HR-Trends 2026

Die Wirtschaftskrise, die wir letztes Jahr heraufziehen sahen (HR-Trends 2025), wird uns auch 2026 noch beschäftigen. Anlass genug für HR, Prozesse digital und KI-basiert zu straffen. Regulatorische Themen drängen sich kommendes Jahr auf der Agenda, inklusive EntgTranspG. Lesen Sie, wo wir Herausforderungen, wo aber auch große Chancen sehen.

Sie können „KI“ nicht mehr hören? Das dürfte vielen so gehen. Die gute Nachricht: Über das Für und Wider von KI müssen wir wirklich nicht mehr reden. Kaum jemand wird bestreiten, dass intelligente Technologien alle Unternehmensbereiche, auch HR, entlasten und voranbringen. Nach der Pionier- und Hype-Phase müssen Sie nun dafür sorgen, dass KI als zentraler Hebel in HR verantwortungsvoll und gesetzeskonform eingesetzt wird. Unser HR-Trend Nummer 1 lautet daher: KI und Compliance.

Doch welche Risiken lauern im Einzelnen bei der Einführung von KI-Tools?

Der AI Act der EU

Ab August 2026 werden weite Teile des AI Acts wirksam. Die erste umfassende Rahmenverordnung der EU zum Einsatz von KI verfolgt einen risikobasierten Ansatz. Zu Hochrisiko-Anwendungen zählen danach „... ausdrücklich KI-Systeme zur Personalauswahl sowie Systeme, die Entscheidungen treffen im Zusammenhang mit den Bedingungen von Arbeitsverhältnissen, der Förderung oder Beendigung von Arbeitsvertragsverhältnissen. Genannt sind auch KI-Systeme, die Aufgaben auf der Grundlage von individuellem Verhalten oder persönlichen Eigenschaften oder Merkmalen zuweisen oder die Leistung und das Verhalten von Personen in solchen Verhältnissen überwachen oder bewerten.“[1]

Für diese Anwendungen fordert der Gesetzgeber „... ein angemessenes Risikomanagement-System über den gesamten Lebenszyklus der KI“[2]. Setzen Sie KI-Systeme in der Personalauswahl, bei der Beförderung oder bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen ein, sollten Sie unbedingt genau hinschauen. Ebenso, wenn die Software Ihre Führungskräfte dabei unterstützt, Leistungen oder das Verhalten von Mitarbeitenden zu bewerten. Sie müssen dafür sorgen, dass die KI-Anwendungen die Grundrechte von Mitarbeitenden und Bewerbenden nicht beeinträchtigen, und sämtliche Maßnahmen dokumentieren. Außerdem müssen Sie mit diesen Daten besonders sorgfältig umgehen sowie deren Qualität und Verwaltung nachvollziehbar dokumentieren.

Zudem ist Transparenz gegenüber den betroffenen Personen gefordert: Teilen Sie ihnen mit, dass Sie KI einsetzen. Sie sollten die KI-unterstützten Entscheidungen auf jeden Fall erklären können. Wichtig zu wissen: Hochrisiko-KI, also die allermeisten HR-Anwendungen, müssen in einer EU-Datenbank registriert werden. Bestimmte Lösungen – beispielsweise zur Emotionserkennung Ihres Serviceteams – sind verboten, da sie inakzeptable Risiken bergen.

KI und Datenschutz

Je nachdem, in welchem Bereich welche Lösung ausprobiert wurde, könnte in der anfänglichen Euphorie der Datenschutz vernachlässigt worden sein. Selbstverständlich spielt die DSGVO in allen Bereichen, in denen es um personenbezogene Daten geht, eine entscheidende Rolle. Spätestens 2026 wird es allerdings höchste Zeit, die Prozesse im Recruiting, im Talent Management und in weiteren relevanten Bereichen einer Generalprüfung zu unterziehen, um durch den Einsatz von KI entstandene Sicherheitslücken zu schließen.

Betriebsrat und Mitbestimmung

Wenn Sie KI-Systeme einführen, die Mitarbeitende betreffen, hat der Betriebsrat ein Wörtchen mitzureden (BetrVG). Das kann teilweise weiter gehen, als man auf den ersten Blick meinen möchte. So wandte sich ein Betriebsrat an das Arbeitsgericht Hamburg, um den Einsatz generativer KI-Tools wie ChatGPT zu unterbinden. Begründung: Es handele sich um eine technische Einrichtung zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Das Gericht folgte allerdings der Argumentation des Arbeitgebers, der lediglich eine interne Richtlinie zur Nutzung von KI veröffentlicht hatte. Die Mitarbeitenden konnten selbst entscheiden, ob sie entsprechende Tools nutzen. Eine Überwachung der Mitarbeitenden sei daher ausgeschlossen, auch deshalb, weil ChatGPT dazu technisch überhaupt nicht ausgelegt sei, so das Gericht.

