

  • Verkürzte Implementierungszeit
  • Vorkonfigurierte SuccessFactors-Module für Recruiting, Employee Central, Learning, Compensation & Variable Pay, Performance & Goals, Succession & Development
  • Admin- und Anwendertraining
  • Software Subscription
  • Schnelle, messbare Ergebnisse

SAP SuccessFactors Support: User Adoption and Innovation Services

UAIS stellt die laufende und proaktive Betreuung und Weiterentwicklung der SAP SuccessFactors-Systeme für ein Unternehmen sicher. Dem Unternehmen wird hierbei im Rahmen der User-Adoption-Phase ein erfahrener Advisor zur Verfügung gestellt. 

Dieser Advisor nimmt unter anderem folgende Aufgaben wahr:

  • Direkter und zentraler Ansprechpartner für alle Themen rund um SAP SuccessFactors
  • Proaktive und laufende Betreuung des SAP SuccessFactors-Systems
  • Einführung in die neusten Releasefunktionen
  • Regelmäßige Abstimmungs- bzw. Status Calls mit Fokus auf Neuigkeiten, Trends und kundenspezifische Anforderungen
  • Support per Ticket-System für Konfigurationserweiterungen und Anpassungswünsche
  • Beratung bei Entscheidungen hinsichtlich der SAP SuccessFactors-Systemarchitektur
  • Unterstützung bei Entscheidungen zu modulübergreifenden Themen und weiteren Entwicklungen

Christoph Gerhold, Gründer und Geschäftsführer des SAP SuccessFactors-Spezialisten TalentChamp, über die Wichtigkeit der Nutzerakzeptanz für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte

Weiterführende Informationen

  • Kontakt: Sie haben Fragen und möchten gerne mit der TalentChamp Consulting in Kontakt treten um weitere Infos rund um die Cloud-Lösung der Zukunft zu erhalten? Schreiben Sie gerne einfach eine Mail an kontakt@talentchamp.com 
  • SuccessStory: Wie MAPAL weltweit Prozesse standardisiert und modernisiert hat. Mit SAP SuccessFactors und TalentChamp Ready-To-use. Kostenlosen Erfahrungsbericht anfordern >>
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