„Der Beschluss des ArbG Hamburg bietet einen Einblick in die rechtlichen Herausforderungen, die mit der Einführung von KI-Systemen am Arbeitsplatz verbunden sind. Er verdeutlicht, dass die Mitbestimmung des Betriebsrats von den spezifischen Umständen des Einzelfalls abhängt.“[3] Holen Sie den Betriebsrat daher früh ins Boot und räumen Sie Bedenken aus, damit es gar nicht erst zu einem Rechtsstreit kommt. Und: Setzen Sie KI-Projekte so auf, dass eine missbräuchliche Verwendung der Systeme (z. B. zur Überwachung von Mitarbeitenden) ausgeschlossen ist.

Immer, wenn KI unternehmerische Prozesse verändert, Arbeitsabläufe automatisiert, Leistung oder Verhalten von Mitarbeitenden bewertet, hat der Betriebsrat ein Recht auf Mitbestimmung, Information und Unterrichtung. Da effiziente Abläufe für effektives Arbeiten im Sinne aller Beteiligten sein sollten, nehmen Sie sich Zeit, eine gemeinsame Linie zu entwickeln. Im Hinblick auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit werden Sie um den Einsatz von KI nicht herumkommen. Betonen Sie der Arbeitnehmervertretung gegenüber, inwiefern entsprechende Tools zur Zukunftsfähigkeit des Unternehmens und damit zur Arbeitsplatzsicherheit beitragen.

Was Sie jetzt tun können

• Prüfen Sie, ob Ihre KI-Anwendungen mitbestimmungspflichtig sind. Bringen Sie gegebenenfalls eine Betriebsvereinbarung auf den Weg. Implementieren Sie einen Beteiligungsprozess rund um alle Fragen, die den Einsatz von KI betreffen. Wenn Sie aktuell nur Lösungen ohne Mitbestimmungspflicht einsetzen, dokumentieren Sie, weshalb diese nicht greift, um das Risiko nachträglicher Anfechtungen zu minimieren.
• Kommunizieren Sie den KI-Einsatz intern und auch gegenüber Dritten wie Bewerberinnen und Bewerbern: Welchen Zweck verfolgen Sie damit? Welche Daten nutzen Sie? Welche Rechte der Mitarbeitenden werden berührt und wie schützen Sie diese?
• Entwickeln Sie einen KI-Governance-Rahmen, in dem Sie Verantwortlichkeiten, Prozesse und den Umgang mit Daten festlegen. Beginnen Sie mit einem Audit der eingesetzten Systeme und binden Sie Recht & Compliance ein, bevor Sie weitere Lösungen einführen. Denken Sie auch daran, externe Anbieter in diesen Rahmen zu integrieren. Prüfen Sie, ob bestehende Verträge DSGVO-konform sind.

Die Berufsstatistik 2024 der Steuerberater gibt das durchschnittliche Alter der Beraterinnen und Berater mit 53,6 an[4] – ein veritables demografisches Problem. Der hier statistisch belegte Nachwuchsmangel lässt sich auch für Abrechnungsspezialistinnen und -spezialisten empirisch nachweisen: Gesetzliche Bestimmungen ändern sich permanent; die Komplexität steigt. Regeln und Dokumentationen bestimmen den Berufsalltag, der auf den ersten Blick wenig innovationsgetrieben wirkt. Zudem fehlen Aufstiegsmöglichkeiten. HR muss sich etwas einfallen lassen, wenn die Mitte 50-Jährigen nach und nach in Rente gehen, da Nachfolgerinnen und Nachfolger in ausreichender Zahl nicht in Sicht sind.

Das Beispiel zeigt: HR ist gefordert, Personalarbeit komplett neu zu denken. Aufgaben wie Payroll sind prädestiniert für Digitalisierung und Automatisierung. Sie sollten sich in dieser Hinsicht daher nicht die Butter vom Brot nehmen lassen. Wir sind fest davon überzeugt, dass IT- und Prozess-Know-how in die Personalabteilung gehören. Sie als Entscheider in HR sind Expertinnen und Experten für digitale und konsistente Prozesse. In dieser Hinsicht könnte 2026 das Jahr der Organisationsentwicklung und des Change Managements werden.

Nachwuchsprobleme und Fachkräftemangel, Kostendruck und die Notwendigkeit, strategisch durch diverse Transformationen zu steuern, zwingen zur Konsolidierung aller Systeme. Einzellösungen und IT-Wildwuchs müssen abgelöst werden von einer „Single Source of Truth“ für Personalinformationen. Diese Basis benötigen Sie für sämtliche KI-Initiativen. Nur wenn Sie Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführen, harmonisieren und zugänglich machen, kann KI effektiv arbeiten. Denken Sie etwa an das Skill Management (siehe Trend 4): Kenntnisse, Positionen und Erfahrungen aus verschiedenen Systemen lassen sich nicht übergreifend auswerten. Vielmehr muss eine Talent-Intelligence-Lösung auf einen einheitlichen Datenpool in einem Format, einer Sprache und einer Logik zugreifen, um Fähigkeiten richtig zu matchen, Skill Gaps aufzuzeigen und die Kompetenzen zutreffend zu analysieren.

Nicht nur das Potenzial von KI, sondern auch die mangelnde Effizienz von HR-Prozessen schreien geradezu nach Konsolidierung. Cawa Younosi, Geschäftsführer des Vereins Charta der Vielfalt[5], rechnet vor, dass die Zahl der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten von 2013 bis 2023 um 16 % gestiegen ist. In der gleichen Zeit nahm die Zahl der HR-Beschäftigten um bemerkenswerte 50 % zu. Dabei können sie sich nicht über mangelnde IT-Unterstützung beklagen: HR-Software-Unternehmen setzten allein im Jahr 2024 rund 580 Millionen Euro um. Für dieses Jahr wird ein weiteres Plus von 10 Millionen Euro erwartet. Von 2016 bis 2024 verzeichnete die Branche ein jährliches Wachstum von 1,87 %. Seit 2020 geben deutsche Unternehmen jährlich pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter 13 Euro für HR-Software aus – rund 40 bis 50 % über dem europäischen Durchschnitt – Tendenz steigend.[6]

Das lässt nur einen Schluss zu: Unternehmen nutzen HR-Software nur unzureichend, um Prozesse tatsächlich schlank und effizient zu gestalten. Der Zuwachs an HR-Kräften, die wegen des Fachkräftemangels künftig sicher nicht mehr nachbesetzt werden können, ist darauf zurückzuführen, dass sie kleinteilig Aufgaben abarbeiten und überkommene Strukturen trotz neuer IT-Lösungen aufrechterhalten werden. Als HR-Entscheider bietet sich Ihnen hier viel Potenzial, nachhaltig zu digitalisieren und zu automatisieren. Auch das Thema Outsourcing von anspruchsvollen Routineprozessen (Payroll) können Sie in Erwägung ziehen.

Zwei weitere Gründe sprechen dafür, die Datenintegration mit Prio 1 auf die HR-Agenda 2026 zu setzen: Personaldaten sind der Dreh- und Angelpunkt für Business Analytics und ESG-Reportings. Es geht also darum, HR-, Finance- und Business-Daten zu verknüpfen, um eine ganzheitliche Sicht auf Unternehmensprozesse zu gewinnen – mit HR als Treiber. Hinzu kommt die Regulatorik: Die BVV verpflichtet ab Januar 2027, entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen digital zu führen und zu archivieren, damit sie bei Prüfungen der DRV elektronisch vorgelegt werden können.

Nicht sexy, aber wichtig aus Arbeitnehmersicht und anspruchsvoll in der Umsetzung: Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) kommt. Im Juni 2023 trat die EU-Richtlinie in Kraft. Bis Juni 2026 muss sie in nationales Recht umgesetzt werden. Dazu muss nationales Recht, das ein Transparenzgebot vorsieht, in eine Transparenzpflicht mit Sanktionen umgewandelt werden. Bis zuletzt forderten Arbeitgeberverbände, die Verordnung ins Bürokratieentlastungspaket Omnibus IV aufzunehmen. Die Umsetzung steigere den Verwaltungsaufwand in mittelständischen Unternehmen auf ein untragbares Maß. Konkret mangele es an Angemessenheitsvermutungen für Tarifverträge, die als Ergebnis autonomer Verhandlung diskriminierungsfreie Vergütungsstrukturen versprächen. Die unabhängig vom tatsächlichen Vorliegen einer Benachteiligung geltenden Informations- und Berichtspflichten seien mit erheblichem bürokratischem Aufwand verbunden.[7]

EntgTranspG – so bereiten Sie sich vor

Die EU-Kommission hat das Gesetz nicht ins Bürokratieentlastungspaket aufgenommen. 2026 bleibt daher das Umsetzungs-, Aufbau- und Vorbereitungsjahr für Unternehmen, die ab 2027 berichten müssen. Wenn Sie gleich Anfang des Jahres starten, kann 2027 kommen:

• Prüfen und vereinheitlichen Sie Ihre Datenbasis. Erfassen und bereinigen Sie zentral alle Entgelt- und Bonusdaten. Systematisieren Sie Entgelte und Leistungen sowie Jobarchitekturen und Funktionsbewertungen, damit Entgelte verglichen werden können.
• Erkennen Sie, wo Sie nachbessern müssen. Führen Sie eine eigene Pay-Gap-Analyse durch. Binden Sie dazu Tools wie HR Analytics Software oder auch Wirtschaftsprüfer ein.
• Für Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden: Bereiten Sie den ersten Bericht vor. Ab 2027 müssen Sie diesen jährlich einreichen. Entwickeln Sie dazu im nächsten Jahr ein Kennzahlen-Template. Definieren Sie, wer aus HR, Finanzen und Recht für welche Aspekte zuständig ist, und legen Sie Freigabeprozesse fest.

• Setzen Sie die Entgelttransparenz rechtssicher um. Erstellen Sie dazu interne Richtlinien und stimmen Sie Bewertungs- und Vergütungsgrundsätze mit dem Betriebsrat ab.
• Nehmen Sie die gesamte Organisation mit. Denken Sie auch an HR- und Führungskräftebriefings, in denen Sie die Inhalte der Richtlinie sowie die Berichtspflicht erläutern. Informieren Sie die Mitarbeitenden, dass Entgelttransparenz künftig Standard wird.

Zu Recht schon 2025 auf der Agenda von HR-Summits und viel diskutiert: Skill Management und Talent Intelligence. Die Anforderungen an Mitarbeitende ändern sich rasant, und viele Unternehmen erkennen, dass sie die richtigen Talente bereits an Bord haben. Sie sind unter anderem im riesigen Pool der Kolleginnen und Kollegen zu finden, die von ihrem Job zwar nicht begeistert sind, aber aus Sicherheitsgründen bei ihrem Arbeitgeber bleiben. Sie sind nicht mehr voll bei der Sache. Motivation und Innovationskraft halten sich in Grenzen. Vielleicht fehlt ihnen nur der entscheidende Impuls, um sich voll einzubringen.

Über ein integriertes Skill Management finden Sie genau die Kolleginnen und Kollegen in der Belegschaft, die die Voraussetzungen mitbringen, neue oder andere Aufgaben zu übernehmen. Nutzen Sie 2026 die Gelegenheit, sich von statischen Stellenbeschreibungen zu lösen und stattdessen von einer Qualifikationsmatrix auszugehen. Sie erkennen Lücken und können diese mit hoher Wahrscheinlichkeit aus Ihren eigenen Reihen schließen, da Sie Talente über Silos hinweg identifizieren und entwickeln können.

Was Sie jetzt tun können

Mit Initiativen wie dem „European Education and Skills Summit“[8] treibt die EU das Thema voran, um die Wettbewerbsfähigkeit und Resilienz des Wirtschaftsraums zu fördern. Daher ist es ratsam, das Thema 2026 auf die Agenda zu setzen, wenn Sie es bisher noch nicht in Angriff genommen haben, denn eine gut gefüllte Talent-Intelligence-Anwendung entsteht nicht von heute auf morgen.

• Bereiten Sie Führungskräfte darauf vor, dass der Performance-Prozess künftig (auch) von KI gesteuert wird. Daraus folgt, dass Talententwicklung und Karriereplanung transparenter werden, was möglicherweise nicht jeder Abteilungsleitung und jedem Teamlead gefällt.
• Wählen Sie Skill-Taxonomien aus, die KI-fähig sind. Dafür eignet sich das KODE®-Kompendium[9], das Kompetenzen umfassend abbildet und sich gut in Talent Intelligence Software integrieren lässt.
• Führen Sie Skill Matching Tools im Recruiting ein und bauen Sie einen internen Talentmarktplatz auf.
• Integrieren Sie kontinuierliches Skilling und Re-Skilling in Ihre Unternehmenskultur.

Leadership Effectiveness zählt zu den Trends, die wir letztes Jahr prognostizierten. Nun gehen wir einen Schritt weiter. Unsere These: Wir alle brauchen Führungsqualitäten. Gerade in einer Zeit gefühlter zunehmender Entfremdung, in der Technik im Arbeitsalltag omnipräsent ist und der eigene Arbeitsplatz von vielen externen Faktoren abhängt, gewinnt Selbstwirksamkeit an Bedeutung. Mitarbeitende sollten das Gefühl haben, ihre persönliche berufliche Entwicklung selbst in der Hand zu haben. Sie sollten ihre eigene Führungskraft sein. Vorgesetzte und Teamleads bringen sich in diesem Szenario als Coaches ein, um sie dabei zu fördern. So erhöhen sie die Bindung ans Unternehmen und sie beugen inneren Kündigungen in der Belegschaft vor.

In einer psychologisch sicheren Atmosphäre entsteht die notwendige Resilienz für eine hohe Leistungsfähigkeit und -bereitschaft in Phasen großer Unsicherheit.

Denn KI-Tools und andere Lösungen zur Effizienzsteigerung bringen nur dann etwas, wenn Menschen sich damit auseinandersetzen, um sie optimal zu nutzen. Selbstwirksamkeit entsteht, wenn Mitarbeitende

• souverän mit IT und KI umgehen können und gern damit arbeiten,
• analytisch vorgehen und KI-generierte Analysen und Entscheidungen beurteilen sowie kritisch einordnen können,
• eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz mitbringen, um Prozesse voranzutreiben, und
• sich idealerweise gerne auf Veränderungen einlassen sowie diese zum Wohle der Organisation mitgestalten.

Ihre Aufgabe als HR-Spezialist*in und Personalentwickler und besteht darin, alle dazu zu befähigen, Verantwortung für Menschen und Prozesse zu übernehmen, um das Unternehmen kontinuierlich weiterzuentwickeln und an neue Anforderungen anzupassen. Oder, um es mit Vera Strauch, Gründerin der Female Leadership Academy, zu sagen: „Wir brauchen Menschen, und zwar viele, viele, viele Menschen, die befähigt sind, auszuhalten, dass wir nicht wissen, wohin es geht.“[10]

Am besten zeigt Trend 4, Skill Management, dass Technik kein Selbstzweck, aber unverzichtbar ist, will man den Menschen gerecht werden, um die es in HR immer geht. In diesem Fall eröffnet sie Mitarbeitenden neue Möglichkeiten, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln. Mit Talent-Intelligence-Lösungen verschaffen Sie sich einen Überblick über vorhandene und noch zu erwerbende bzw. zu rekrutierende Skills. Neue Karrierepfade entstehen.

Sie nutzen das Jahr 2026 aus personalwirtschaftlicher Sicht gut, wenn Sie KI-Prozesse in HR wasserdicht machen und Risiken minimieren. Wer mit der Datenintegration über HR-Prozesse hinaus Ernst macht, schafft einen Rahmen, um Personalprozesse über Kennzahlen zu steuern und das Potenzial der Mitarbeitenden voll zu entfalten.

Zur Motivation der Belegschaft trägt zweifellos eine diskriminierungsfreie Vergütungsstruktur bei. Vor diesem Hintergrund bietet die Vorbereitung auf das EntgTranspG die Chance,

• Gehälter zu überprüfen,
• Führungskräfte für faire Entgelte zu sensibilisieren und
• sich Mitarbeitenden und Bewerbenden gegenüber als fairer Arbeitgeber zu präsentieren.

Schließlich wird für Sie selbst und die Mitarbeitenden, so unsere Einschätzung, Selbstführung zur Schlüsselkompetenz. Wo äußere Sicherheiten ins Wanken geraten, gewinnt der innere Kompass an Bedeutung. Dieser hat ebenso viel mit Bauchgefühl wie mit einer klaren Vorstellung zu tun. Das Bauchgefühl trägt uns gut, wenn wir mit Leidenschaft bei der Sache sind. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen für 2026 Teamspirit und Begeisterungsfähigkeit. So ausgestattet kann es gelingen, Zukunft erfolgreich gemeinsam zu gestalten.